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Procore

Accepter ou refuser une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation

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Objectif

Accepter ou refuser une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation.

Contexte

Si vous êtes le « contact de facturation » désigné pour une entreprise sous-traitante, l'administrateur de facturation créera une période de facturation dans Procore. Une fois la période de facturation ouverte, le gestionnaire des factures vous enverra également un e-mail avec la ligne d'objet « [Nom du projet] : [nom d'utilisateur] vous a invité à facturer ». Ce message « Invitation à facturer » est envoyé à titre de rappel de courtoisie pour vous rappeler de créer une facture de sous-traitant avant la « date d'échéance » de la période de facturation. Vous pouvez accepter ou refuser l'invitation à facturer.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour accepter ou refuser l'e-mail « Inviter à facturer », autorisations de niveau « Lecture seule » dans l'outil Engagements du projet.
      Et
    • Votre compte utilisateur doit être désigné comme contact de facturation sur le bon de commande ou le contrat de sous-traitance.

Conditions préalables

Procédure

  1. Ouvrez votre boîte de réception de e-mails.
  2. Recherchez l'e-mail contenant la ligne d'objet « [Nom du projet] : [nom d'utilisateur] vous a invité à facturer. »
  3. Ouvrez l'invitation à facturer.
    invite-to-bill-this-period.png
  4. Vérifiez les détails de la facture :
    • Période de facturation. Indique la plage de dates du cycle de facturation en cours pour lequel vous pouvez soumettre une facture.
    • Invité par. Nom de l'utilisateur Procore qui vous a envoyé le message « Invitation à facturer ». Il s'agit généralement de l'administrateur de facturation.
    • Date d'échéance. Date à laquelle votre facture est due. Vous ne pouvez pas soumettre une facture dans Procore après cette date.
  5. Répondez à la question Voulez-vous facturer cette période ? :
    • Oui. Si vous êtes prêt à créer une nouvelle facture pour cette période de facturation, cliquez sur ce bouton pour ouvrir la page Nouvelle facture dans l'application Web Procore. Procore change le statut de la facture sur « Accepté ».
      Remarques
      • Si vous n'êtes pas actuellement connecté à votre compte utilisateur Procore, vous devrez entrer vos identifiants de connexion pour valider que vous avez obtenu l'autorisation appropriée pour ouvrir la page Nouvelle facture.
      • Si vous ne créez PAS la facture maintenant, vous ne pourrez pas voir votre facture en utilisant l'onglet « Factures » de l'engagement jusqu'à ce que vous complétiez les étapes dans Soumettre une nouvelle facture en tant que contact de facturation.
      • Si vous essayez de vous connecter après la « date d'échéance » des périodes de facturation, un message apparaît dans une bannière pour vous informer que la date d'échéance est passée et vous ne serez pas autorisé à soumettre une facture pour l'instant.
      • Si vous souhaitez soumettre une facture après la « date d'échéance », vous devez contacter l'entreprise pour laquelle vous avez effectué le travail pour lui demander de créer la facture en votre nom. Voir Créer une facture pour le compte d'un contact de facturation.
    • Non. Si vous ne souhaitez PAS créer de facture pour cette période de facturation, cliquez sur ce bouton. Procore enregistre votre réponse et affiche le message de confirmation suivant pour préciser que vous avez indiqué que vous ne souhaitiez pas facturer cette période.

      no-response-invite-to-bill.png
       Conseil
      Si vous avez égaré ou supprimé par inadvertance votre « invitation à facturer », voir Un contact chargé de la facturation a-t-il besoin d'une « invitation à facturer » pour soumettre une facture ?