À propos des attributs de code budgétaire

Table des matières

Vue d'ensemble

Les attributs de code budgétaire améliorent la gestion financière en offrant un moyen plus détaillé et personnalisable de classer et de suivre les éléments budgétaires. En permettant aux organisations de définir jusqu'à trois attributs personnalisés et de créer un nombre illimité d'éléments dans chaque attribut, les équipes de projet peuvent observer leurs budgets à un niveau très granulaire. Cette flexibilité permet aux équipes de regrouper les postes budgétaires au-delà des classifications standard, ce qui facilite le suivi et l'analyse plus précis des données budgétaires. Cette approche permet d'améliorer la supervision financière et la prise de décisions. De plus, l'intégration de ces regroupements et filtres dans les PDF d'exportation de budget garantit que toutes les parties prenantes reçoivent des rapports financiers complets et bien organisés. 

Exemples
  • Pour fournir un filtrage et un regroupement précis des informations budgétaires, créez des attributs pour classer les codes budgétaires par phase de projet, lieu, groupes de facturation, responsabilité de l’entrepreneur, type de ressource, exigences en matière de rapports, etc.
  • Pour fournir un filtrage granulaire et un regroupement d’attributs, consultez les exemples suivants :
     
    Exemple d’attribut Exemples d’éléments d’attribut
    Phase de projet Initiation, planification et conception, pré-construction, mobilisation, travaux sur le site, charpente structurelle, enveloppe du bâtiment, etc.
    Lieu Bâtiment A - Zone 1, Bâtiment A - Zone 2, Niveau 1, Niveau 2, Infrastructure à l’échelle du site, Installations temporaires, Stockage hors site, et plus encore. 
    Groupe de facturation Rapprochement des allocations, Facturation finale, Remboursables, Paiement d’étape A, Paiement d’étape B, etc.
    Responsabilité de l’entrepreneur Sous-traitant - Électricité, Sous-traitant - Plomberie, Achat direct par le maître d’ouvrage, Conducteur de travaux (CT) aux coûts à risque, Entité de conception-construction, etc. 
    Rapports requis Rapport mensuel des coûts, poste de la facture client, suivi de la durabilité, allocation des sources de financement, etc. 

 

Principales caractéristiques

Les fonctionnalités clés incluent : 

Configurer les attributs dans l'onglet attributions des codes budgétaires

Si vous souhaitez activer les attributs de code budgétaire au niveau projet, les utilisateurs disposant d’une autorisation de niveau « Admin » dans l’outil Admin du projet peuvent trouver cette fonctionnalité sous Paramètres du projet, en cliquant sur Structure de découpage du projet. Cliquez ensuite sur l’onglet Attributs du code budgétaire .

Remarque
Votre équipe peut choisir d’activer les attributs de code budgétaire uniquement sur des projets spécifiques. Si tel est le cas, un utilisateur disposant d’autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Admin du projet peut trouver cet onglet dans l’outil Admin du projet en cliquant sur Structure de découpage du projet sous Paramètres du projet. 
Exemple

Ceci affiche l’onglet Attributs du code budgétaire dans la structure de découpage du projet de l’outil Admin, sous Paramètres du projet.

wbs-project-settings-wbs.png

Créer des attributs personnalisés

Donnez à votre équipe les moyens d’analyser les budgets des projets avec une plus grande précision. Dans l’onglet Attributs du code budgétaire , cliquez sur Créer des attributs. Saisissez ensuite jusqu’à trois noms d’attributs dans la fenêtre et cliquez sur Créer. Ces noms deviennent disponibles sous forme d’options de filtre et de groupe dans l’outil Budget .

Exemple

La fenêtre Créer un attribut s’affiche. 

create-custom-attributes.png

Ajouter un détail granulaire avec des éléments d'attribut

Une fois les attributs créés, ajoutez un nombre illimité d’éléments à chacun. Cela permet un filtrage et un regroupement spécifiques de vos données budgétaires. Mettez en surbrillance l’attribut pour y ajouter des éléments. Vous pouvez modifier le nom de l’attribut, saisir du texte dans la zone Élément d’attribut pour ajouter un nombre illimité d’éléments, puis cliquer sur l’icône Supprimer pour supprimer un élément. Vous pouvez également importer une feuille de calcul pour ajouter de longues listes d’éléments pour chaque attribut. 

