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Procore

Modifier un contrat principal

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Objectif

Modifier le contrat principal d'un projet.

Contexte

Vous pouvez modifier un contrat principal à tout moment avant de le placer dans le statut « Approuvé ».

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
      OU
    • Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Contrats principaux du projet avec l'autorisation granulaire « Mettre à jour les Contrats principaux » activée dans votre modèle d'autorisations.
  • Informations supplémentaires :
    • Certains champs ne peuvent pas être modifiés lorsque les éléments ont le statut « Approuvé ». Par exemple, vous ne pouvez pas modifier une ventilation des coûts sur une facture au maître d'ouvrage ou un ordre de changement au contrat principal (OCCP) dont le statut est déjà « Approuvé ».

Conditions préalables

Procédure

Modifier un contrat principal

  1. Accédez à l'outil Contrats principaux du projet.
  2. Recherchez le contrat avec lequel travailler, puis cliquez sur son lien Numéro . 
  3. Cliquez sur Modifier.
  4. Dans l'onglet Général, sous Informations générales, modifiez les informations suivantes selon vos besoins :
    Remarques : il n'y a pas de champs obligatoires lors de la création d'un nouveau contrat principal. Si vous cliquez sur Créer sans terminer l'entrée de données, le système enregistre le contrat avec votre nom répertorié comme créateur et le place par défaut au statut Ébauche.
    • Signer avec DocuSign©
      Si vous utilisez l'intégration Procore + DocuSign© (voir DocuSign©), une coche s'affiche par défaut. Décochez la case si le contrat principal ne nécessite PAS de signature DocuSign©.
    • Nº de contrat
      Acceptez le numéro de contrat par défaut, saisissez un nouveau numéro pour le contrat principal ou créez un schéma de numérotation personnalisé à utiliser.
      Remarques :
      • Par défaut, Procore incrémente automatiquement ce nombre si vous créez plusieurs contrats principaux (par exemple, 1, 2, 3 et ainsi de suite). 
      • Pour utiliser un schéma de numérotation personnalisé, saisissez un ensemble de caractères alphanumériques (par exemple, PC-1 ou PC-01 ou PC-001). Procore incrémentera le numéro sur les nouveaux contrats.
    • Titre
      Saisissez un nom descriptif pour le contrat principal.
    • Maître d'ouvrage/Client
      Sélectionnez le maître d'ouvrage/client du projet dans la liste déroulante.
    • Architecte/Ingénieur
      Sélectionnez l'architecte responsable du projet dans la liste déroulante.
    • Entrepreneur
      Saisissez le nom de l'entreprise correspondant à l'entrepreneur principal qui gère le projet de construction. Si vous configurez le contrat principal, il s'agit généralement du nom de votre entreprise.
    • Statut
      Sélectionnez le statut actuel du contrat principal. Vous avez le choix entre les options suivantes : Ébauche, Envoyé pour appel d'offres, Envoyé pour signature, Approuvé, Terminé et Résilié.
      Remarque :       vous ne pouvez créer des ordres de changement et des factures que si le statut du contrat principal est Approuvé ou Terminé.
    • Exécution
      Cochez cette case si le contrat a été entièrement exécuté.
    • Rendre visible seulement pour les administrateurs et les utilisateurs suivants
      Cochez cette case pour limiter la visibilité aux utilisateurs disposant de l'autorisation « Admin » et aux utilisateurs désignés dans la case « Autoriser ces utilisateurs à afficher les éléments de ventilation des coûts ».
    • Autoriser ces utilisateurs à afficher les éléments de ventilation des coûts
      Cochez cette case et, dans la liste déroulante « Sélectionner une personne », sélectionnez des noms d'utilisateurs disposant d'autorisations « Standard » ou « Lecture seule » dans l'outil Contrats principaux.
    • Retenue de garantie par défaut. Spécifiez un pourcentage par défaut qui sera automatiquement appliqué à tous les coûts des postes à des fins de retenue de garantie. Par exemple, saisissez : 10 %
    • Description
      Saisissez un résumé descriptif pour fournir plus de détails sur le contrat principal.
    • Pièces jointes
      Joignez tout fichier pertinent au contrat principal (une copie électronique du contrat signé, par exemple).
  5. Sous Dates du contrat, procédez comme suit :
    • Date de création
      Affiche la date de création du contrat. Elle ne peut pas être modifiée.
