Créer un défaut d’UOSD
Objectif
Pour créer un défaut lorsque vous recevez des matériaux incorrects, endommagés, excédentaires ou manquants.
Contexte
Lorsque vous recevez un envoi, vérifiez les matériaux pour vous assurer que tous les articles sont acceptables. À l’occasion, vous pouvez recevoir des documents inacceptables, excessifs, courts ou endommagés (UOSD). Si vous rencontrez des problèmes avec l’envoi, vous pouvez créer un défaut pour suivre le problème et le résoudre avec votre fournisseur.
Vous pouvez créer un défaut à l’aide des statuts suivants :
- Endommagé
- Excédent
- Court
- Inacceptable
Note: Cette option est généralement utilisée si l’élément incorrect a été envoyé.
Éléments à prendre en compte
- Autorisations utilisateur requises
- Pour les excédents et les ruptures de stock, la quantité de la ligne de réception parent est mise à jour, mais la quantité d’expédition reste la même. Dans d’autres scénarios, la quantité d’envoi est automatiquement mise à jour pour correspondre à la quantité reçue lorsque l’entrée est validée.
- Une fois l’accusé de réception validé, le billet UOSD est automatiquement créé après la validation de l’encaissement. Voir Valider un reçu.
Procédure
Créer un UOSD pour les matériaux endommagés
- Accédez à l’outil Matériaux du projet.
- Cliquez sur l’onglet Contrôle .
- Cliquez sur le sous-onglet Reçus.
- Cliquez sur le numéro de reçu.
Conseil
Définissez les emplacements de stockage pour tous les éléments avant de créer l’UOSD/le défaut pour un poste. La ou les lignes défectueuses seront par défaut au même emplacement de stockage. Voir Créer un reçu.
- Pour le poste de matériaux, cliquez sur le champ « Statut » et sélectionnez Vérifié > endommagé.
Remarque
Cette action crée deux sous-lignes, l’une pour les matériaux endommagés (#.2) et l’autre pour les matériaux acceptables (#.1). Si vous avez plusieurs types de défauts, vous pouvez ajouter d’autres sous-lignes pour suivre avec précision la quantité et l’état. - Dans la sous-ligne #.2, complétez les informations suivantes pour les matériaux endommagés :
- Saisissez la quantité de matériaux endommagés.
- Saisissez l’emplacement où les matériaux endommagés sont stockés.
- Optionnel: Saisissez des notes.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Pour les autres documents, examinez et entrez les informations dans la sous-ligne #.1.
- Saisissez la quantité de matériaux.
- Sélectionnez le « Statut/Condition ».
- Saisissez l’emplacement où les matériaux sont stockés.
- Optionnel: Saisissez des notes.
- Optionnel: Joignez des photos en suivant ces étapes :
- Cliquez sur l’icône du curseur pour le poste et sélectionnez Photo/Documents.
- Cliquez sur Ajouter des fichiers et sélectionnez un fichier.
OR
Glisser-déposer des fichiers dans la fenêtre modale des pièces jointes. - Cliquez sur Charger.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Optionnel: Pour créer des sous-lignes supplémentaires, cliquez sur l’icône Ajouter une sous-ligne
. Saisissez les informations relatives aux sous-lignes, puis cliquez sur Enregistrer.
Conseil
Cliquez sur la sous-ligne #.1 avant d’ajouter des sous-lignes supplémentaires pour vous assurer que la quantité du nouveau défaut UOSD est séparée de la quantité acceptable. Les nouvelles sous-lignes prendront la quantité de la sous-ligne sélectionnée, sauf en cas de création d’un dépassement.
Créer un UOSD pour un dépassement
- Accédez à l’outil Matériaux du projet.
- Cliquez sur l’onglet Contrôle .
- Cliquez sur le sous-onglet Reçus.
- Cliquez sur le numéro de reçu.
Conseil
Définissez les emplacements de stockage pour tous les éléments avant de créer l’UOSD/le défaut pour un poste. La ou les lignes défectueuses seront par défaut au même emplacement de stockage. Voir Créer un reçu.
- Pour le poste de matériaux, cliquez sur le champ « Statut » et sélectionnez Dépassement.
Remarque
Cette action crée deux sous-lignes, l’une pour la quantité excédentaire de matériaux (#.1.2) et l’autre pour les matériaux acceptables (#.1.1). Si vous avez plusieurs types de défauts, vous pouvez ajouter d’autres sous-lignes pour suivre avec précision la quantité et l’état. - Dans la sous-ligne 1.2, complétez les informations suivantes pour les matériaux supplémentaires :
- Saisissez la quantité de matériaux supplémentaires.
- Saisissez l’emplacement où les matériaux supplémentaires sont stockés.
- Saisissez des notes.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Pour les autres matières, inscrivez les renseignements de la sous-ligne 1.1.
- Saisissez la quantité de matériaux.
- Sélectionnez le « Statut/Condition ».
- Saisissez l’emplacement où les matériaux sont stockés.
- Saisissez des notes.
- Cliquez sur Enregistrer.
Créer un UOSD pour un court métrage
- Accédez à l’outil Matériaux du projet.
- Cliquez sur l’onglet Contrôle .
- Cliquez sur le sous-onglet Reçus.
- Cliquez sur le numéro de reçu.
Conseil
Définissez les emplacements de stockage pour tous les éléments avant de créer l’UOSD/le défaut pour un poste. La ou les lignes défectueuses seront par défaut au même emplacement de stockage. Voir Créer un reçu.
- Pour le poste de matériaux, cliquez sur le champ « Statut » et sélectionnez Court.
Remarque
Cette action crée deux sous-lignes, l’une pour la quantité courte (#.1.2) et l’autre pour les matériaux acceptables (#.1.1). Si vous avez plusieurs types de défauts, vous pouvez ajouter d’autres sous-lignes pour suivre avec précision la quantité et l’état. - Dans la sous-ligne 1.2, complétez les informations suivantes pour les documents courts :
- Saisissez la quantité de matériaux qui était attendue, mais qui n’était pas incluse dans l’envoi.
- Saisissez des notes.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Pour les autres matériaux, entrez les informations de la sous-ligne 1.1.
Note: La quantité est automatiquement mise à jour au montant que vous avez reçu, en tenant compte de la quantité courte.- Sélectionnez le « Statut/Condition ».
- Saisissez l’emplacement où les matériaux sont stockés.
- Saisissez des notes.
- Cliquez sur Enregistrer.
Créer un UOSD pour les matériaux non valides
- Accédez à l’outil Matériaux du projet.
- Cliquez sur l’onglet Contrôle .
- Cliquez sur le sous-onglet Reçus.
- Cliquez sur le numéro de reçu.
Conseil
Définissez les emplacements de stockage pour tous les éléments avant de créer l’UOSD/le défaut pour un poste. La ou les lignes défectueuses seront par défaut au même emplacement de stockage. Voir Créer un reçu.
- Pour le poste de matériaux, cliquez sur le champ « Statut » et sélectionnez Vérifié comme inacceptable.
- Saisissez la quantité de matériaux qui ne sont pas acceptables.
- Saisissez l’emplacement où les matériaux sont stockés.
- Saisissez des notes.
- Cliquez sur Enregistrer.
- Optionnel: Pour créer des sous-lignes supplémentaires, cliquez sur l’icône Ajouter une sous-ligne
. Saisissez les informations relatives aux sous-lignes, puis cliquez sur Enregistrer.