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Procore

Des flux de travail existants aux nouveaux flux de travail : Guide de transition

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Table des matières

Vue d'ensemble

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Prêt à migrer votre entreprise vers le nouvel outil Flux de travail au niveau Entreprise de Procore ? Lisez ce guide pour aider votre entreprise à passer de l’ancienne expérience des flux de travail de Procore à l’outil amélioré Flux de travail. 

Ce guide :

  • Compare et met en contraste les principales différences entre la nouvelle expérience de flux de travail et l’ancienne expérience.
  • Met en évidence les points importants à prendre en compte avant d’effectuer le changement.
  • Offre des instructions faciles à suivre pour un processus de transition en douceur.
  • Fournit des ressources supplémentaires pour plus d’informations et de soutien.

 

Comparaison

Voici un aperçu des différences entre les outils Flux de travail de Procore, en résumant les actions des utilisateurs et en répertoriant les outils Procore prenant en charge les deux expériences. 

Différences majeures

Ce tableau récapitule les principales différences entre le nouvel outil Flux de travail et l’ancienne expérience de Procore.

Catégorie de fonctionnalités Nouvel outil Flux de travail Outil Flux de travail hérités
Création & Gestion Les entreprises créent et gèrent leurs modèles de flux de travail dans l’outil Flux de travail

Les utilisateurs autorisés créent et modifient leurs flux de travail		 Solutions personnalisées Procore crée et gère des flux de travail pour votre entreprise

Les flux de travail ne peuvent pas être créés ni modifiés par les utilisateurs de Procore
Étapes du flux de travail Afficher l’historique détaillé du flux de travail sur un élément

Réponses personnalisées disponibles

Étapes de condition pour les flux de travail

Rétablir les flux de travail à n’importe quelle étape précédente

Ajouter plusieurs personnes assignées à un flux de travail ou à une étape du flux de travail

Redémarrer manuellement un flux de travail		 Types de décision limités pour les intervenants multiples

Possibilité de revenir aux étapes précédentes uniquement avec l’aide de Procore
Compatibilité Compatible avec les outils modernisés Engagements, Contrats principaux et Facturation Non compatible avec les outils modernisés Engagements, Contrats principaux et Facturation
Assistance et accès Le support client Procore peut remplacer l’état du flux de travail.

Les utilisateurs Admin peuvent agir au nom des personnes assignées

Accès étendu à l’API		 Le support client Procore ne peut pas remplacer l’état du flux de travail

Les utilisateurs Admin ne peuvent pas agir au nom des personnes assignées 
Restrictions Un (1) seul flux de travail par défaut par outil sur chaque projet Procore Un (1) seul flux de travail par défaut par outil sur chaque projet Procore

Prise en charge des outils

L’outil Flux de travail de Procore fonctionne avec ces outils Procore.

Outils au niveau entreprise

Les utilisateurs peuvent créer et gérer des flux de travail pour ces outils au niveau entreprise. Pour obtenir des directives, voir Créer un modèle de flux de travail.

Outil d'entreprise Éléments de flux de travail Notes
Paiements Paiement  

Outils au niveau projet

Les utilisateurs peuvent créer et gérer des modèles de flux de travail pour ces outils Procore dans l’outil Flux de travail au niveau Entreprise. Pour savoir comment procéder, voir Créer un modèle de flux de travail.

Remarque
Les utilisateurs peuvent également créer et gérer des modèles de flux de travail personnalisés pour les éléments dans un outil au niveau projet. Procore enregistre ces modèles au niveau projet, ce qui les distingue des modèles de flux de travail au niveau entreprise. Pour activer cette fonctionnalité, voir Activer les modèles de flux de travail au niveau projet.
Outil de projet Éléments de flux de travail Notes
Budget Modification budgétaire  

Engagements 

 contrat de sous-traitance  
Bon de commande  
Ordre de changement de l'engagement - Un seul niveau  
Ordre de changement de l’engagement - Deux ou trois niveaux Les flux de travail à plusieurs niveaux ne sont pas pris en charge dans les rapports 360. 
Ordre de changement potentiel de l'engagement  
Correspondance/Outils personnalisés

 		 Type d’outils de correspondance/personnalisés Cet outil demande aux utilisateurs de sélectionner un type spécifique de correspondance/outils personnalisés dans une liste déroulante lors de l’ajout d’un modèle de flux de travail. 
Gestion de documents Document Cet outil de gestion de documents n’est disponible que dans certaines régions et est visible sous forme de sélection dans le menu Outil du générateur de flux de travail lorsqu’il est activé dans le compte Procore de votre entreprise. 
Facturation Facture de sous-traitant  
Contrats principaux 

Facture du maître d'ouvrage

  
Contrat principal  

Ordre de changement au contrat principal - Niveau unique

  
Ordre de changement au contrat principal - Deux ou trois niveaux Les flux de travail à plusieurs niveaux ne sont pas pris en charge dans les rapports 360. 
Ordre de changement potentiel du contrat principal  

 

 

Considérations

Découvrez le nouvel outil Flux de travail, qui se connecte à divers outils Procore et offre une automatisation personnalisable et des autorisations détaillées. Avant de commencer la transition de votre équipe vers la nouvelle expérience Workflows, prenez note des différences potentielles entre les fonctionnalités et des comportements spécifiques aux outils. 

