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Procore

Comment les postes et les codes budgétaires sont-ils mis à jour dans les objets de changement ?

Réponse

Synchroniser les codes budgétaires entre les postes 

Lors de la création d'ordres de changement à partir d'événements de changement, les codes budgétaires de la ventilation des coûts ( VDC ) de l'ordre de changement sont automatiquement renseignés avec les codes budgétaires des postes d'événement de changement à partir desquels ils ont été créés. Le paramètre de configuration des événements de changement : « Maintenir les codes budgétaires dans tous les postes synchronisés » déverrouillera les postes d’événement de changement liés aux objets de changement ébauches ou « modifiables », et déterminez si les modifications apportées aux codes budgétaires sur les objets de changement seront synchronisées avec leurs objets connectés. Par exemple, un événement de changement connecté à un ordre de changement potentiel. Activer le paramètre pour déverrouiller la possibilité de modifier vos objets de changement en créant un ordre de changement tout en gardant les postes et les codes budgétaires connectés à eux en synchronisation. Voir Configurer les paramètres : événements de changement.  

Les objets de changement concernés incluent :

Mise en garde

Lorsque le paramètre « Maintenir les codes budgétaires synchronisés sur tous les postes » est activé au niveau Entreprise, ce paramètre est activé pour tous les projets en cours et nouveaux. Si vous ne souhaitez pas que ce paramètre soit activé, vous pouvez le désactiver pour un projet dans les paramètres des événements de changement.

Procore n'applique PAS les modifications de paramètres aux objets existants de manière rétroactive.

Lorsque le paramètre est désactivé

  • Lorsque des postes d'événement de changement sont liés à la fois à des ordres de changement d'engagement et/ou à des ordres de changement potentiels, les codes budgétaires, le fournisseur et le contrat de ces postes d'événement de changement sont verrouillés et ne peuvent pas être modifiés.
  • Lorsque les codes budgétaires sont mis à jour et que des postes sont ajoutés à partir de la ventilation des coûts de l'ordre de changement de l'engagement/ordre de changement potentiel, ces modifications ne mettent PAS à jour les informations de l'événement de changement. Dans le cas où l'événement de changement est lié à un ordre de changement de l'engagement, les champs du fournisseur et du contrat sont également verrouillés avec le poste.

Lorsque le paramètre est activé (par défaut lorsqu'il est activé)

  • Lorsque les postes d’événement de changement sont liés à la ventilation des coûts modifiables ordre de changement, ces codes budgétaires de l’événement de changement, le fournisseur et les contrat deviennent modifiables. Cependant, lorsqu’il est lié à un ordre de changement à l’engagement ou à un engagement, le fournisseur et le contrat reste verrouillé jusqu’à ce que l’engagement actuel soit dissocié.
  • Si tous les objets de changement liés sont « modifiables », lorsque les codes budgétaires sont mis à jour et/ou les postes sont ajoutés à partir de la ventilation des coûts ordre de changement, ces modifications mettent à jour le poste dans l’objet de changement connecté.
  • Si des événements de changement sont liés à des objets de changement approuvés ou « non modifiables », les codes budgétaires pour le poste d’événement de changement et l’ordre de changement approuvé restent verrouillés. S'il est ensuite connecté à un autre objet de changement « modifiable » (ex. OCE), lorsque l'utilisateur met à jour le code budgétaire des postes liés, il est informé que « certains postes sont verrouillés (sur l'événement de changement et l'OCP) et n'ont pas pu être mis à jour »
Conseil

Un poste d’un événement de changement est modifiable dans les cas suivants :

Un poste dans une ventilation des coûts d’ordre de changement est modifiable lorsque :

Les objets de changement ne sont pas modifiables dans les cas suivants :

  • L’objet a un statut « Approuvé ».
  • Le projet a un flux de travail d'approbation personnalisé. Voir Flux de travail .
  • Les données du contrat et de l'ordre de changement du projet sont synchronisées avec une intégration ERP.
Exemples de scénarios

Lorsque le paramètre « Maintenir les codes budgétaires dans tous les postes synchronisés » est activé, les scénarios suivants pour modifier les ordres de changement et les événements de changement entraîneront la synchronisation des codes budgétaires restants :

Scénario 1 :

Si vous modifiez la ventilation des coûts d’un ordre de changement potentiel avec le statut Ébauche connecté à un poste d’événement de changement, Procore met automatiquement à jour le code budgétaire correspondant sur l’événement de changement. Si vous choisissez de mettre d'abord à jour le poste de l'événement de changement, Procore met automatiquement à jour la valeur correspondante dans l'ordre de changement potentiel s'il a le statut Non approuvé. Si l'ordre de changement potentiel passe à un état non modifiable (approuvé, flux de travail, ERP), les deux postes liés sont verrouillés sur le poste de la ventilation des coûts de l'événement de changement et de l'ordre de changement.

Scénario 2 :

Un ordre de changement potentiel et un ordre de changement de l'engagement ont un statut modifiable et des postes d’événement de changement sont liés. Si le code budgétaire de l’ordre de changement potentiel ou du poste ordre de changement de l'engagement est mis à jour, les codes budgétaires de tous les trois objets de changement seront également mis à jour.

Scénario 3 :

Un poste d’événement de changement est lié à la fois à un ordre de changement potentiel et à un ordre de changement de l'engagement. Dans cet exemple, l’ordre de changement au contrat principal est approuvé et non modifiable, tel qu’il s’agit du poste d’événement de changement lié. L’ordre de changement de l’engagement a un statut ébauche. Les utilisateurs pourront toujours mettre à jour le poste de la ventilation des coûts de l’ordre de changement de l’engagement modifiable. Cependant, lorsque l’utilisateur met à jour le code budgétaire des postes liés, il sera informé que « certains postes sont verrouillés (sur l’événement de changement et OCP) et ne peuvent pas être mis à jour » 

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