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Procore

Créer un ordre de changement de l'engagement à partir d'un événement de changement

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Objectif

Créer un ordre de changement de l'engagement à partir d'un événement de changement. 

Contexte

Dans Procore, un événement de changement est tout changement qui influe sur la portée d'un projet de construction. Voir Qu'est-ce qu'un événement de changement ? Une fois qu'un événement de changement est enregistré dans Procore, les équipes de projet ont la possibilité de créer une demande de devis (DDD) pour obtenir des devis des entrepreneurs responsables. Voir Créer des appels d'offres à partir d'un événement de changement.

Vous pouvez créer un ordre de changement de l'engagement à partir d'un événement de changement avant ou après la réponse ou la révision de la DDD associée. Cependant, si vous attendez la révision de la DDD et que le statut de la DDD est défini sur « En attente d'approbation finale », la ventilation des coûts (VDC) de l'ordre de changement est automatiquement renseignée avec les montants de la DDD pendant le processus de création de l'ordre de changement. Pour plus d'informations sur les statuts de la DDD, voir Quels sont les différents statuts de la DDD et comment affectent-ils les coûts et les montants des ordres de changement ?

Le processus que vous utilisez pour gérer les changements dans Procore dépend également de la configuration des niveaux d'ordre de changement d'engagement de votre projet. Pour en savoir plus, voir Quels sont les différents paramètres de niveau d'ordre de changement dans Finances ?

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Événements de changement du projet.
      ET
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet. 

Procédure

  1. Accédez à l’outil Événements de changement du projet.
  2. Sélectionnez un ou plusieurs postes d'événement de changement que vous souhaitez inclure dans l'ordre de changement.
    Remarque : vous pouvez sélectionner des postes dans plusieurs événements de changement. Vous pouvez également utiliser la liste déroulante Filtre pour filtrer par fournisseur.
  3. Choisissez Actions par lot > Créer un OC de l'engagement .
    Remarque : les postes de la ventilation des coûts de l'ordre de changement sont créés à partir des postes de l'événement de changement.
  4. Saisissez les informations suivantes :
    • Numéro
      Ce champ se remplit automatiquement en fonction du nombre d'ordres de changement déjà créés. Par défaut, le numéro est automatiquement incrémenté de un. 
       Conseil
      Comment Procore assigne-t-il des numéros aux ordres de changement de l'engagement ?Pour en savoir plus, voir Comment les engagements, les contrats, les financements et les changements sont-ils numérotés dans Procore ?
    • Révision
      Ce champ affiche le numéro de révision de l'ordre de changement. Lorsqu'un ordre de changement est créé pour la première fois, son numéro de révision est zéro. Un ordre de changement peut avoir plusieurs révisions en raison des commentaires d'un réviseur/approbateur. Ce champ doit être saisi manuellement, car les révisions ne sont pas automatiquement suivies.
    • Titre
      Ce champ se remplira automatiquement avec le nom de l'événement de changement.
    • Statut
      Sélectionnez l'état actuel de l'ordre de changement. Le statut par défaut de Procore est En attente de révision.
      Remarque
      Quels statuts sont disponibles avec les ordres de changement de l'engagement ? Pour plus de détails, voir Quels sont les statuts par défaut des ordres de changement dans Procore ?
    • Privé
      Cochez cette case afin que seuls vous et les utilisateurs disposant d'un accès de niveau « Admin » aux ordres de changement puissiez voir cet ordre de changement.
    • Raison du changement
      Le champ Motif du changement se remplira avec le motif du changement que vous avez sélectionné dans l'événement de changement ; cependant, vous pouvez modifier si nécessaire. Sélectionnez le motif de l’ordre de changement potentiel, soit demande du client, développement de la conception, allocation, condition existante, forfait ou toute option personnalisée par l’administrateur Procore. Ensembleles configurations de gestion des changements par défaut.
    • Méthode comptable
      Ce champ hérite de la méthode comptable qui a été spécifiée dans l'engagement (par exemple Basé sur le montant). 
    • Date d'échéance
      Saisissez la date à laquelle l'ordre de changement est dû.
    • Date de facturation
      Saisissez la date à laquelle l'ordre de changement a été facturé.
    • Date de paiement
      Saisissez la date à laquelle l'ordre de changement a été payé. 
    • Réviseur désigné
      Sélectionnez un utilisateur pour réviser l'ordre de changement. 
    • Demande reçue de
      Sélectionnez un utilisateur dans l'annuaire du projet au nom de qui vous soumettez l'ordre de changement potentiel. 
    • Descriptif
      Saisissez une description plus détaillée de l'ordre de changement.
    • Impact sur le planning
      Si vous le savez, vous pouvez fournir une estimation du nombre de jours supplémentaires qui seraient potentiellement ajoutés au planning actuel du projet si l'ordre de changement était approuvé.
    • Lieu
      Utilisez le menu déroulant du lieu pour sélectionner un lieu impacté par [élément]. Sélectionnez parmi les lieux prédéfinis ou consultez Comment ajouter un lieu à plusieurs niveaux à un élément ? Cet emplacement peut être aussi général que l'emplacement du chantier au premier niveau ou aussi spécifique que l'endroit du chantier où l'entrepreneur travaillera au deuxième niveau.
    • Référence
      Référencez tout autre outil, matériau, plan ou document lié à l'ordre de changement potentiel. 
    • Exécuté
      Cochez cette case une fois l'ordre de changement terminé. 
    • Changement de champ
      Cochez cette case si l'ordre de changement est un changement sur le chantier. 
    • Entièrement payé
      Cochez cette case pour indiquer que vous avez reçu le paiement pour ce changement. 
    • Modifier les postes d'événement
      Si votre projet est intégré à un système ERP, sélectionnez un poste dans le menu déroulant du poste associé. Si vous sélectionnez Nouveau poste, un poste de zéro (0) dollar est ajouté à la ventilation des coûts de l'engagement. Si votre projet n'est pas intégré à l'ERP, vous pouvez ignorer cette action et créer l'ordre de changement. 
    • Pièce jointe
      Joignez toute documentation pertinente. Remarque : si une demande de devis (DDD) est associée et que le réviseur a joint des documents à sa réponse à la DDD, l'outil Événements de changement peut être configuré pour ajouter ces pièces jointes aux nouveaux ordres de changement. Voir Configurer les paramètres avancés : événements de changement .
  5. Cliquez sur Créer . La ventilation des coûts pour l'ordre de changement sera créée à partir des postes d'événement de changement. Vous pouvez cliquer sur l'onglet Ventilation des coûts pour vérifier vos postes. 
    Remarque

    Par défaut, les postes d'événement de changement transmettent le dernier montant du coût aux postes de la ventilation des coûts de l'ordre de changement de l'engagement.

    Si un ordre de changement au contrat principal était associé à ce poste d'événement de changement avant la création de l'ordre de changement de l'engagement, le poste d'événement de changement transmettra alors le montant Dernier prix au poste de la ventilation des coûts de l'ordre de changement de l'engagement.