Vue d’ensemble des flux de travail

  • Les flux de travail se connectent à des outils tels que les engagements (bons de commande, contrats de sous-traitance et factures des sous-traitants), les contrats principaux et les ordres de changement (ordres de changement à 1 niveau). Pour une liste complète, voir Quels outils Procore prennent en charge les flux de travail ?
  • Permet de créer des modèles de flux de travail automatisés personnalisés. 

Parité des fonctionnalités

Le nouvel outil Flux de travail débloque de nouvelles fonctionnalités précieuses qui n’étaient pas disponibles dans les flux de travail hérités, ce qui permet à votre équipe de bénéficier directement de ces avancées. Bien qu’elle ne soit pas parfaitement adaptée à toutes les fonctionnalités par rapport à l’ancien outil, l’approche en libre-service du nouvel outil réduit considérablement les délais associés à l’ancien processus de demande, ce qui permet à votre entreprise de contrôler directement ses flux de travail.

Principaux avantages

  • Autorisations granulaires : Gérez l’accès et les rôles des utilisateurs avec une plus grande précision et bénéficiez d’une flexibilité et d’un contrôle accrus sur vos flux de travail grâce à des autorisations détaillées, un pas en avant par rapport aux flux de travail hérités.
  • Accès administrateur : Les administrateurs d’outils obtiennent automatiquement un accès complet à toutes les autorisations détaillées dans les flux de travail. Si ce niveau d’accès par défaut ne correspond pas aux protocoles de votre organisation, réfléchissez attentivement à votre stratégie de mise à niveau.

Remarque importante

 Important

Les flux de travail actifs redémarrent en tant qu'« Ébauche » dans le nouveau système. Les projets sans flux de travail configurés ou par défaut s’arrêtent pour garantir la cohérence des données, ce qui empêche toute progression ultérieure. Consultez les informations ci-dessous pour plus de détails. 

Impact sur l’historique du flux de travail

Ce tableau détaille le comportement de transition du flux de travail hérité. Examinez attentivement les implications de ce comportement avant de procéder à une transition vers le nouvel outil Flux de travail. 

Flux de travail Qu’advient-il des flux de travail lors de la transition... Impact sur l’historique des flux de travail hérités dans le nouvel outil Flux de travail
Flux de travail terminés Les flux de travail hérités dont le statut est « Approuvé », « Annulé » ou « Terminé» ne sont pas affectés. Disponible
Flux de travail incomplets Flux de travail en cours d’exécution active et en cours d’exécution Les flux de travail hérités passent automatiquement au statut « Ébauche », ce qui permet aux équipes de redémarrer les flux de travail dans la nouvelle expérience.  Retiré définitivement
Si un projet n’a pas d’ancien flux de travail configuré ou s’il n’a pas de flux de travail par défaut, la progression s’arrête pour assurer la cohérence avec la structure de données de la nouvelle expérience de flux de travail. Aucun autre progrès n’est réalisé, ni dans l’ancienne ni dans la nouvelle expérience de flux de travail.  Reste dans son état actuel

Étapes de transition

Avant de soumettre une demande de transition vers le nouvel outil Flux de travail, révisez ces étapes et lisez le contenu de la section Ressources pour obtenir des liens qui faciliteront la transition de votre entreprise. 

Procédure

Étape 1 : Préparez et planifiez votre transition

Prêt à passer au nouvel outil Flux de travail ? Ces étapes vous aident à comprendre les principales différences par rapport à l’ancien outil, à revoir votre configuration actuelle, à planifier stratégiquement votre calendrier de transition et même à proposer un environnement sandbox sûr pour les tests avant d’effectuer le changement final.

Cliquez ici pour voir les étapes.

  1. Passez en revue et comprenez les différences entre les deux expériences: 
    • Comprenez les capacités de chacun : familiarisez-vous avec les différences entre l’outil Flux de travail hérité et l’outil Nouveau flux de travail. Voir la comparaison pour plus de détails.
    • Vérifiez l’installation et la configuration de vos flux de travail hérités : Explorez l’onglet Flux de travail de l’outil Flux de travail hérités pour comprendre votre configuration actuelle.
  2. Planifiez soigneusement votre transition et comprenez votre échéancier: 
    • Évaluez la portée de la transition de votre flux de travail : Déterminez le nombre de modèles de flux de travail et de projets qui doivent être transférés. Planifiez votre temps en conséquence.
    • Effectuez des tests facultatifs dans votre environnement sandbox : Tirez parti de l’environnement Sandbox mensuel pour simuler la transition et tester vos flux de travail configurés sans impact sur les projets en cours. Voir Qu’est-ce que l’environnement sandbox mensuel ? 

