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Procore

Créer une ventilation des coûts du sous-traitant

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Contexte

De la même manière que vous pouvez inviter un contact de facture à soumettre une facture de sous-traitant pour examen, vous pouvez inviter un contact de facture à fournir une répartition plus détaillée des postes dans l'onglet Ventilation des coûts. Il vous suffit d'activer l'onglet VDC du sous-traitant sur un engagement.

  • Dans l'onglet général « Ventilation des coûts » pour un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, chaque poste est assigné à un code de coût et à un type de coût spécifiques.
  • Dans l'onglet « Ventilation des coûts du sous-traitant » d'un bon de commande ou d'un contrat de sous-traitance, il peut vous être demandé de fournir une ventilation plus détaillée d'un poste dans l'onglet « Ventilation des coûts ». Ceci peut être nécessaire pour fournir une explication plus complète sur les montants pour obtenir l'approbation d'une facture.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Engagements du projet.
      OU
    • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Engagements du projet avec l' autorisation granulaire « Créer un Contrat de bon de commande » et « Créer un Contrat de bon de commande » activée dans votre modèle d'autorisations.
      Remarques
      • Les autorisations d'accès aux outils Facturation et Facturation proportionnelle sont régies par les autorisations définies sur l'outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux. Les noms des outils Procore varient en fonction de la langue ou du dictionnaire de point de vue configuré dans Procore. Consultez « Quels sont les dictionnaires et les langues disponibles dans l'application Web de Procore ? »
      • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation) employé par une entreprise qui travaille sur un projet géré dans Procore, votre capacité à effectuer les tâches relatives à la facturation est déterminée par le titulaire du compte de l'entreprise Procore. Le titulaire du compte peut choisir de vous mettre les paramètres suivants à disposition :
        • Un compte utilisateur Procore.
        • Des autorisations d'accès aux outils Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
        • L'appartenance à la liste « privée » d'un contrat ou d'un financement spécifique.
        • Qualification de « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
    Restrictions :
  • Informations supplémentaires :
    • Dans l'onglet Général du bon de commande ou du contrat de sous-traitance, vous devez sélectionner le nom d'utilisateur de votre collaborateur dans les champs « Privé » et « Contact de facturation » avant que votre collaborateur puisse voir la ventilation des coûts.
      • Seuls les postes de détail ajoutés dans l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant seront reportés sur la facture.
      • Si votre entreprise utilise l'outil Intégrations ERP, les postes de ventilation des coûts du sous-traitant que vous créez ne sont PAS synchronisés avec votre système ERP intégré.
 Conseil
Vous créez un VDC de sous-traitant pour que votre collaborateur en aval puisse la mettre à jour ultérieurement ? Si tel est le cas, votre entreprise doit fournir au collaborateur un compte utilisateur Procore dans l'annuaire de l'entreprise. En outre, cet utilisateur doit disposer des autorisations adéquates pour un contact de facturation. Pour en savoir plus, consultez « Qu'est-ce qu'un contact de facturation ?»

Conditions préalables

Procédure

Créer un engagement

Suivez les étapes décrites dans Créer un engagement . Mettez ensuite à jour la ventilation des coûts comme décrit ci-dessous.

Mettre à jour la ventilation des coûts

  1. Rendez-vous sur l'outil Facturation du projet ou Facturation progressive.
    Remarque
    Le nom de l'outil Procore dans votre environnement dépend de la langue ou du dictionnaire de points de vue configurés dans Procore. Consultez la page Quels sont les dictionnaires et les langues disponibles dans l'application Web Procore ?
  2. Cliquez sur l'onglet Sous-traitant.
  3. Localisez le bon de commande ou le contrat de sous-traitance dans la liste. Puis le lien Contrat pour ouvrir le contrat.
  4. Dans l'onglet Général, cliquez sur Modifier.
  5. Fournissez au compte d'utilisateur du contact de facturation les autorisations d'accès appropriées.
     Important

    Pour fournir à un sous-traitant l'autorisation d'accès appropriée pour mettre à jour la ventilation des coûts du sous-traitant sur un bon de commande ou un contrat de sous-traitance, vous devez procéder comme suit :

