Comment configurer la fonctionnalité de facturation et de paiement des sous-traitants pour Procore + QuickBooks ?

Réponse

Si vous disposez d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil Intégrations ERP de l'entreprise, vous pouvez terminer la configuration initiale de la fonction Factures de sous-traitant QuickBooks® Desktop afin que votre équipe puisse synchroniser les factures de Procore vers QuickBooks® Desktop.

Éléments à prendre en compte

Diagramme des flux de travail

Suivez les étapes ci-dessous pour configurer la fonctionnalité Factures et paiements de sous-traitants pour Procore + QuickBooks® Desktop. Si vous utilisez la version américaine ou canadienne de QuickBooks® Desktop, cela vous permet d'exporter les factures des sous-traitants de Procore vers QuickBooks® Desktop.

Version limitée

La possibilité de synchroniser les paiements de factures QuickBooks® Desktop avec les paiements émis dans l'outil Engagements est actuellement prise en charge par la version américaine de Procore + QuickBooks® Desktop. Elle n'est PAS pris en charge par la version canadienne de Procore + QuickBooks® Desktop. 

 

Procédure

  1. Configurer la fonctionnalité de factures de sous-traitants
  2. Configurer le paramètre Synchroniser les paiements pour les factures synchronisées
  3. Envoyer votre liste d'approbateurs de comptabilité par e-mail à Procore

Configurer la fonctionnalité de factures de sous-traitants

La configuration de la fonction de facturation des sous-traitants est un processus en trois (3) étapes :

Étape 1 : Créer un élément de retenue de garantie dans QuickBooks

  1. Lancez QuickBooks.
  2. Créez un élément et assignez le type en tant que service. Ensuite, nommez-le Retenue de garantie
    Remarque : pour des directives étape par étape, voir Ajouter, modifier et supprimer des éléments dans le système d'aide de QuickBooks. 

Étape 2 : Activer « L'inventaire et les bons de commande sont actifs » dans QuickBooks

  1. Connectez-vous au fichier de données en tant qu'utilisateur Admin. 
  2. Choisissez Édition > Préférences.
  3. Cliquez sur Éléments et inventaire.  
  4. Cliquez sur Préférences de l'entreprise.
  5. Cochez la case Inventaire et bons de commande actifs.
  6. Cliquez sur OK pour enregistrer le paramètre.

Étape 3 : Configurer les paramètres de l'élément de retenue de garantie de facture dans Procore

  1. Accédez à l'outil Intégrations ERP de l'entreprise.
  2. Cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png.
  3. Dans la liste déroulante Élément de la retenue de la facture, sélectionnez le poste de service dans lequel vous souhaitez enregistrer la retenue de garantie.
  4. Cliquez sur Mettre à jour.

Configurer le paramètre Synchroniser les paiements pour les factures synchronisées

  1. Accédez à l'outil Intégrations ERP de l'entreprise.
  2. Cliquez sur Configurer les paramètres icons-settings-gear.png.
  3. Cliquez sur Planning de synchronisation.
  4. Sous Planning de synchronisation, choisissez l'une des options suivantes :
    • Chaque jour
    • Toutes les 4 heures
    • Jamais
    • Toutes les 2 heures
    •  Toutes les heures
  5. Cliquez sur Mettre à jour.

Envoyer votre liste d'approbateurs de comptabilité par e-mail à Procore

  1. Demandez au sponsor exécutif Procore de votre entreprise de contacter le support technique avec les informations suivantes :
    • Adresses e-mail des approbateurs comptables qui devraient recevoir l'autorisation supplémentaire d'exporter les factures des sous-traitants vers QuickBooks .
      Remarque :
      • Si vous ne connaissez pas le commanditaire exécutif de votre entreprise, consultez le champ Commanditaire exécutif sous Informations sur le compte dans l'outil Admin.
      • Si aucun responsable exécutif n'est répertorié, contactez l'administrateur Procore de votre entreprise.
  2. L'équipe de support ERP de Procore accorde ensuite les autorisations appropriées aux approbateurs de comptabilité désignés par votre entreprise.
    Vous pouvez alors commencer à utiliser la fonction.

Prochaines étapes