Autoriser ou empêcher la surfacturation sur une facture de sous-traitant
Objectif
Configurer l'outil Engagements du projet afin d'autoriser ou d'empêcher la surfacturation sur une facture de sous-traitant.
Contexte
Il y a surfacturation lorsqu'un poste d'une facture de sous-traitant dépasse le montant prévu dans un contrat. Lorsque la surfacturation est ignorée dans Procore, elle a un impact négatif sur le budget global de votre projet, puisque vous êtes facturé d'un montant supérieur à celui convenu. Par défaut, l'outil Engagements du projet est configuré pour autoriser la surfacturation sur un projet. Cependant, vous pouvez activer une fonction qui vérifie si vos factures sont surfacturées et vous avertit lorsqu'un poste est surfacturé.
Pour éviter la surfacturation dans les factures de sous-traitants, il existe deux (2) options :
- Désactivez la fonction « Autoriser la surfacturation » . Cette action empêche les utilisateurs d'enregistrer une facture si l'un des postes de la facture dépasse 100 % du montant budgété dans l'engagement. Pour désactiver ce paramètre, consultez les étapes ci-dessous.
- Activez le paramètre « Empêcher la surfacturation sur tous les projets » . L'administrateur Procore de votre entreprise active ce paramètre dans l'outil Admin au niveau entreprise. Ce paramètre permet aux utilisateurs d'enregistrer une facture lorsque les postes d'une facture dépassent 100 % du montant budgété dans l'engagement sur tous les projets de votre entreprise. Pour en savoir plus sur ce paramètre, voir Définir les valeurs par défaut pour vos projets .
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
Procédure
- Configurer le paramètre « Autoriser les sous-traitants à surfacturer »
- Mettre à jour un montant pour surfacturer un poste de ventilation des coûts
Configurer le paramètre « Autoriser les sous-traitants à surfacturer »
- Accédez à l’outil Engagements du projet.
- Cliquez sur l'icône Configurer les paramètres
. - Cliquez sur le lien Paramètres de facturation .
- Dans la page Paramètres , faites défiler jusqu'à la section Autre .
- Déplacez le bouton à bascule vers la gauche ou la droite :
- Pour éviter la surfacturation, déplacez le curseur Autoriser les sous-traitants à surfacturer vers la gauche pour qu'il soit GRIS. Il s'agit du paramètre par défaut.
OU - Pour autoriser la surfacturation, déplacez le curseur Autoriser les sous-traitants à surfacturer vers la droite afin qu'il soit BLEU, comme illustré ci-dessous.
Remarque
Si l' administrateur Procore de votre entreprise a activé le paramètre « Empêcher la surfacturation sur tous les projets » dans l'outil Admin de l'entreprise, vous ne pouvez pas modifier ce paramètre.
- Pour éviter la surfacturation, déplacez le curseur Autoriser les sous-traitants à surfacturer vers la gauche pour qu'il soit GRIS. Il s'agit du paramètre par défaut.
- Cliquez sur Mettre à jour.
Mettre à jour un montant pour surfacturer un poste de ventilation des coûts
Lorsque le paramètre « Autoriser les sous-traitants à surfacturer » est activé, Procore vous alerte lorsque les entrées de poste dépassent 100 % du montant budgété dans l'engagement.
- Accédez à l'outil Engagements du projet.
- Recherchez l'engagement dans l'onglet Contrats .
- Cliquez sur le lien Numéro pour l'ouvrir.
- Cliquez sur le bouton Modifier le contrat .
- Faites défiler jusqu'à la fiche Ventilation des coûts .
- Recherchez le poste à mettre à jour.
- Saisissez un montant supérieur au montant budgété dans l'engagement.
Exemple
Dans cet exemple, nous avons mis à jour cinq postes avec des valeurs supérieures à 100 % du montant budgété dans l'engagement.
- Cliquez sur Enregistrer.
HÉRITAGE Si vous utilisez l'ancienne expérience de facturation de sous-traitant, un message « Postes non valides » apparaît pour vous avertir que le montant que vous avez saisi dépasse 100 % du montant budgété dans l'engagement. Cliquez sur Continuer , puis ajustez les postes afin qu'ils ne dépassent plus 100 %.
BÊTA Si vous utilisez l'expérience de facturation des sous-traitants en version bêta, le message « Nous n'avons pas pu enregistrer vos modifications » s'affiche. Le message répertorie tous les postes pour lesquels votre saisie dépasse 100 % du montant budgété dans l'engagement. Ajustez le montant afin que le poste ne dépasse plus 100 %.