    1. Sélectionnez le nom d'entreprise du sous-traitant dans la liste déroulante Contacts par entreprise.
    2. Ajoutez le sous-traitant à la liste déroulante Contacts de facturation.
    3. Ajoutez le sous-traitant à la liste déroulante Privé(e).
    4. Cliquez sur Enregistrer.
  6. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
  7. Cliquez sur Ajouter une ligne.
    Remarques
    • L'onglet « Ventilation des coûts » est une VDC général qui détaille chaque étendue de travail associée au bon de commande ou au contrat de sous-traitance.
    • L'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant est la zone la plus spécifique dans laquelle les collaborateurs fournissent une répartition plus détaillée des postes dans l'onglet général de la ventilation des coûts.
  8. Ajoutez tous les postes associés à l'onglet général « Ventilation des coûts » :
    schedule-of-values-tab-with-celis.png
    • Modifier le poste de l'événement de changement
      Si les événements de changement sont activés, vous pouvez sélectionner un poste d'événement de changement si vous souhaitez lier le bon de commande ou le contrat de sous-traitance à un événement de changement spécifique.
    • Poste du contrat principal
      Si vous n'avez pas activé les événements de changement, sélectionnez le poste associé dans votre contrat principal. Si l'élément n'est pas pris en compte dans le contrat principal, sélectionnez l'option « Non budgété ».
    • Code budgétaire
      Sélectionnez un code budgétaire dans la liste ou cliquez sur Créer un code budgétaire pour en créer un nouveau. Consultez « Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ? »
    • Description
      Saisissez une brève description du poste.
    • Code fiscal
      Sélectionnez un code fiscal à utiliser pour ce poste. Ce champ n'apparaît que si vous avez activé la fonction de code fiscal. Voir Comment utiliser les codes fiscaux dans un projet ?
    • Montant
      Spécifiez le coût du poste.
  9. Cliquez sur Ajouter un poste pour ajouter des postes supplémentaires, si nécessaire.
  10. Une fois que vous avez terminé d'ajouter des postes, effectuez l'une des opérations suivantes :
    Remarque
    Si vous avez déjà enregistré la facture, le bouton Créer est intitulé Enregistrer et le bouton Créer et envoyer par e-mail est intitulé Enregistrer et envoyer par e-mail.
    • Pour ajouter des postes de ventilation des coûts du sous-traitant au nom de votre sous-traitant, cliquez sur Créer ou Enregistrer. OU
    • Pour inviter vos contacts de facturation à créer les postes de VDC du sous-traitant, cliquez sur Créer et envoyer par e-mail . Cliquez sur Enregistrer et envoyer par e-mail pour l'envoyer aux contacts de facturation ainsi qu'un e-mail les informant qu'ils peuvent ajouter leurs postes de sous-traitant à l'onglet VDC du sous-traitant.
       Conseil
      Quand Procore envoie-t-il des notifications par e-mail aux administrateurs de factures, aux contacts de factures et aux membres de la liste de distribution d'une facture ? Pour en savoir plus, consultez « Quand Procore envoie-t-il des notifications par e-mail aux contacts des factures ?»
  11. Passez à l'étape suivante. 

Mettre à jour la ventilation des coûts du sous-traitant

Si vous êtes un administrateur des factures (ou un contact de factures invité à mettre à jour une VDC de sous-traitant), vous pouvez effectuer ces étapes sur le contrat d'engagement.

  1. Dans l'engagement, cliquez sur l'onglet VDC du sous-traitant .
    Remarque
    Si vous ne voyez PAS d'onglet VDC du sous-traitant sur le contrat d'engagement, un utilisateur disposant des autorisations de niveau Admin sur l'outil Engagements doit l'activer. Consultez « Ajouter une VDC du sous-traitant à un engagement » et « Activer ou désactiver l'onglet VDC du sous-traitant dans l'outil Engagements ».
  2. Cliquez sur Modifier.
  3. Saisissez la répartition détaillée des poste dans l'onglet VDC du sous-traitant comme suit :
    sub-sov-remaining-to-allocate.png
    • Cliquez sur le lien +Ajouter un poste.
    • Dans la zone Description, ajoutez une description détaillée du travail à effectuer.
    • Dans la zone Montant, ajoutez le montant spécifique pour ce travail.
    • Continuez cette étape jusqu'à ce que le montant restant à allouer pour ce code budgétaire et cette description indique 0,00 $.
  4. Lorsque vous avez alloué tous les montants dans l'onglet Ventilation des coûts du sous-traitant, cliquez sur le bouton Soumettre.
    Remarques
    • Le bouton Soumettre est grisé et indisponible jusqu'à ce que les champs Restant à allouer dans la ventilation des coûts du sous-traitant affichent tous 0,00 $.
    • Après avoir cliqué sur le bouton, Procore remplace le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant par En cours de révision.
    • Vous ne serez PAS en mesure de modifier votre livrable à moins que l'administrateur des factures ne remplace le statut de la ventilation des coûts du sous-traitant par Réviser et renvoyer.