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Procore

Préparer les utilisateurs du projet & Fournisseurs pour l'importation dans l'application Procore Imports

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Objectif

Formater correctement vos contacts d'utilisateurs et de fournisseurs pour l'importation.

Contexte

Vous pouvez utiliser l'application Procore Imports pour importer automatiquement une liste d'utilisateurs ou de fournisseurs dans l'outil Annuaire de l'entreprise ou du projet. Ainsi, vous ajouterez autant de contacts que nécessaire à votre projet, sans avoir à ajouter manuellement chaque contact dans Procore.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'annuaire de l'entreprise.
      Remarque : les autorisations granulaires ne sont pas prises en charge dans l'application Procore Imports.

Vidéos

Procédure

Télécharger le modèle d'importation d'utilisateurs ou de fournisseurs

  1. Choisissez parmi les options suivantes :
    • Téléchargez le modèle d'importation d'utilisateurs : import-users.xlsx
      Remarque : dans Procore, un « utilisateur » est une personne physique qui se connecte à Procore (un de vos employés ou un employé d'une autre entreprise qui accède à votre projet, par exemple).
    • Téléchargez le modèle d'importation de fournisseurs : import-vendors.xlsx
      Remarque : dans Procore, un « fournisseur » est une autre entreprise ou entité avec laquelle votre entreprise interagit au cours d'un projet.

