Comment puis-je vérifier l’exactitude de mes coûts de projet ERP synchronisés ?
Objectif
Créer une vue du budget dans Procore pour aider à vérifier l’exactitude des coûts du projet dans Procore et le logiciel de comptabilité ERP respectif.
Contexte
Pour les connecteurs ERP qui offrent la synchronisation transactionnelle, il peut y avoir des écarts occasionnels dans les valeurs des coûts du projet sur un projet.
Éléments à prendre en compte
- Required User Permissions:
- 'Admin' on the Company Admin tool.
- Additional Information:
- To set up a budget view for real-time labor productivity, see Resource Tracking and Project Financials: Setup Guide.
- To set up a labor productivity cost budget view, see Set Up the Procore Labor Productivity Cost Budget View.
- If you are not using the Prime Contracts tool on the Procore projects for which you are building the budget view, see How do I adjust my budget view when the Client Contracts, Funding, or Prime Contracts tool is disabled in my company's Procore account?
- Any user with 'Read Only' permission or higher on the Budget tool has access permission to apply the view to a project's budget. See Apply the View, Snapshot, Group, and Filter Options on a Budget or Forecasting View.
- For companies using the
ERP Integrations tool: Show/Hide
- If your company account is using the ERP Integrations tool, Procore automatically provides you with a budget view for your integrated ERP system. See Things to Know About Your ERP Integration for details about your specific ERP connector.
- Any custom budget views that you create for an ERP Integration must contain all of the required ERP data columns. This ensures that Procore can send the required budget data to the company's ERP Integrations tool for acceptance for export to the integrated ERP system by an accounting approver. See Send a Budget to ERP Integrations for Accounting Acceptance.
Procédure
Créer une nouvelle vue du budget
- Accédez à l'outil Admin de l'entreprise.
- Sous « Paramètres de l’outil », cliquez sur Budget.
Conseil
Saviez-vous que vous pouvez également lancer la page « Vues du budget » directement à partir de l’outil Budget du projet ? Un administrateur Procore peut ouvrir la page « Vues du budget » dans l’outil Admin de l’entreprise directement à partir du budget d’un projet. Pour ce faire, agrandissez la barre latérale droite dans l’outil Budget lors de l’affichage de l’onglet « Budget ». Dans la section « Configurations », cliquez sur le lien Configurer les vues de budgétisation. - Cliquez sur Configurer une nouvelle vue du budget.
- Dans la fenêtre Configurer un nouveau budget , sélectionnez le Budget des coûts directs ERP Procore et cliquez sur Créer.
- Cliquez sur Configurer les colonnes.
Créez une colonne source pour afficher les valeurs de coût du projet transactionnel dans :
- Cliquez sur Créer une colonne source.
- Configurez la colonne Nouvelle source.
- Saisissez « Coûts du projet transactionnel » dans le champ Nom de la colonne .
- Sélectionnez Coûts directs dans le champ Source de la colonne .
- Sélectionnez les filtres suivants :
- Type. Cochez les cases à côté des types d’éléments suivants :
- Facture
- Dépense
- Masse salariale
- Factures de sous-traitants
- Statut. Cochez le statut Approuvé .
- Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la configuration de votre colonne source.
- Type. Cochez les cases à côté des types d’éléments suivants :
Créez une colonne source pour afficher les valeurs de coût du projet ERP dans :
- Cliquez sur Créer une colonne source.
- Configurez la colonne Nouvelle source.
- Saisissez Coûts du projet ERP dans le champ Nom de la colonne .
- Sélectionnez Coûts du projet ERP dans le champ Source de la colonne .
- Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la configuration de votre colonne source.
Créez une colonne calculée pour déterminer l’écart:
-
Cliquez sur Créer une colonne calculée.
- Configurez la colonne Nouvelle formule :
- Saisissez « Écart » dans le champ Nom de la colonne .
- Sélectionnez Devise dans la liste déroulante Format .
- Dans le premier menu déroulant Choisir une colonne , sélectionnez Coûts du projet ERP.
- Sélectionnez Soustraire (-) dans la liste déroulante Opérations .
- Dans la deuxième liste déroulante Choisir une colonne , sélectionnez Coûts du projet transactionnel.
- Cliquez sur Enregistrer pour enregistrer la nouvelle colonne calculée.
Après avoir fermé la fenêtre Configurer les colonnes, le système vous ramène à la fenêtre de la nouvelle vue du budget, où vous pouvez prévisualiser la nouvelle vue et l’affecter à vos projets.
Assigner aux projets. Cochez les projets souhaités dans la liste déroulante.
Prévisualiser avec le projet. Sélectionnez un projet dans la liste déroulante pour prévisualiser avec la nouvelle vue appliquée. Dans l’aperçu, les colonnes nouvellement créées apparaîtront à droite du tableau :
Si vous constatez un ou plusieurs écarts inattendus, Contact ERP Soutien pour confirmer les étapes à résoudre.