Que se passe-t-il lorsque j’importe un fichier de gestion de documents dans l’outil Plans ?

regional availability
The Document Management tool is available in select countries. It is not yet available for Procore accounts in the United States. For more information, please reach out to your Procore point of contact.

Contexte

L’outil Plans vous permet de sélectionner des fichiers de gestion de documents à afficher et à annoter dans l’outil Plans afin que vous n’ayez pas à recommencer le processus de chargement complet de ce document. Les équipes peuvent charger et approuver des documents via des flux de travail de gestion de documents établis, puis utiliser le sélecteur « Joindre des fichiers » de l’outil Plans pour trouver le document et l’importer rapidement dans l’outil Plans avec toutes les métadonnées jointes. Le reste de cette FAQ traite des limites de synchronisation des données et des indicateurs d’importation après l’importation du fichier.

Réponse

Limitations de synchronisation

Les annotations de document ou les nouvelles versions de document créées dans l’outil Plans ne sont pas reflétées dans la version de fichier qui existe dans l’outil Gestion de documents. De même, les modifications apportées à un fichier dans l’outil Gestion de documents ne sont pas reflétées dans la version précédemment importée dans l’outil Plans. C’est pourquoi il est recommandé que les équipes n’importent que les plans de gestion de documents approuvés dans l’outil Plans. 

Par exemple, si le document est annoté ou supprimé dans un outil, il n’annotera ni ne supprimera la copie existante dans l’autre outil. 

En attendant que Procore dispose d’une solution plus intégrée, cette solution d’importation temporaire accélère les temps de chargement en tirant parti du travail de chargement déjà effectué dans l’outil de gestion de documents. Vous pouvez le charger dans l’outil Gestion de documents, puis extraire le fichier dans l’outil Plans, où il restera probablement. Pour savoir si un document a été importé dans l’outil Plans ou s’il provient de l’outil Gestion de documents, recherchez les indicateurs suivants. 

Indicateurs dans l’outil Gestion documentaire

Lorsqu’un fichier de Gestion de documents est importé dans l’outil Plans, cette action est communiquée à l’outil de Gestion de documents avec la date, l’heure et le nom de l’utilisateur qui a effectué l’importation. Ces informations s’affichent aux endroits suivants :

  • Colonne « Soumis à l’outil Plans ». L’icône des   plans s’affiche dans la colonne « Soumis à l’outil Plans » de l’outil Gestion des documents. Découvrez comment choisir des colonnes. 
    • Passez la souris sur l’icône pour voir la date, l’heure et l’initiateur de l’importation.
    • Vous pouvez également filtrer par l’attribut « Soumis à l’outil Plans » pour voir tous les documents importés dans l’outil Plans. 
  • Bannières. Lors de l’affichage d’un document sur le Web ou sur un appareil mobile, une bannière explique que le document a été précédemment soumis à l’outil Plans, ainsi que la date, l’heure et l’initiateur de l’importation. 
  • Panneau d’information. Lors de l’affichage d’un document, recherchez la section « Soumis à l’outil Plans ».
  • Historique des changements. Lors de l’affichage d’un document, l’historique des modifications est accessible depuis le bas du panneau Informations.

Lorsqu’un fichier de gestion de documents est importé dans l’outil Plans, Procore stocke également la date, l’heure et le nom de l’importateur dans les métadonnées de l’outil Plans. Ces informations s’affichent dans l’historique des modifications du fichier, auquel on accède via l’onglet « Historique des modifications » lors de l’affichage du document. 

Voir aussi