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Procore

Créer un ordre de changement de l'engagement (OCE) à partir d'un événement de changement

Objectif

Créer un ordre de changement de l'engagement (OCE) à partir d'un événement de changement

Contexte

Dans Procore, un événement de changement est tout changement qui influe sur la portée d'un projet de construction. Voir Qu'est-ce qu'un événement de changement ? Une fois qu'un événement de changement est enregistré dans Procore, les équipes de projet ont la possibilité de créer une demande de devis (DDD) pour obtenir des devis des entrepreneurs responsables. Voir Créer des appels d'offres à partir d'un événement de changement.

Vous pouvez créer un OCE pour un événement de changement avant ou après avoir répondu à la DDD associée ou l'avoir révisée. Toutefois, si vous attendez que la DDD ait été révisée et que son statut soit « En attente d'approbation finale », la ventilation des coûts des OCE se remplit automatiquement avec les montants de la DDD pendant le processus de création de l'OCE. Pour plus d'informations sur les statuts des DDD, voir Quels sont les différents statuts de DDD et comment influent-ils sur les coûts et les montants des ordres de changement ?

Le processus que vous utilisez pour gérer les changements dans Procore dépend également de la configuration des niveaux d'ordre de changement d'engagement de votre projet. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents niveaux d'ordre de changement ?

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Événements de changement du projet.
      ET
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet. 

Procédure

  1. Accédez à l'outil Événements de changement du projet.
  2. Sélectionnez un ou plusieurs postes d'événement de changement que vous souhaitez inclure dans l'OCE.
    Remarque : vous pouvez sélectionner des postes parmi plusieurs événements de changement. Vous pouvez également utiliser le menu déroulant Filtre pour filtrer les résultats par fournisseur.
  3. Choisissez Actions par lot > Créer un OC de l'engagement.
    Remarque : la ventilation des coûts sera créée à partir des postes de l'événement de changement.
  4. Saisissez les informations suivantes :
    • Numéro. Ce champ se remplit automatiquement en fonction du nombre d'OCE déjà créés. Par défaut, le nombre sera automatiquement incrémenté de un. Cependant, vous pouvez saisir manuellement un numéro différent, si vous le souhaitez. (Remarque : si vous saisissez manuellement un nombre, le prochain OCE créé sera automatiquement incrémenté de 1, en fonction de cette valeur spécifiée.)
    • Révision. Ce champ indique le numéro de révision de l'OCE. Lorsqu'un OCE est créé pour la première fois, son numéro de révision est zéro. Un OCE pourrait avoir plusieurs révisions en raison de commentaires d'un réviseur/approbateur.
    • Titre. Ce champ sera automatiquement renseigné avec le nom de l'événement de changement.
    • Statut. Sélectionnez l'état actuel de l'OCE (le statut par défaut sera défini sur En attente - En révision) :
      • Approuvé. L'OCE a été approuvé. Les coûts sont inscrits dans le budget sous la rubrique « Coûts engagés ».
      • Ébauche. L'OCE présente le statut Ébauche (c'est-à-dire qu'il doit encore faire l'objet de modifications) avant de pouvoir être soumis pour révision et approbation. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • En attente – En révision. L'OCE est actuellement révisé par un approbateur. Les coûts sont reflétés comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente – Pas de tarification. L'OCE est en attente et ne fait pas l'objet d'une tarification active. Les coûts sont reflétés comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente – Ne pas procéder. L'OCE est en attente, et les travaux ne sont pas en cours. Les coûts sont indiqués comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente – Tarification en cours. L'OCE est en attente et actuellement en cours de tarification. Les coûts sont reflétés comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente – Procéder. L'OCE est toujours en attente, et les travaux sont en cours. Les coûts sont reflétés comme des « changements en attente » dans le budget.
      • En attente – Révisé. L'OCE a été modifié depuis sa soumission initiale. Les coûts sont reflétés comme des « changements en attente » dans le budget.
      • Rejeté. L'OCE a été rejeté. Les coûts ne sont pas reflétés dans le budget.
      • Sans frais. L'OCE n'entraîne pas de frais supplémentaires.
      • Remarque : ces statuts reflètent le budget de la manière indiquée ci-dessus pour la vue du budget standard de Procore. Pour créer ou modifier des vues, voir Configurer une nouvelle vue du budget.
    • Privé(e). Cochez cette case pour que seuls vous et les utilisateurs ayant un accès de niveau « Admin » aux ordres de changement puissiez voir cet ordre de changement.
    • Motif du changement. Le champ Motif du changement sera rempli avec le motif du changement que vous avez sélectionné dans l'événement de changement. Cependant, vous pouvez le modifier si nécessaire. Sélectionnez le motif de l'ordre de changement potentiel : demande du client, développement de la conception, allocation, condition existante, forfait ou toute option personnalisée par l'administrateur Procore. Définissez les configurations de gestion des changements par défaut.
    • Méthode comptable. Ce champ hérite de la méthode comptable qui a été spécifiée dans le contrat principal (par exemple, basée sur le montant).
    • Date d'échéance. Saisissez la date d'échéance de l'ordre de changement.
    • Date de facturation. Saisissez la date à laquelle l'ordre de changement a été facturé.
    • Date de paiement. Saisissez la date à laquelle l'ordre de changement a été payé.
    • Réviseur désigné. Sélectionnez un utilisateur pour passer en revue l'ordre de changement. 
    • Demande reçue de. Sélectionnez dans l'annuaire du projet l'utilisateur au nom duquel vous soumettez l'ordre de changement potentiel. 
    • Description. Saisissez une description plus détaillée de l'ordre de changement.
    • Impact sur l'échéancier. Si vous le connaissez, vous pouvez fournir une estimation du nombre de jours supplémentaires qui pourraient être ajoutés à l'échéancier actuel du projet si l'OCE était approuvé.
    • Lieu Utilisez le menu déroulant Lieu pour sélectionner un lieu qui est impacté par l'[élément]. Sélectionnez parmi les lieux prédéfinis ou consultez la section Ajouter un lieu multi-niveau à un élément. Ce lieu peut être aussi général que le lieu du chantier au premier niveau, ou aussi spécifique que le lieu sur le chantier où l'entrepreneur travaillera au deuxième niveau.
    • Référence. Référencez tout autre outil, matériel, plan ou document lié à l'ordre de changement potentiel. 
    • Exécuté. Cochez cette case une fois que l'ordre de changement est terminé. 
    • Changement sur le chantier. Cochez cette case si l'ordre de changement concerne un changement sur le chantier. 
    • Entièrement payé. Cochez cette case pour indiquer que vous avez reçu le paiement pour ce changement. 
    • Modifier les postes d'événement de changement. Si votre projet est intégré à un système ERP, sélectionnez un poste dans le menu déroulant du poste associé. Si vous sélectionnez Nouveau poste, un poste de zéro (0) dollar sera ajouté à la ventilation des coûts de l'engagement. Si votre projet n'est pas intégré à un système ERP, vous pouvez ignorer cette action et créer l'OCE.
    • Pièce jointe. Joignez toute documentation pertinente. Remarque : si une demande de devis (DDD) est associée et que le réviseur a joint des documents à sa réponse à la DDD, l'outil Événements de changement peut être configuré pour ajouter ces pièces jointes aux nouveaux ordres de changement. Voir Configurer les paramètres avancés : événements de changement.
  5. Cliquez sur Créer. La ventilation des coûts pour l'OCE sera créée à partir des postes de l'événement de changement. Vous pouvez cliquer dans l'onglet Ventilation des coûts pour vérifier vos postes. 

 

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