Exemple
Ceci affiche la fenêtre Attribuer des éléments . 

add-attribute-items.png

Assigner des éléments d'attribut pour sélectionner des codes budgétaires

Dans le panneau Modifier les valeurs , sélectionnez facilement les éléments appropriés dans les listes déroulantes pour chaque attribut, ce qui garantit une catégorisation précise des codes budgétaires lorsque vous travaillez avec des budgets de projet. Vous pouvez également cocher les cases Code budgétaire et cliquer sur le bouton Assigner des attributs pour modifier les valeurs des codes budgétaires par lot.

Exemple

L’onglet Utilisation du code budgétaire s’affiche, dans lequel vous pouvez sélectionner des éléments dans des listes déroulantes pour chaque attribut.

budget-code-usage-attribute.png
Le panneau Modifier les valeurs s’affiche. Pour l’utiliser afin d’assigner par lot des éléments d’attribut à des codes budgétaires, cochez les cases des codes budgétaires et cliquez sur Assigner des attributs. Ensuite, modifiez le statut et sélectionnez un élément dans la liste déroulante de chaque attribut. Cliquez ensuite sur Appliquer.

assign-attributes-in-bulk-edit-values.png

Configurer des filtres rapides pour l’outil Budget

Simplifiez l’analyse budgétaire en définissant des filtres au sein de la structure de découpage du projet. Cliquez sur le bouton Filtres pour ouvrir le panneau Filtres . Appliquez-les ensuite aux codes budgétaires sélectionnés.

Exemple

Le panneau Filtres s’affiche dans l’onglet Utilisation du code budgétaire , dans lequel vous pouvez configurer des filtres rapides pour l’outil Budget. 

budget-code-usage-filters.png

Configurer le regroupement d’attributs pour l’outil Budget

Une fois configurés, les équipes de projet peuvent tirer parti des groupes d’attributs créés pour organiser et afficher efficacement les données budgétaires. Les utilisateurs peuvent créer des groupes avec plusieurs éléments et saisir les poignées pour déplacer les groupes dans l’ordre souhaité. Si vous faites une erreur, vous pouvez cliquer sur Réinitialiser pour effacer les sélections et recommencer. 

Exemple

Ceci affiche l’onglet Utilisation du code budgétaire, où vous pouvez configurer des groupes pour les éléments de statut et d’attribut.

budget-code-usage-groups.png

Appliquer le filtrage et le regroupement d’attributs dans l’outil Budget

De même, les membres de l'équipe peuvent appliquer les filtres d'attribut créés pour affiner et analyser des segments spécifiques de leurs budgets de projet. Choisissez les options dans les menus déroulants Groupe et Filtre dans le budget du projet.

 Conseil
Vous souhaitez inclure ces informations dans un rapport ? Lorsque vous exportez le budget d’un projet, tous les filtres ou groupes d’attributs appliqués sont inclus dans le fichier d’exportation, ce qui garantit des rapports complets.
Exemple

Les menus Groupe et Filtre de l’outil Budget s’affichent. 

apply-grouping-filtering-to-budget.png

Considérations

Voici quelques éléments importants à connaître sur les attributs des codes budgétaires :

Autorisations utilisateur requises 

  • Cette fonctionnalité doit être activée au niveau entreprise par un utilisateur disposant d’autorisations de niveau « Admin » dans l’outil Admin de l’entreprise. Voir Rejoindre la version bêta. 
  • Pour appliquer les options de regroupement d’attributs et de filtrage, les utilisateurs doivent disposer d’autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l’outil Budget au niveau projet. 

Informations complémentaires 

  • Les utilisateurs peuvent :
    • Créez jusqu’à trois (3) attributs personnalisés par projet. 
    • Créez un nombre illimité d’éléments d’attribut pour chaque attribut. 
    • Assignez des attributs aux codes budgétaires à l'aide de l'Importateur de postes de l'outil Budget. Voir Importer un budget. 
  • Autres informations :

 

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