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Créer et lier une DDR, un événement de changement ou un autre élément de correspondance à un élément de correspondance existant

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Objectif

Pour créer et lier une DDR, un événement de changement, ou un nouveau document de correspondance à un document de correspondance existant.

Contexte 

Les éléments de correspondance sont souvent utilisés comme processus métier précurseurs d’une DDR, d’un événement de changement ou d’un type de correspondance différent. Un exemple courant de ceci est celui où une NOD (notification de retard) est approuvée et convertie en EOT (prolongation du délai) pour prolonger la durée du projet. L’action Créer et lier un nouvel Élément sur les documents de correspondance permet aux utilisateurs de créer rapidement de nouveaux éléments, de reporter toutes les informations essentielles et pièces jointes du élément de correspondance d’origine, puis de lier les éléments afin que les utilisateurs puissent facilement référencer l’événement d’origine ainsi que tout autre processus métier lié à un individu élément de correspondance.

Éléments à considérer 

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Pour créer et lier une DDR en ébauche :
      • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures sur le type de correspondance de l’élément source avec l’autorisation granulaire « Créer un élément » et autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l’outil DDR du projet.
    • Pour créer et lier une DDR « ouverte » ou « fermée » :
      • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance de l’élément source avec l’autorisation granulaire « Créer un élément » et les autorisations de niveau 'Admin' dans l’outil DDR du projet.
        OU
      • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance de l’élément source avec l’autorisation granulaire « Créer un élément » et autorisations de niveau « Standard » dans l’outil DDR du projet avec le granulaire « Agir en tant que gestionnaire de DDR » Autorisation activée dans votre modèle d’autorisations.
      Pour créer et lier un événement de changement :
      • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance de l’élément source et autorisations de niveau « Standard » ou supérieur dans l’outil Événements de changement du projet.
    • Pour créer et lier un document de correspondance :
      • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance de l’élément source et autorisations de niveau « Lecture seule » sur le type de correspondance du nouvel élément avec l’autorisation granulaire « Créer un élément » Activé dans votre modèle d’autorisation.
        OU
      • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieur sur le type de correspondance de l’élément source et autorisations de niveau « Standard » ou supérieur sur le type de correspondance du nouvel élément.
  • Une fois qu’un élément est lié à un élément de correspondance, cette action ne peut pas être annulée. 

Procédure  

Créer et lier une DDR

  1. Naviguez vers l'outil Correspondance du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Liste.
  3. Cliquez sur Numéro à côté de l’élément de correspondance auquel vous voulez créer et lier une DDR.
  4. Cliquez sur Lier
  5. Sélectionnez Créer et lier un nouvel élément
  6. Sélectionnez DDR.
    Vous êtes redirigé vers la page Nouvelle DDR.
    Les champs suivants contiennent automatiquement les informations suivantes :
    • Le champ Lieu correspond au champ Lieu du document de correspondance source.
    • Le champ Question correspond au champ Description du document de correspondance source.
    • Pièces jointes comprend les pièces jointes qui ont été téléchargées vers le document de correspondance source (à l'exclusion des pièces jointes ajoutées à toute réponse dans la section Activité du document de correspondance).
  7. Facultatif : Mettez à jour les informations des champs Lieu, Question et Pièces jointes si nécessaire.
  8. Terminez la création de la DDR. Voir Créer une DDR pour plus d'informations.
    Une fois la DDR créée, la section Liens est ajoutée à la correspondance source avec un lien vers la DDR.

