Bonnes pratiques : configurations de projet de soumissions

Remarque

Cette page décrit les bonnes pratiques recommandées pour la configuration des livrables. Cliquez ici pour afficher des tutoriels, des vidéos et plus encore sur l'outil Soumissions du projet.

Présentation

Afin de tirer le meilleur parti de l'outil Livrables, vous devez vous assurer que toutes vos configurations au niveau projet sont en place avant de créer des livrables. Cet article passe en revue les meilleures pratiques pour les paramètres les plus notables. Êtes-vous prêt ?

Pourquoi devrais-je faire cela maintenant ?

L'activation de certaines configurations offre des fonctionnalités supplémentaires pour garantir que vos soumissions sont traitées aussi efficacement que possible.

Conseil

Si vous souhaitez définir ces configurations par défaut pour tous les nouveaux projets, la plupart de ces paramètres seront reportés dans un modèle de projet. Voir Qu'est-ce qu'un modèle de projet ? et Qu'est-ce qui est copié dans un nouveau projet lors de l'application d'un modèle de projet ?

Numéroter les soumissions par section du cahier des charges

Ce paramètre active une option permettant de préfixer le numéro de soumission et la révision avec la section du cahier des charges liée. Par exemple, si une section du cahier des charges #03 30 00 est identifiée dans le champ Section du cahier des charges d'une soumission, le numéro de soumission (tel que #007) et le numéro de révision (tel que #01) seront au format #03 30 00- 007.01 lorsque le paramètre est activé. Si le paramètre n'est pas activé, le numéro de soumission et le numéro de révision seront au format #007.01.

De plus, les soumissions de chaque section du cahier des charges seront numérotées de manière séquentielle et indépendante des soumissions d'une autre section du cahier des charges lorsque ce paramètre est activé. Par exemple :

Section du cahier des charges : 03 30 00
- #03 30 00-001 : Conception du mélange de béton
- #03 30 00-002 : Données du produit
- #03 30 00-003 : Disposition du joint de dilatation
Section du cahier des charges : 07 45 00
- #07 45 00-001 : Données du produit
- #07 45 00-002 : Échantillons

Considérations

Une fois ce paramètre activé et les soumissions créées, nous vous déconseillons de désactiver le paramètre. Cela entraînera probablement des numéros de soumission en double.

Dates d'échéance dynamiques

Les dates d'échéance dynamiques sont une configuration facultative mais recommandée qui définit les durées des étapes du flux de travail au lieu de dates d'échéance fixes. Cela garantit que chaque étape et chaque rôle du flux de travail a son délai contractuel pour réviser et répondre à chaque élément de soumission. Lorsque les étapes du flux de travail sont terminées, la date d'échéance de l'étape suivante s'ajuste automatiquement en avant (si l'étape précédente était en retard) ou en arrière (si l'étape précédente était en avance) pour toujours se conformer aux durées définies. Les règles de retard s'appliquent toujours si les étapes du flux de travail ne répondent pas avant leur date d'échéance. Voir Que sont les dates d'échéance des approbateurs dynamiques ?

Considérations

Nous vous recommandons d'activer la configuration « Dates d'échéance de l'approbateur dynamique » avant de créer et d'utiliser des modèles de flux de travail de soumission.
Les dates d'échéance du flux de travail des livrables sont conformes aux paramètres de jours ouvrables du projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.
Les e-mails de rappel des soumissions en retard ne seront pas envoyés une fois que la soumission est en retard de 45 jours.

