Pourquoi les postes de mon ordre de changement sont-ils dupliqués dans ma facture au maître d'ouvrage ?

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Pour les clients Procore aux États-Unis

Lorsque votre entreprise applique le dictionnaire de point de vue « Anglais des maîtres d'ouvrage » ou « Anglais des entrepreneurs spécialisés », vous verrez différents noms d'outils et changements de termes dans l'interface utilisateur. Apprenez à appliquer les options du dictionnaire.

Pour connaître les différences : Afficher/Masquer

Ce tableau montre les différences entre les noms d'outils (en gras) et les termes dans les dictionnaires de points de vue pour Finances. Ces dictionnaires sont disponibles en anglais américain uniquement. Le dictionnaire par défaut est conçu pour les entrepreneurs généraux, ce qui signifie que vous devrez travailler avec votre administrateur Procore de votre entreprise et votre Point de contact Procore pour accéder aux autres options du dictionnaire.

Entrepreneurs généraux Anglais (États-Unis) - Par défaut	Maîtres d'ouvrage Anglais (terminologie du maître d'ouvrage V2)	Entrepreneurs spécialisés Anglais (terminologie des entrepreneurs spécialisés)
Facturation	Facturation	Facturations proportionnelles
Maître d’ouvrage	Financement	Maître d’ouvrage
Maître d'ouvrage/client	Maître d'ouvrage/client	EG/client
Ordre de changement au contrat principal	Ordre de changement de financement	Ordre de changement du contrat client
Contrats principaux	Financement	Contrats clients
Revenus	Financement	Revenus
contrat de sous-traitance	Contrat	contrat de sous-traitance
Sous-traitant	Entrepreneur	Sous-traitant
Ventilation des coûts du sous-traitant	Ventilation des coûts du sous-traitant (VDC)	Ventilation des coûts du sous-traitant

Réponse

S'il semble que vos postes d'ordre de changement sont en double dans une facture au maître d'ouvrage, ceci est généralement dû aux conditions suivantes :

Le compte Procore de votre entreprise utilise l'outil Intégrations ERP. Voir Intégrations ERP.
Vous disposez d'un contrat principal synchronisé avec un système ERP intégré.
Le contrat principal a le statut « Approuvé ». Voir Approuver un contrat principal.
La ventilation des coûts du contrat principal contient un poste indiquant un montant initial qui a depuis été modifié par un scénario d'ordre de changement (voir Quels sont les différents niveaux d'ordre de changement dans Finances ?) :
- Ordres de changement à un (1) niveau. Vous avez créé un ordre de changement au contrat principal (OCCP) et ajouté un nouveau poste d'ordre de changement pour refléter le montant réel du contrat principal d'origine.
  OU
- Ordres de changement à deux (2) niveaux. Vous avez créé un ordre de changement potentiel au contrat principal (OCP au contrat principal) et ajouté un nouveau poste pour refléter le montant potentiel du contrat principal d'origine. Voir Créer un ordre de changement potentiel (OCP) pour un contrat principal.
Vous avez choisi d'associer un nouveau poste d'événement de changement à un nouveau poste dans la ventilation des coûts du contrat principal.

Questions courantes

Pour savoir pourquoi les postes d'ordre de changement semblent être dupliqués, veuillez réviser les questions et réponses suivantes :

Pourquoi y a-t-il deux postes d'ordre de changement dans la facture au maître d'ouvrage ?
Puis-je masquer le poste 0 $ afin qu'il n'apparaisse pas dans la facture au maître d'ouvrage ?

Pourquoi y a-t-il deux postes d'ordre de changement dans la facture au maître d'ouvrage ?

Lorsque votre contrat principal est synchronisé avec un système ERP intégré et que vous créez un nouveau poste de ventilation des coûts pour un ordre de changement, le système ERP nécessite la création de deux (2) postes dans Procore :

Un poste dans l'onglet Ventilation des coûts du contrat principal afin que les données puissent être transmises au poste du contrat principal d'origine. Le montant du contrat est indiqué à 0 $ pour indiquer au système ERP que le montant du contrat original pour cet élément est de 0 $.
Un poste dans l'onglet Ventilation des couts de l'ordre de changement afin que les données puissent être transmises à un nouveau poste de contrat principal qui affiche le montant réel dans le champ des modifications approuvées. Ceci garantit que le montant réel est correctement attribué au code de coût approprié via un nouveau poste du contrat dans le système ERP intégré.

