Comment améliorer l'exactitude des données renseignées dans l'outil Gestion des documents ?

Contexte

Pour gagner du temps et réduire la saisie manuelle des données, Procore peut reconnaître et remplir les données des documents chargés dans l'outil Gestion de documents à l'aide de l'apprentissage automatique, des normes de dénomination et des paramètres du projet. Voir Quels sont les différents champs de l'outil Gestion de documents ? et Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du chargement de fichiers vers l'outil de gestion de documents ?  

Afin de réduire le risque d'inexactitude liée au remplissage automatique des données, le modèle d'apprentissage automatique a été conçu pour donner la priorité à la précision et n'essaiera pas de « deviner » ; des informations dans le but de les remplir. 

Réponse

Pour vous assurer que le plus d'informations puissent être renseignées correctement à partir des fichiers chargés dans l'outil de gestion des documents, veuillez suivre les bonnes pratiques ci-dessous :

  1. Standardiser les fichiers de projet
  2. Configurer et suivre une norme de dénomination
  3. Configurer les champs de gestion de Documents avant de charger des fichiers

Standardiser les fichiers de projet

  • La technologie d'apprentissage automatique recherche les plans, le cahier des charges et d'autres types de documents. Nous vous recommandons de suivre ces directives pour de meilleurs résultats:
    • Les PDF doivent être en format vectoriel.
    • Les PDF doivent être en orientation horizontale.
    • Les polices utilisées doivent être des polices standard (simple Sans-Serif/UTF8).
    • Les tailles de police doivent être similaires dans tout le fichier. 
    • Les mots doivent être lus de gauche à droite ou de haut en bas.
    • Les disciplines doivent adhérer à l'une des normes suivantes :
      • Norme nationale de CAO des États-Unis.
      • Norme BS EN ISO 19650.
  • Les plans doivent avoir des zones cohérentes pour le titre, le numéro et la discipline.
    • Le modèle d'apprentissage automatique identifiera une « zone d'intérêt » ; (ROI) qu'il numérise pour obtenir des informations telles que le titre et le numéro. Ces informations de plan existent généralement dans le coin inférieur droit, où l'algorithme examinera en premier. Cependant, le retour sur investissement peut également être identifié en fonction du contenu du bloc.
    • Les titres et numéros de plans doivent être étiquetés dans les fichiers en tant que « Titre du plan » et « Numéro du plan ».
      Remarque : bien qu'il n'y ait pas de restrictions sur la longueur du titre du plan, des titres plus courts sont recommandés. 
    • La discipline est prédite en fonction de la région du monde d'où provient le plan.

Configurer et suivre une norme de dénomination

Si le nom de fichier d'un document que vous chargez dans l'outil de gestion de documents correspond à la norme de dénomination définie pour le projet, Procore remplira automatiquement les métadonnées du document en fonction des mots-clés et des identifiants contenus dans le nom du fichier d'origine chargé. Voir Modifier la norme de dénomination de l'outil Gestion de documents et Saisie automatique de données à partir de la norme de dénomination du projet. 

Configurer les champs de gestion de Documents avant de charger des fichiers

Configurez les champs Gestion de documents et les champs Procore supplémentaires (tels que Projet, Lieu, Auteur et Étape) avant de charger des fichiers afin que des informations supplémentaires puissent être renseignées automatiquement. Voir Gérer les ensembles de champs configurables et les champs par défaut pour l'outil de gestion de Documents et Saisie automatique de données à partir des informations du projet.

Voir aussi