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Procore

Importer une ventilation des coûts du contrat principal à partir d'un fichier CSV

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Objectif

Mettre à jour la ventilation des coûts d'un contrat principal en chargeant un fichier de valeurs séparées par des virgules (CSV) dans l'outil Contrats principaux.

Contexte

Une ventilation des coûts (VDC) est une liste de postes qui détaille tous les coûts convenus (par exemple, la main-d'œuvre, les matériaux, etc.) sur un projet. Sa forme abrégée est VDC et elle détaille le montant du contrat en éléments de paiement individuels pour montrer comment la somme totale du contrat est allouée à tous les travaux du projet. Une VDC est également basée sur le budget approuvé du projet et couramment utilisée pour déterminer les paiements échelonnés au(x) entrepreneur(s).

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » sur l'outil Contrats principaux du projet.
  • Information supplémentaire :

Procédure

Personnaliser le délimiteur & Télécharger un modèle vierge

  1. Accédez à l'outil Contrats principaux du projet. 
  2. Dans le tableau, cliquez sur le lien Numéro pour ouvrir le contrat. 
  3. Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts. 
  4. Au bas de la page Ventilation des coûts, cliquez sur Importer la ventilation des coûts à partir de CSV. 
  5. Dans la fenêtre Importer la ventilation des coûts à partir d'un fichier CSV , choisissez ces options :
    • Cliquez sur Personnaliser le délimiteur CSV pour afficher les options. 
    • Sous Choisir le délimiteur CSV , choisissez l'une de ces options :
      customize-delimiter.png
       Conseil
      Qu'est-ce qu'un délimiteur ?Un délimiteur est un caractère utilisé pour séparer des valeurs ou des chaînes de texte. Il marque à la fois le début et la fin d'une unité de données.
      • Virgule . Sépare les données par une virgule (,). Il s'agit de l'option par défaut de Procore. 
      • Point- virgule . Sépare les données par un point-virgule (;). 
  6. Cliquez sur le bouton Télécharger un modèle CSV vierge .
    Procore télécharge un fichier de modèle vierge nommé « Modèle de ventilation des coûts de sous-traitance » à l'emplacement de téléchargement spécifié pour votre navigateur Web.  

Ajouter des postes au modèle vierge

  1. Sur votre ordinateur, ouvrez le modèle que vous venez de télécharger. 
  2. Suivez l'une (1) de ces étapes pour ajouter des postes à votre modèle vierge :
     Conseil
    Quelle méthode comptable est configurée pour l'engagement ?Consultez les en-têtes du modèle vierge. Si vous voyez une colonne « Montant », l'engagement est configuré pour la méthode basée sur le montant. Si vous voyez « Unité », l'engagement est configuré pour la méthode basée sur l'unité. Pour savoir comment définir la méthode comptable à utiliser, voir Comment définir la méthode comptable pour un contrat ou un financement ?

Méthode comptable basée sur le montant

  1. Lorsqu'un contrat utilise la méthode comptable basée sur les montants (voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ou d'un financement ?), entrez les postes dans le fichier modèle téléchargé comme suit :
    • # . Saisissez le numéro du poste. 
    • Code budgétaire . Saisissez le code budgétaire du poste. 
    • Code des impôts . Saisissez un code fiscal pour le poste. 
    • Montant . Saisissez le montant du poste. 
    • Facturé à ce jour . Saisissez le montant facturé à ce jour pour le poste, le cas échéant. 
    • Montant restant . Saisissez le montant restant pour le poste, le cas échéant. 
  2. Enregistrez votre saisie de données dans le modèle terminé. 

Méthode comptable basée sur l'unité/la quantité

  1. Lorsqu'un contrat utilise la méthode comptable basée sur les unités/quantités (voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ou d'un financement ?), entrez les postes dans le fichier modèle téléchargé comme suit :
    • # . Saisissez le numéro du poste. 
    • Code budgétaire . Saisissez le code budgétaire du poste. 
    • Description. Saisissez une description pour le poste.
    • Code des impôts . Saisissez un code fiscal pour le poste. 
    • Qté . Saisissez la quantité unitaire pour le poste. 
    • Unité de mesure . Saisissez une unité de mesure (UdM) pour le poste. 
    • Coût unitaire. Saisissez le coût unitaire du poste. 
    • Montant. Saisissez le montant total du poste. 
    • Facturé à ce jour . Saisissez le montant facturé à ce jour pour le poste, le cas échéant. 
    • Montant restant . Saisissez le montant restant pour le poste, le cas échéant. 
  2. Enregistrez votre saisie de données dans le modèle terminé.

Importer le modèle CSV rempli dans Procore

  1. Revenez à la fenêtre Importer la ventilation des coûts à partir de CSV . 
  2. Cliquez sur le bouton Charger un fichier . 
    import-sov-from-csv-window.png
  3. Accédez au modèle terminé sur votre ordinateur et chargez-le. 
  4. Choisissez parmi ces options :
    • Si la ventilation des coûts de l'engagement comporte zéro (0) poste, cliquez simplement sur le bouton Importer . 
      OU
    • Si la ventilation des coûts de l'engagement comporte des postes existants, choisissez l'une (1) de ces options :
      • Ajouter des postes supplémentaires . Cette option ajoute les postes du modèle aux postes existants de la ventilation des coûts. Cliquez ensuite sur le bouton Importer .
        Ou
      • Remplacer les postes existants . Cette option supprime tous les postes existants de la ventilation des coûts et les remplace par les postes du modèle.  Cliquez ensuite sur le bouton Importer . Remarque : si le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » est activé dans l'outil Engagements du projet, cette option est grisée et indisponible une fois qu'une facture est créée et que les postes sont facturés. Pour en savoir plus, voir Qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » ?
 Conseils
  • Comment savoir si l'importation a réussi ? Une bannière de réussite VERTE apparaît lorsque le processus d'importation a réussi. 
  • Comment obtenir des détails sur une erreur de fichier ?Une bannière d'erreur ROUGE apparaît en cas d'erreur de fichier. Cliquez sur le bouton Afficher les erreurs illustré ci-dessous pour afficher des informations plus spécifiques sur l'erreur à corriger. 
    show-errors-button.png