Créer et lier un événement de changement 

  1. Naviguez vers l'outil Correspondance du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Liste.
  3. Cliquez sur Numéro à côté de l’élément de correspondance auquel vous souhaitez créer et lier un événement de changement.
  4. Cliquez sur Lier
  5. Sélectionnez Créer et lier un nouvel élément
  6. Sélectionnez Événement de changement.
    Vous êtes redirigé vers la page Nouvel événement de changement.
    Les champs suivants contiennent automatiquement les informations suivantes :
    • Le champ Origine comprend les champs Numéro et Objet du document de correspondance source.
    • Le champ Titre correspond au champ Objet de l'élément du document de correspondance source.
    • Le champ Description correspond au champ Description du document de correspondance source.
    • Pièces jointes comprend les pièces jointes qui ont été téléchargées vers le document de correspondance source (à l'exclusion des pièces jointes ajoutées à toute réponse dans la section Activité du document de correspondance).
  7. Facultatif : mettez à jour les informations des champs Origine, Titre, Description et Pièces jointes si nécessaire.
  8. Terminez la création de l’événement de changement. Voir Créer un événement de changement pour plus d’informations.
    Une fois l’événement de changement créé, la section Liens est ajoutée à la correspondance source avec un lien vers l’événement de changement.

Créer et lier un document de correspondance

  1. Naviguez vers l'outil Correspondance du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Liste.
  3. Cliquez sur Numéro à côté du élément de correspondance que vous souhaitez créer et auquel vous souhaitez lier un autre élément de correspondance.
  4. Cliquez sur Lier
  5. Sélectionnez Créer et lier un nouvel élément
  6. Sélectionnez le type de correspondance que vous souhaitez utiliser.
    Vous êtes redirigé vers la page Nouveau [type de correspondance]. 
    Les champs suivants contiennent automatiquement les informations suivantes :
    • Le champ Objet correspond au champ Objet du document de correspondance source.
    • Le champ Personnes assignées correspond au champ Personnes assignées du document de correspondance source.
    • Le champ Lieu correspond au champ Lieu du document de correspondance source.
    • Le champ Reçu de correspond au champ Reçu du document de correspondance source.
    • Le champ Distribution correspond au champ Distribution du document de correspondance source.
    • Le champ Description correspond au champ Description du document de correspondance source.
      Remarque
      Si le type de correspondance utilisé pour le nouveau document de correspondance a une description par défaut configurée (voir Configurer les paramètres avancés : Correspondance), la description du nouveau document de correspondance correspondra à la description par défaut du type de correspondance au lieu de la description du document de correspondance source.
    • Les pièces jointes chargées dans l’élément de correspondance source sont incluses en tant que pièces jointes à cette nouvelle correspondance. Toutefois, les pièces jointes ajoutées aux réponses dans la section Activité du document de élément de correspondance source ne sont pas incluses. Le maximum de pièces jointes pour chaque élément de correspondance est de 2 500 fichiers joints. 
      Remarque
      Si les mêmes champs personnalisés ont été ajoutés aux ensembles de champs configurables pour les types de correspondance utilisés pour le document de correspondance source et le nouveau document de correspondance (ou si les documents de correspondance utilisent le même ensemble de champs configurables avec des champs personnalisés), les champs personnalisés et leurs données du document de correspondance source seront ajoutés au nouveau document de correspondance.
  7. Facultatif : mettez à jour les informations des champs Objet, Personnes assignées, Lieu, Reçu de, Distribution, Description et Pièces jointes si nécessaire.
  8. Terminez la création du document de correspondance. Voir Créer un document de correspondance pour plus d’informations.
    Une fois le nouveau document de correspondance créé, la section Liens est ajoutée à la correspondance d’origine (source) avec un lien vers le nouveau document de correspondance. La section Liens est également ajoutée au nouveau document de correspondance avec un lien vers la correspondance d’origine.

Remarque:

  • Éléments existants (outil Origine) : Lorsque vous liez un élément existant, il apparaît dans la section supérieure. Vous pouvez les « modifier » ou les « dissocier » à tout moment.

  • Nouveaux éléments (outil) : Lorsque vous utilisez « Créer et lier », le lien apparaît dans la section inférieure. Cette action est permanente ; Une fois créés, ces éléments ne peuvent pas être dissociés ou modifiés.