Prise en main de la gestion des documents - Exigences de chargement
Vue d'ensemble
Contexte
Comme expliqué dans les leçons précédentes, l'outil de gestion des documents utilise les attributs des documents pour contrôler les autorisations des utilisateurs sur des révisions individuelles, générer une norme de dénomination et organiser vos documents pour en faciliter la récupération. Donc, si les documents chargés n'ont pas assez d'attributs, il y a un grand risque que vous ne les trouviez pas facilement par la suite. C'est pourquoi il est extrêmement important de définir les champs obligatoires avant de charger un fichier. En outre, ces exigences de chargement peuvent être personnalisées par type de document et peuvent spécifier si une norme de dénomination doit être appliquée.
Important
Les champs Nom, Type, Statut et Révision sont toujours obligatoires pour chaque document.Comment ça marche
Dans la section « Exigences de chargement » de la page Configurer les paramètres de l'outil, vous pouvez définir une règle par défaut que tous les documents doivent suivre. Vous pouvez également créer des règles conditionnelles qui remplacent les règles par défaut et ne s'appliquent qu'à certains types de documents.
Ces règles déterminent les champs de métadonnées qui doivent être remplis pour les documents chargés, ainsi que si la norme de dénomination de votre projet est appliquée.
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Meilleures pratiques
Avant de définir les exigences de chargement pour l'outil de gestion de documents, tenez compte des points suivants :
- Quelles exigences en matière d'attributs et de dénominations doivent exister pour chaque révision chargée dans le système, quel que soit son type ?
- Quelles exigences doivent varier en fonction du type de document ?
Remarque : vous ne pouvez avoir qu'une seule norme de dénomination pour l'ensemble du projet, mais vous pouvez décider de l'appliquer ou non pour chaque type de document. - Votre projet autorisera-t-il les identifiants de révision en double ? Par défaut, le champ Révision est défini comme champ modifiable tandis que le champ Version est toujours un identifiant unique non modifiable. La possibilité de modifier manuellement le champ Révision pour qu'il corresponde au numéro de révision d'un chargement précédent permet aux utilisateurs de charger un fichier contenant des modifications mineures sans le considérer comme une toute nouvelle révision. Cependant, les administrateurs peuvent exiger que les révisions soient uniques pour certains types de documents, s'ils le souhaitent.
Leçon suivante : Exigences de chargement – Configurer
Configurer
Maintenant que vous avez entendu parler des exigences de chargement pour l'outil de gestion de documents, vous êtes prêt à effectuer les actions suivantes dans Procore :
ÉLÉMENTS DE MESURE
Vidéo
1. Modifier la règle par défaut
Dans la section « Exigences de chargement » de la page Configurer les paramètres, révisez la règle par défaut et apportez les modifications nécessaires. Vous pouvez choisir si la norme de dénomination doit être appliquée, sélectionner les champs qui seront requis pour les documents chargés et décider si les identifiants de révision en double sont autorisés.
Remarque : les champs Statut, Type, Révision et Nom sont toujours obligatoires, ainsi que tout autre champ que vous avez décidé d'inclure dans l'ensemble de champs de votre entreprise pour l'outil de gestion des documents.
2. Créer des règles conditionnelles
Si certains types de documents nécessitent des exigences différentes de la règle par défaut, créez une ou plusieurs règles conditionnelles dans la section « Exigences de chargement » de la page Configurer les paramètres. Par exemple, choisissez différents champs obligatoires ou décidez de ne pas appliquer la norme de dénomination.