Exemple

Dans cet exemple, supposons que nous avons créé un ordre de changement au contrat principal pour un projet Procore synchronisé avec ERP.

Résultat dans un événement de changement

Nous pouvons trouver les postes de l'ordre de changement au contrat principal sous l'événement de changement correspondant. Dans ce cas, deux éléments sont liés à cet événement de changement.

Résultat dans le contrat principal

Un nouveau poste doit être créé dans la ventilation des coûts du contrat principal et synchronisé avec le système ERP intégré, de sorte que le premier élément de l'événement de changement est copié avec un montant de 0 $ pour indiquer que ce poste avait une valeur de 0 $ lorsque le contrat principal a été attribué.

Résultat dans la facture au maître d'ouvrage

Étant donné que la ventilation des coûts du contrat principal et celle de l'ordre de changement sont reflétées dans la facture de Procore, les postes des deux sources apparaissent dans la facture au maître d'ouvrage :

Ligne 7 ci-dessous. Le poste 0 $ reflète le poste de la ventilation des coûts du contrat principal.
Ligne 8-9 ci-dessous. Les postes de 1 500,00 USD et de 5 000 USD reflètent le montant réel du poste dans l'ordre de changement.

Lors de la création d'une facture, la plupart des utilisateurs choisissent d'ignorer la ligne de 0 $ dans le contrat principal. Ils apprennent également aux utilisateurs de leur projet à facturer en fonction du montant réel du poste dans l'ordre de changement.

Puis-je masquer le poste de 0 $ afin qu'il n'apparaisse pas dans la facture au maître d'ouvrage ?

Non. Actuellement, Procore ne fournit pas aux projets synchronisés ERP une fonction permettant de masquer un poste de 0 $ dans une facture au maître d'ouvrage. Le poste de 0 $ apparaît à la fois dans l'onglet Détails et dans l'onglet PDF configurable de la facture.

Existe-t-il une solution de contournement pour les postes de 0 $ dans une facture ?

Bien que vous ne puissiez pas masquer un poste de 0 $ dans l'onglet Détails, vous pouvez suivre la procédure ci-dessous pour créer des groupes qui consolident les postes d'ordre de changement en double avec leur OCCP associé en les assignant au même groupe de facturation et au même code de facturation.

Accédez à l'outil Contrats principaux du projet.
Localisez le contrat principal à modifier. Cliquez ensuite sur Afficher.
Cliquez sur l'onglet Factures.
Recherchez la facture que vous souhaitez personnaliser dans la liste. Cliquez ensuite sur Afficher.
Cliquez sur l'onglet PDF configurable.
Cliquez sur la case Ajouter un groupe. Choisissez ensuite Créer un groupe.
Cliquez sur Ajouter un groupe de facturation et saisissez le nom de groupe personnalisé. Par exemple : Catégorie
Cliquez sur Ajouter un code de facturation et saisissez un code pour chaque OCCP. Par exemple : OCCP 01, OCCP 02, etc.
Fermez la fenêtre Groupe personnalisé et revenez à la page PDF configurable.
Cochez à nouveau la case Ajouter un groupe et sélectionnez le groupe personnalisé précédemment créé.
Dans le menu déroulant à côté de chaque poste, sélectionnez la catégorie appropriée. Les éléments de ventilation des coûts d'origine ne sont pas spécifiés dans l'exemple ci-dessous, mais ils peuvent être ajoutés à leur propre code de facturation ou groupe si vous le souhaitez.

Une fois qu'un groupe de facturation est sélectionné et/ou qu'un code de facturation est assigné à un poste, Procore se souvient de ces sélections et les reporte dans la facture suivante. Il n'est pas nécessaire d'assigner des groupes de facturation et des codes de facturation à chaque fois. Vous n'avez à exécuter à nouveau cette tâche que pour les postes de facture nouvellement ajoutés (tels que les OCCP).

Remarque : chaque groupe personnalisé créé ajoute une colonne à la vue Facturation PDF configurable. Les colonnes ne peuvent pas être masquées ou modifiées.