Calculs du planning des livrables

Les calculs du planning des soumissions sont une fonctionnalité facultative mais fortement recommandée qui affiche les dates d'étape pertinentes pour un élément de soumission. Ces champs sont constitués des éléments suivants :

Date d'intervention sur le site requise : un champ de saisie utilisateur pour la date à laquelle le livrable doit être installé ou utilisé sur le site.
Délai : champ de saisie utilisateur pour le nombre de jours civils nécessaires au traitement, à la fabrication et à l'expédition de la soumission.
Heure de révision de l'équipe de conception : champ de saisie utilisateur pour les jours civils alloués aux équipes externes pour réviser et approuver la soumission.
Heure de révision interne : champ de saisie utilisateur pour les jours calendaires alloués aux équipes internes pour réviser la soumission.
Date de retour prévue : champ généré par le système pour afficher la date du jalon à laquelle vous avez besoin d'une soumission approuvée par vos réviseurs externes pour respecter le jalon de la date sur site requise, également connue sous le nom de « date limite d'envoi ».
- Le calcul utilisé pour déterminer ceci est le suivant : Date de présence sur le site requise - Délai d'exécution
Date de fin de la révision interne planifiée : champ généré par le système pour afficher la date du jalon à laquelle vous avez besoin d'une soumission révisée de la part de vos réviseurs internes pour atteindre le jalon de la date sur site requise.
- Le calcul utilisé pour déterminer ceci est le suivant : Date de présence sur le site requise - Délai - Temps de révision par l'équipe de conception
Date de soumission prévue avant le : champ généré par le système pour afficher la date du jalon à laquelle vous avez besoin qu'une soumission soit soumise à partir de votre rôle de Soumissionnaire pour atteindre le jalon de la date de présence requise.
- Le calcul utilisé pour déterminer ceci est le suivant : Date de présence sur le site requise - Délai - Durée de révision de l'équipe de conception - Durée de révision interne

Ces champs permettent de recalculer les dates d'échéance planifiées pour chaque membre du processus de flux de travail en fonction des dates sur site, des délais et des délais de révision impartis spécifiques requis. Ce paramètre facilite la création de rapports sur la progression d'une soumission pour déterminer si elle est sur la bonne voie.

Lorsque l'option « Calculs du planning de soumissions » est activée :

Saisissez d'abord une date dans le champ Date de présence obligatoire sur le site .
Ensuite, saisissez les jours dans le champ Délai . Par exemple, si vous saisissez 10 jours, le système ajoutera automatiquement la date de retour prévue en soustrayant le délai de 10 jours de la date d'intervention sur le site requise.
Il en va de même pour les dates saisies dans le champ Heure de révision de l'équipe de conception . Par exemple, si vous saisissez 7 jours, le système soustrait 7 jours de la date de retour planifiée pour calculer la saisie automatique pour la date de fin de la révision interne planifiée.
Enfin, saisissez les jours dans le champ Heure de révision interne . Par exemple, si vous entrez 5 jours, le système soustraira 5 jours à la date de l' heure de révision interne pour calculer automatiquement la date de soumission prévue avantle .

Considérations

Ces champs sont fournis à titre indicatif uniquement. Ils n'ont pas d'impact ni ne se synchronisent avec d'autres champs, y compris les dates d'échéance du flux de travail.
Pour éviter toute confusion et éliminer les données en double, pensez à masquer le champ de date standard « Soumettre avant le » dans l'ensemble de champs de l'outil Soumission. Voir Quels champs de l'outil Livrables peuvent être configurés comme obligatoires, facultatifs ou masqués ?
Ces calculs supposent un scénario parfait sans révision de la soumission. Veillez à prendre en compte le nombre de révisions potentielles lors de la détermination des dates d'échéance réelles du flux de travail.

Pourquoi activer les calculs du planning des livrables ?

L'affichage de ces informations vous permet d'ajouter et de référencer ces dates importantes lors de la création de votre flux de travail afin de vous assurer que votre soumission est approuvée avant la date requise sur le site. Voir Activer les calculs du planning des livrables et Configurer les calculs du planning des livrables.

Activer les flux de travail de rejet

Ce paramètre est fortement recommandé. Lorsqu'elles sont activées, les réponses aux livrables de type « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer » d'un approbateur de flux de travail transmettent automatiquement la responsabilité au gestionnaire des livrables pour déterminer l'étape suivante.

