Créer une vue enregistrée dans l'outil Gestion de documents

Objectif

Créer des vues enregistrées dans l'outil Gestion de documents du projet.

Contexte​

Un affichage enregistré est un ensemble enregistré de filtres de recherche permettant un accès rapide aux documents dans l'outil Gestion de documents. Les vues enregistrées organisent visuellement vos documents tout en répondant aux besoins d'un contexte particulier, comme la vue enregistrée « Plans électriques publiés » pour les électriciens qui souhaitent uniquement voir les dernières versions approuvées d'un type de document spécifique. Contrairement aux dossiers traditionnels, les vues enregistrées ne nécessitent pas que les utilisateurs spécifient un emplacement de chargement ; ils absorbent automatiquement les révisions passées, présentes et futures du même document. 

Les administrateurs peuvent créer des vues enregistrées pour toutes les personnes présentes sur le projet et les utilisateurs individuels peuvent créer des vues enregistrées qui ne sont visibles que par eux. Chaque vue enregistrée est conservée dans une collection, qui est une catégorie parent avec son propre ensemble de filtres déterminés par les administrateurs du projet. 

Étant donné que les vues enregistrées sont créées dans les collections, les filtres d'une collection affectent les filtres qui peuvent être choisis pour toute vue enregistrée qu'elle contient. Par exemple, lors de la création d'une vue enregistrée « Électrique » dans la collection « En cours de révision », la collection filtre déjà tous les documents, à l'exception de ceux dont le statut est IR-En cours de révision , de sorte que la vue enregistrée n'a besoin que d'ajouter le filtre « Électrique » à partir de le menu déroulant des disciplines. Un utilisateur ne peut pas ajouter le statut DR-Ébauche  , car la collection « En révision » les exclut.  En d'autres termes, les collections et les vues enregistrées ont une relation parent-enfant. Les vues enregistrées (enfants) adoptent les filtres de leur collection (parent).

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Éléments à prendre en compte

Procédure

  1. Accédez à l'outil Gestion des documents du projet.
  2. Assurez-vous d'être dans l'onglet Documents .
  3. Dans le panneau Vues enregistrées, cliquez sur une vue enregistrée répertoriée sous un nom de collection en gras. Par exemple, cliquez sur « Tous les documents publiés » dans la collection intitulée « Publié ». 
    Remarque : si le panneau des vues enregistrées est masqué, cliquez sur le bouton Afficher les vues enregistrées. icon-show-saved-views.png icône en haut du tableau. 
    Conseil :  pour décider quelle vue enregistrée de la collection choisir comme point de départ, tenez compte des filtres qu'elle utilise. Apprenez à afficher les filtres d'une collection à l'aide des informations icon-info3.png icône dans cet article de collecte . 
  4. Utilisez le menu Filtres pour apporter au moins une modification aux filtres de la vue enregistrée actuelle. Tenez compte des conseils suivants : 
    • Si vous souhaitez uniquement la dernière révision de chaque document, cliquez sur le bouton Dernière révision  . Sinon, choisissez Toutes les révisions.
      • La « Dernière révision » dépend du contexte. Les autorisations d'utilisateur, les filtres de la collection et l' ordre des révisions affectent tous intelligemment la révision qui s'affiche dans la vue enregistrée. 
    • Si vous souhaitez ajouter un filtre qui inclut des documents que la collection elle-même a déjà filtrés, vous devez trouver une collection plus appropriée pour l'affichage enregistré souhaité. 
      • Découvrez ce que sont les filtres d'une collection en cliquant sur les infos icon-info3.png icône .
  5. Facultatif : configurez les colonnes de votre nouvelle vue enregistrée en suivant les étapes décrites dans la section Configurer votre vue dans l'outil Gestion de documents. Vous pouvez enregistrer des préférences telles que les colonnes visibles, l'ordre dans lequel elles apparaissent et si certaines d'entre elles sont épinglées à gauche ou à droite. 
  6. Lorsque vous êtes prêt à créer la vue enregistrée, cliquez sur Créer.
    Remarque : si le bouton Créer est inactif, vos filtres sont en dehors des paramètres de la collection ou vous n'avez pas encore sélectionné de filtres différents de la vue enregistrée dans laquelle vous vous trouvez. 
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  7. Remplissez les informations suivantes :
    Les champs marqués d'un astérisque (*) sont obligatoires. 
    • Nom*: saisissez un nom pour la vue enregistrée. Ce nom apparaîtra dans la liste des vues enregistrées.
    • Description: saisissez une description pour la vue enregistrée.
    • Accès à la vue: sélectionnez une option d'accès pour la vue enregistrée.
      Remarque : seuls les utilisateurs disposant d'autorisations « Admin » dans l'outil Gestion de documents peuvent créer des vues pour tous les membres du projet. 
      • Pour créer une vue enregistrée personnelle que vous seul pouvez voir, sélectionnez Moi.
      • Pour créer une vue enregistrée que tous les membres du projet peuvent voir, sélectionnez Tout le monde dans le projet.
  8. Cliquez sur Créer. 
    <br ] La nouvelle vue enregistrée est ajoutée au panneau Vues enregistrées. Cliquez à tout moment sur le nom de la vue enregistrée pour afficher la liste filtrée des documents.

Voir aussi