Puis-je inclure des approbateurs externes dans un flux de travail personnalisé ?

Contexte

Les utilisateurs de Procore disposant de l’outil Flux de travail au niveau Entreprise peuvent créer des flux de travail personnalisés et, éventuellement, désigner un approbateur externe pour une étape.

Exemples
  • Responsabilité: Exiger des sous-traitants qu’ils approuvent les factures permet une communication rapide et directe sur les erreurs de facturation. Cela permet d’accélérer les solutions et de réduire les désaccords ultérieurs.
  • Exactitude des coûts: L’examen et l’approbation des factures par les sous-traitants augmentent la confiance de l’entrepreneur général dans les coûts facturés qui correspondent au contrat ou aux tarifs convenus, ce qui permet d’éviter les divergences et les litiges ultérieurs.
  • Exigences contractuelles: Le contrat entre un maître d’ouvrage et l’entrepreneur général stipule parfois clairement que l’entrepreneur général doit approuver les factures avant le paiement.
  • Assurer la conformité réglementaire: certains secteurs exigent que les parties prenantes externes, comme les organismes de réglementation, approuvent les événements de changement pour se conformer à des normes spécifiques.
  • Vérification des implications financières: si un événement de changement a des implications financières pour un collaborateur externe, son approbation confirme son accord avec les coûts supplémentaires, ce qui permet d’éviter des litiges de facturation ultérieurs.
  • Vérification de l’achèvement des travaux: l’approbation par le sous-traitant des détails de la facture (tâches terminées, matériaux et conditions convenues) confirme l’exactitude de la facture et sert de vérification.
  • Examen de la portée des travaux: L’approbation externe du contrat par un client ou un sous-traitant permet de s’assurer que le contrat correspond à sa compréhension des exigences du projet et confirme ce que l’accord implique.

Réponse

Oui, vous pouvez affecter des collaborateurs externes à une étape d’un flux de travail personnalisé. Procore permet la collaboration avec des partenaires externes, comme des sous-traitants. En fonction de la fonctionnalité, le collaborateur externe aura généralement besoin.

Élément Description
Un compte utilisateur Procore Fournissez un nom d’utilisateur et une adresse e-mail pour que le collaborateur puisse accéder au compte Procore de votre entreprise ou à un projet spécifique
Autorisations d’accès Accordez au collaborateur les autorisations d’accès à l’outil nécessaire au niveau entreprise ou projet dans le compte Procore de votre entreprise. 
Attribution de rôle Certains flux de travail nécessitent d’affecter des utilisateurs à des rôles spécifiques pour certaines actions. Par exemple, la visualisation et l’approbation d’une facture de sous-traitant dans un flux de travail personnalisé nécessitent que l’utilisateur soit le « contact de facturation » pour l’engagement de projet concerné.
Autorisations granulaires spécifiques à l’outil Lors de l’inclusion de collaborateurs externes dans les étapes de flux de travail personnalisés, il peut être nécessaire d’accorder aux collaborateurs des autorisations granulaires spécifiques.
 
Autorisations granulaires de l’outil Flux de travail L’outil Flux de travail est conçu de manière à ce que les sous-traitants ne voient que les étapes qui leur sont directement assignées, ainsi que le panneau latéral et les affectations associés. 

Important! L’octroi aux collaborateurs externes de l’autorisation granulaire « Afficher l’historique de l’étape précédente » ou « Afficher l’historique complet » leur donne une visibilité sur les noms d’utilisateur assignés au flux de travail. Si vous décidez d’accorder ces autorisations à vos collaborateurs, sachez que cette transparence accrue peut entraîner un contact direct avec les sous-traitants. 

Voir aussi