Le gestionnaire des livrables sera informé par e-mail qu'il est désormais l'utilisateur responsable en raison d'une réponse « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer ». Lorsque la responsabilité est transférée au gestionnaire des soumissions, le responsable peut choisir les options suivantes :
- Fermez le livrable et créez une révision si vous le souhaitez.
- Renvoyez la responsabilité à l'étape précédente du flux de travail.
- Reprenez le flux de travail.
  - Lorsqu'un flux de travail reprend, il reprend là où il s'était arrêté. Par exemple :
    - Si la réponse « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer » a été saisie à une étape sans aucun autre approbateur, le flux de travail passe à l'étape suivante. S'il n'y a pas d'étape suivante, le flux de travail se termine.
    - Si la réponse « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer » a été saisie à une étape avec d'autres approbateurs requis qui n'ont pas encore répondu, le flux de travail reprendra à la même étape afin que les autres approbateurs requis puissent répondre.

Considérations

Cette fonctionnalité s'applique également à toutes les réponses personnalisées mappées sur les types de réponse « Rejeter » ou « Réviser et renvoyer ».
Lorsque le gestionnaire des livrables choisit de renvoyer la responsabilité à une étape de flux de travail précédente, aucune des informations de l'étape (pièces jointes, réponse, commentaires envoyés/dates de retour) n'est supprimée. Ces éléments peuvent être modifiés, mais les informations d'origine ne sont pas stockées dans le livrable. Les actions de modification sont enregistrées dans l'historique des changements, mais ne peuvent pas être signalées dans les outils de création de rapports. Si la maintenance des données historiques est importante pour vous, nous vous recommandons de fermer et de distribuer le livrable et de créer une nouvelle révision au lieu de renvoyer Responsable à une étape précédente.

Pourquoi dois-je activer le flux de travail de rejet ?

Ce paramètre simplifie les flux de travail et élimine les révisions inutiles. Pour les interactions entre le soumissionnaire et l'approbateur, le gestionnaire des soumissions peut traiter une soumission incorrecte du soumissionnaire avant qu'elle ne puisse être transmise à l'approbateur suivant.

Pour les flux de travail comportant plusieurs étapes d'approbateur, il élimine la nécessité d'insérer une étape supplémentaire dédiée au gestionnaire des soumissions entre les étapes d'approbateur pour garantir qu'une réponse « Rejeter » ou « Réviser et soumettre à nouveau » ne passe pas à l'étape suivante.
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E-mails de soumission

Ces paramètres régissent les rôles de livrable qui seront copiés sur les notifications par e-mail résultant d’une action de livrable spécifique. Ces notifications peuvent être configurées selon les besoins pour modifier le nombre de notifications envoyées. Voir Qui reçoit un e-mail lorsqu’un livrable est créé ou mis à jour ?

Important

Ces paramètres ne contrôlent pas les e-mails « Action requise » envoyés aux utilisateurs de Responsable.

Définir les rôles de souscripteur, d'approbateur et de réviseur

Ces rôles identifient les actions spécifiques requises de la personne assignée sur un élément de soumission. Les rôles et leurs actions spécifiques incluent :

Soumissionnaire : en tant que première étape facultative mais recommandée du flux de travail, le rôle de soumissionnaire est responsable de la soumission de la documentation demandée. Plusieurs utilisateurs peuvent être ajoutés à l'outil « Soumetteur ». rôle, mais il ne peut y avoir qu'une seule étape de Soumissionnaire dans un flux de travail.
Approbateur : ces utilisateurs sont chargés de répondre à l'élément de soumission. Les options de réponse peuvent être configurées dans les configurations de l'outil Livrables du projet. Voir Gérer les réponses aux soumissions personnalisées.
Réviseur : ce rôle est généralement utilisé pour fournir au rôle d'approbateur la flexibilité d'envoyer un élément pour révision à un autre utilisateur qui n'a pas encore été ajouté à la même étape du flux de travail. Un approbateur ne peut le faire que lorsque l'élément est dans sa responsabilité. Une fois que l'élément lui est transmis, le réviseur peut prendre des mesures de réponse similaires à celles d'un approbateur. La responsabilité revient à l'approbateur pour sa réponse finale. Voir Transférer une soumission pour révision.