    • Date de début
      Spécifiez la date de début officielle du projet.
    • Date d'achèvement estimée
      Spécifiez la date d'achèvement estimée du projet.
    • Date d'achèvement substantiel*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date d'achèvement substantiel fait référence à la date à laquelle les travaux sont considérés comme suffisamment achevés pour satisfaire les exigences contractuelles. Elle correspond également à la date à laquelle le maître d'ouvrage du projet ou le client peut commencer à exploiter tout ou partie du projet et l'entrepreneur général est en droit de recevoir le paiement du solde du contrat (moins la retenue) jusqu'à l'achèvement définitif.
      Remarque : si elle est activée, la date d'achèvement substantiel est remplacée par la date d'achèvement substantiel révisée de l'ordre de changement au contrat principal dès qu'un ordre de changement au contrat principal a le statut Approuvé.
    • Date d'achèvement réelle
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Ceci signifie qu'à cette date, les paiements finaux ont été traités et le contrat est considéré comme clôturé.
    • Date du contrat*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Il s'agit de la date d'entrée en vigueur de l'accord contractuel, c'est-à-dire de la date à laquelle le contrat prend effet. 
    • Date de réception du contrat signé
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Il s'agit de la date à laquelle le contrat exécuté a été reçu. 
       Conseil
      Collecterez-vous des signatures sur ce contrat avec DocuSign © ?Si tel est le cas, sachez que le champ « Date de réception du contrat signé » est intitulé champ « Signature requise » lorsqu'un utilisateur a cliqué sur le bouton Signer avec DocuSign © ou si l'enveloppe DocuSign © a été envoyée aux destinataires et est en attente de signature ( c'est-à-dire que pendant l'attente des signatures, le statut du contrat est défini sur En attente ). Lorsque la signature finale est terminée, l'intégration Procore + DocuSign © met à jour ce champ pour afficher la date de signature. Vous pouvez maintenant cliquer sur Afficher pour ouvrir le PDF signé dans DocuSign © . 
    • Date d'exécution*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Il s'agit de la date à laquelle l'accord a été signé par toutes les parties. 
    • Date d'émission*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Il s'agit de la date à laquelle l'accord contractuel a été délivré aux deux parties.
    • Date de retour
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. 
    • Date de la lettre d'intention
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de la lettre d'intention est la date à laquelle le document de lettre d'intention décrivant l'entente entre les parties est reçu avant que le contrat ne soit finalisé.
    • Date de la lettre d'approbation*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de la lettre d'approbation est la date à laquelle le respect des honoraires, des déclarations et des informations spécifiés dans la lettre d'approbation du contrat a été accepté par signature dans le dossier.
    • Date de résiliation du contrat
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de résiliation de contrat est la date, indiquée dans le contrat principal, où toutes les parties ont satisfait à toutes les obligations et conditions contractuelles.
  6. Sous Informations supplémentaires, procédez comme suit :
    • Inclusions. Précisez toute inclusion convenue dans le contrat.
    • Exclusions. Précisez toute exclusion convenue dans le contrat.
  7. Cliquez sur Enregistrer.

Ajouter, supprimer et réorganiser des postes de ventilation des coûts

  1. Accédez à l'outil Contrats principaux.
  2. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
  3. Cliquez sur le bouton points de suspension verticaux (⋮). Choisissez ensuite parmi les options de menu suivantes :
    view-prime-contract-sov-options.png
    • Ajouter au-dessus. Sélectionnez cette option pour ajouter un poste au-dessus du poste actuel.
    • Ajouter au-dessous. Sélectionnez cette option pour ajouter un poste au-dessous du poste actuel.
    • Supprimer. Sélectionnez cette option pour supprimer le poste actuel.
       Conseil
      Pour réorganiser les postes dans la liste, vous pouvez saisir les numéros dans la colonne Nº. Ceci vous permet de spécifier l'ordre de chaque élément dans la ventilation des coûts.
  4. Cliquez sur Enregistrer.