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Étape 2 : configurer vos flux de travail hérités 

Une fois votre plan de transition en place, il est temps de vous retrousser les manches. Pour chaque modèle de flux de travail et projet que vous avez identifié, vous aurez la possibilité de répliquer les modèles existants, d’en créer de nouveaux adaptés à la nouvelle expérience, de mettre à jour les configurations telles que les personnes assignées et de définir des modèles par défaut pour vos projets Procore dans l’environnement hérité. 

Cliquez ici pour voir les étapes.

  1. (Facultatif) Si nécessaire, reproduisez vos modèles existants. Utilisez l’onglet Flux de travail pour répliquer tous les modèles existants comme vous le souhaitez.
  2. Créez de nouveaux modèles de flux de travail, si nécessaire. Créez tous les nouveaux modèles de flux de travail requis pour la nouvelle expérience.
  3. Mettre à jour les configurations. Modifiez les paramètres et les affectations au niveau projet de vos modèles. Par exemple, ajoutez des personnes assignées aux étapes du flux de travail. 
  4. Configurez les modèles par défaut pour vos projets Procore. Configurez un flux de travail de projet par défaut dans l’ancienne expérience pour tous les outils Procore qui nécessitent un modèle par défaut dans la nouvelle expérience. 

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Étape 3 : Demander l’activation de la nouvelle expérience de l’outil Flux de travail

Avant de pouvoir vous plonger dans le nouvel outil Flux de travail, une étape administrative rapide est nécessaire. Votre administrateur Procore devra contacter votre Point de contact Procore pour demander l’activation. Une fois l’accès accordé, le bouton « Configurer les paramètres » de l’outil Flux de travail devient actif, vous permettant de soumettre votre demande de mise à jour et de commencer votre transition.

Cliquez ici pour voir les étapes.

  1. Demande d’activation :
    • Action de l’administrateur : Votre administrateur Procore doit demander l’activation du nouvel outil Flux de travail à votre Point de contact Procore.
    • En attente d’accès : Le bouton Mettre à jour de l’outil Flux de travail sera grisé et désactivé jusqu’à ce que Procore vous fournisse l’accès. 
  2. Soumettre une demande de mise à jour :
    • Configurer les paramètres : Une fois l’activation accordée, accédez à l’outil Flux de travail et cliquez sur « Configurer les paramètres » pour soumettre votre demande de mise à jour.

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Étape 4 : Vérifier et valider la réussite de la transition

Félicitations, vous y êtes presque ! Pour garantir une migration réussie vers le nouvel outil Flux de travail, prenez un moment pour vérifier que tout se passe bien. Cela implique de lancer de nouveaux flux de travail, de vérifier les flux actifs et de valider les fonctionnalités intégrées de reporting et d’exportation PDF, en gardant à l’esprit quelques mises à jour clés dans la façon dont les données sont présentées. Faisons une dernière vérification.

Cliquez ici pour voir les étapes.

Effectuez ces étapes pour chaque modèle de flux de travail et projet que vous avez identifié lors de votre phase de planification :

  1. Vérifiez que la transition vers la nouvelle expérience de l’outil Flux de travail est réussie :
    • Démarrer de nouveaux flux de travail : Lancez de nouveaux flux de travail pour confirmer qu’ils fonctionnent comme prévu dans la nouvelle expérience.
    • Vérifier les flux de travail actifs : Passez en revue tous les flux de travail en cours à la volée pour assurer une continuité sans heurts.
  2. Validez les flux de travail dans les fonctionnalités de reporting 360 et d’exportation PDF :
    • Vérifier les rapports 360 : Comprendre les différences entre les rapports et les flux de travail hérités (voir Comparaison). Notez l’exclusion des ordres de changement à plusieurs niveaux des rapports améliorés.
    • Vérifier les exportations PDF spécifiques à l’outil : Vérifiez que l’historique du flux de travail est inclus dans les exportations PDF standard et dans tous les formulaires personnalisés créés par Solutions personnalisées Procore.
      Exemple

      Les clients existants de Procore ont fréquemment collaboré avec Procore Custom Solutions pour développer des formulaires personnalisés et des flux de travail hérités personnalisés pour ces outils :

      • Engagements (bons de commande, contrats de sous-traitance et factures de sous-traitants)
      • Contrats principaux (contrats principaux)
      • Ordres de changement (ordres de changement à 1, 2 et 3 niveaux)

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Ressources

Vous cherchez encore plus de détails ? Explorez ces ressources supplémentaires, y compris la documentation et les informations sur les environnements de développement de Procore, pour approfondir votre compréhension des flux de travail en libre-service. 

Ressources supplémentaires

  • Environnements icon-external-link.png  de développement  sur Procore Developers (pour plus d’informations sur les environnements Sandbox de Procore)