Remarque

Pour créer efficacement des flux de travail de soumission, assurez-vous que les soumissionnaires, les approbateurs et les réviseurs ont tous été ajoutés à l'annuaire du projet. Voir Ajouter un compte utilisateur à l'annuaire du projet.

Voir Livrables - Diagrammes de flux de travail pour un visuel de la façon dont ces rôles fonctionnent ensemble dans le cycle de vie d'un livrable.

Réponses à la soumission

Ces paramètres vous permettent de personnaliser les réponses pouvant être utilisées par les réviseurs et les approbateurs. Par exemple, vous pouvez ajouter « Révisé » comme réponse préférée de votre projet au lieu de « Approuvé ». Les administrateurs de soumissions peuvent créer jusqu'à 12 réponses personnalisées pour chaque réponse par défaut, à l'exception des réponses « En attente ». et "Soumis" qui autorisent chacun une réponse personnalisée. Les réponses personnalisées ne peuvent pas être supprimées si elles sont utilisées dans une soumission. Elles peuvent être modifiées, mais notez que la réponse modifiée remplacera la réponse précédente à tous les endroits où la réponse précédente a été utilisée. Voir Gérer les réponses aux soumissions personnalisées.

Modèles de flux de travail

Tout au long d'un projet, les équipes réutilisent constamment le même flux de travail dans plusieurs soumissions. Les équipes doivent pouvoir définir ces flux de travail en tant que modèles et les appliquer si nécessaire, plutôt que de devoir recréer manuellement le même flux de travail pour plusieurs soumissions. Si un ingénieur de projet doit créer le même flux de travail sur 10 éléments différents, cela représente beaucoup de temps supplémentaire passé à effectuer une action répétitive. Avec cette fonctionnalité, les modèles peuvent être créés et réutilisés si nécessaire.

Considérations

Étant donné que les étapes du flux de travail de soumission sont assignées à des utilisateurs spécifiques et qu'aucune étape ne peut être « désassignée », il est probable que vous créerez de nouveaux modèles lorsque vous rachèterez des étendues de travail.
Si vous préférez éviter de créer plusieurs modèles de flux de travail pour chaque acheminement unique, vous pouvez créer des modèles de flux de travail partiels contenant uniquement les rôles de flux de travail principaux. Une fois les modèles de flux de travail appliqués, les étapes restantes peuvent être ajoutées et toutes les étapes existantes peuvent être modifiées. Nous suggérons généralement de créer des modèles de flux de travail sans rôle de Soumissionnaire, vous n'avez donc pas besoin de créer un modèle pour chaque entrepreneur responsable. Cela fonctionne particulièrement bien si tous les flux de travail de soumission sont par ailleurs identiques.
Une fois le flux de travail d'une soumission terminé, la responsabilité revient automatiquement au gestionnaire des soumissions. Cependant, aucune date d'échéance n'est associée à cette balle dans le camp et aucune notification de retard n'est envoyée. Si vous préférez vous assurer que le gestionnaire des livrables distribue le livrable en fonction d'une date d'échéance, ajoutez cet utilisateur comme dernière étape du flux de travail.

Pourquoi créer des modèles de flux de travail ?

La création de modèles de flux de travail vous fait gagner du temps et garantit que les équipes requises révisent les éléments de la soumission dans le bon ordre. Voir Gérer les modèles de flux de travail de soumission.

Prochaines étapes

Maintenant que les configurations de livrables de votre projet sont en place, vous pouvez commencer à créer des livrables. Les méthodes les plus rapides pour créer un registre de livrables sont d'utiliser le générateur de livrables de Procore ou les importations de livrables. Voir Bonnes pratiques : Générateur de livrables et Bonnes pratiques : Importations de livrables pour plus d'informations et des recommandations sur l'utilisation de ces méthodes.