Envoyer un contrat principal par e-mail

Objectif

Envoyer un contrat principal par e-mail à d'autres utilisateurs de Procore pour révision et/ou approbation.

Contexte

Après avoir créé un ou plusieurs contrats principaux, vous devrez peut-être partager ces informations avec d'autres personnes. Les autres outils Procore envoient des notifications automatiques par e-mail aux membres d'un groupe de distribution ou d'une liste lorsque des éléments sont créés, mis à jour ou approuvés, mais un contrat principal contient des données financières sensibles qui doivent être protégées. C'est pourquoi les contrats principaux doivent être explicitement envoyés aux particuliers.

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises :
- Pour envoyer un contrat principal par e-mail, autorisations de niveau « Standard » ou supérieures dans l'outil Contrats principaux du projet.
- Pour être nommé en tant que destinataire dans le champ À ou CC, vous devez disposer d'un compte utilisateur dans l'annuaire du projet.
  Remarque : tous les destinataires nommés dans le champ À ou CC peuvent afficher les données de votre contrat principal dans le PDF joint à l'e-mail.
- Pour accéder à un contrat principal en cliquant sur le lien « Afficher ce contrat » ou « Afficher en ligne » dans l'e-mail :
  - Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
    OU
  - Autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » dans l'outil Contrats principaux du projet ET votre nom doit être répertorié sous « Rendre visible seulement pour les administrateurs et les utilisateurs suivants ».
Restrictions :
- Contrairement aux autres outils Procore, qui envoient des notifications automatiques par e-mail aux listes ou aux groupes de distribution, l'outil Contrats principaux vous oblige à suivre les étapes ci-dessous.

Conditions préalables

Chacun des destinataires doit avoir un compte utilisateur dans l'annuaire du projet de Procore. Voir Ajouter un compte utilisateur à l'annuaire du projet.
Vous devez disposer d'un contrat principal à envoyer par e-mail. Voir Créer des contrats principaux.

Procédure

Accédez à l'outil Contrats principaux du projet.
Recherchez le contrat principal avec lequel travailler. Cliquez ensuite sur son lien Numéro.
Cliquez sur Envoyer le contrat par e-mail.
Remplissez les champs suivants :
- À
  Commencez à taper dans ce champ pour sélectionner les destinataires principaux dans une liste d'utilisateurs dans l'annuaire du projet. Voir Ajouter un compte utilisateur à l'annuaire du projet.
  
  Mise en garde
  Votre contrat principal contient-il des pièces jointes que vous ne souhaitez masquer aux destinataires de l'e-mail ? Si votre équipe de projet a ajouté des pièces jointes au contrat principal que vous envoyez par e-mail, assurez-vous de vérifiez toutes ces pièces pour être certains de les envoyer à vos destinataires. Vos destinataires auront la possibilité de télécharger ces pièces jointes. Pour savoir comment ces pièces jointes ont été ajoutées, consultez Créer des Contrats principaux et Modifier un Contrat principal.
- CC
  Commencez à taper dans ce champ pour sélectionner les destinataires secondaires dans une liste d'utilisateurs dans l'annuaire du projet. Voir Ajouter un compte utilisateur à l'annuaire du projet.
- Privé
  Cochez cette case si vous voulez empêcher les destinataires qui n'ont pas reçu l'autorisation d'accès « Admin » à l'outil Contrats principaux d'accéder au contrat principal dans l'application Web Procore.
- Objet
  Ce champ se remplit automatiquement d'après le nom du contrat principal, mais vous pouvez le modifier.
- Pièces jointes
  Joignez tout fichier ou document connexe.
- Message
  Incluez un message pour les destinataires.
Cliquez sur Envoyer.