Formater le modèle d'importation d'utilisateurs

  1. Tenez compte des considérations ci-dessous lorsque vous remplissez le modèle.
    • Données de ligne requises :
      • Chaque ligne du tableau correspond à un utilisateur individuel.
      • Chaque ligne du tableau correspond à un enregistrement de contact (c.-à-d. un utilisateur). Au minimum, chaque enregistrement nécessite une valeur de Prénom, Nom et Adresse e-mail du contact, ainsi que de Modèle d'autorisation. Les en-têtes de colonne des champs obligatoires affichent un arrière-plan ROUGE. Toutes les autres colonnes et cellules d'une même ligne peuvent être laissées vides.
      • Important : il n'y a pas de limite au nombre de lignes que vous pouvez importer. Cependant, les lignes ne peuvent pas être vides.
    • Données de colonne requises :
      La première ligne du tableau doit inclure l'en-tête, qui définit les champs du tableau Excel et la base de données de contacts de votre entreprise dans Procore.
      • Le processus d'importation échouera si vous modifiez les valeurs dans les en-têtes de colonne.
      • Le processus d'importation échouera si vous insérer de nouvelles colonnes, déplacez des colonnes ou supprimez des colonnes du modèle.
      • Le processus d'importation échouera si vous modifiez l'ordre de l'en-tête de colonnes dans le modèle.
  2. Complétez le modèle d'importation.
    Remarques :
    • Un astérisque (*) indique un champ obligatoire.
    • Si vous extraitz les données source de votre utilisateur d’une feuille de calcul différente, vous DEVEZ toujours séparer le prénom et le nom de l’utilisateur dans des cellules distinctes. Pour savoir comment faire cela avant d’ajouter les données au modèle, visitez cet article sur le site de support Microsoft Office pour obtenir de l’aide : Diviser le texte en différentes cellules.
      • *Prénom : saisissez le prénom de l'utilisateur exactement tel que vous souhaitez qu'il apparaisse dans l'outil Annuaire (par exemple, Jean).
        Important : les prénoms sont sensibles à la casse et à la ponctuation.
      • *Nom de famille : saisissez le nom de famille de l'utilisateur, exactement tel que vous souhaitez qu'il apparaisse dans l'outil Annuaire (par exemple, Smith).
        Important : les noms de famille sont sensibles à la casse et à la ponctuation.
      • * Adresse e-mail : Saisissez l’adresse e-mail complète de l’utilisateur (par exemple, jsmith@example.com)
        Important! L’adresse e-mail doit être unique à chaque individu. Il est également utilisé comme identifiant unique pour le profil de l’utilisateur.
      • *Modèle d’autorisation : Saisissez le nom du modèle d’autorisations de projet qui sera appliqué à chaque enregistrement d’utilisateur. Vous devez saisir le nom exactement tel qu’il apparaît dans Procore. Voir Gérer les modèles d’autorisation de projet.
      • Société: Saisissez le nom du fournisseur/de l’entreprise exactement tel que vous souhaitez qu’il apparaisse dans l’outil Annuaire. Les noms d’entreprise sont sensibles à la casse et à la ponctuation dans Procore. 
        Important!  Si le fournisseur/l’entreprise existe déjà dans l’outil Annuaire, saisissez le nom exactement tel qu’il apparaît dans l’annuaire pour éviter de créer un dupliqué. Voir Ajouter une entreprise à l’annuaire de l’entreprise.
      • Est un employé : si l'utilisateur est un employé de votre entreprise, sélectionnez Oui dans la liste. Si l'utilisateur est affilié à un sous-traitant, un fournisseur ou un vendeur, sélectionnez Non dans la liste. 
      • ID de l'employé : si vous avez sélectionné Oui dans le champ Est un employé, vous avez la possibilité de saisir un identifiant d'employé. Si vous avez sélectionné Non dans le champ Est un employé, laissez ce champ vide.
        Remarque : si vous essayez de saisir un ID de l'employé sans sélectionner Oui dans le champ Est un employé, la validation des données dans la feuille de travail affiche l'erreur en ROUGE clair.
      • Titre du poste : saisissez l'intitulé du poste de l'utilisateur exactement tel que vous souhaitez qu'il apparaisse dans l'outil Annuaire. Vous pouvez saisir jusqu'à 255 caractères alphanumériques.
      • Adresse : saisissez l'adresse de l'utilisateur (par exemple, entreprise ou adresse postale), exactement telle que vous voulez qu'elle apparaisse dans l'outil Annuaire.
      • Ville : saisissez le nom complet de la ville pour l'adresse de l'utilisateur (par exemple, La Jolla).
      • État: Saisissez l’abréviation de l’état à deux lettres ou du territoire (par exemple, CA). Voir Abréviations de l’État américain. Si vous saisissez une abréviation d’état, vous devez saisir un nom de pays. 
      • Zip: Saisissez le code postal ou postal.
        Pointe! Si Microsoft Excel coupe les zéros principaux dans le code, cliquez avec le bouton droit de la souris sur la cellule (ou la plage de cellules) et choisissez « Formater des cellules » dans le menu contextuel. Ensuite, sous « Numéro », cliquez sur « Spécial ». Appliquez ensuite le format « Code postal » ou « Code postal + 4 ». Pour plus de détails, visitez le site Web Microsoft Office pour obtenir des instructions : afficher les numéros en tant que codes postal.   
      • Pays : indiquez le nom complet du pays.
        Important : n'utilisez PAS d'abréviations (par exemple, États-Unis ou Canada). Vous DEVEZ toujours épeler le nom complet du pays.
      • Téléphone professionnel : entrez le numéro de téléphone d'affaires de l'utilisateur en utilisant le format de numéro NANP (par exemple, 805-555-0100). La façon dont vous saisissez le numéro de téléphone ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.
      • Poste téléphonique : saisissez le numéro de poste téléphonique de l'utilisateur.
      • Numéro de télécopieur : entrez le numéro de télécopieur d'affaires de l'utilisateur en utilisant le format de numéro NANP (par exemple, 805-555-0106). La façon dont vous entrez le numéro de téléphone ici détermine la façon dont il apparaîtra dans Procore.
      • Téléphone cellulaire : entrez le numéro de téléphone cellulaire de l'utilisateur en utilisant le format numérique NANP (par exemple, 805-555-0107). La manière dont vous entrez le numéro de téléphone ici détermine comment va apparaître dans Procore.
      • Notes: Ajoutez jusqu’à 255 caractères alphanumériques. 
        Remarque: les notes que vous saisissez ici remplissent le champ « Étiquettes/Mots-clés » du profil de la personne. Les utilisateurs peuvent ultérieurement rechercher les correspondances dans le champ notes à l’aide de différents outils Procore : recherchez et filtrez l’annuaire de l’entreprise, recherchez et filtrez l’annuaire du projet et recherchez et invitez des candidats.
      • Classification de travail : Saisissez la classification de travail de l’utilisateur. Votre entrée doit correspondre à la liste « Classifications » dans l’outil Admin de l’entreprise (voir Ajouter une classification). Les classifications interagissent également avec l’outil Feuilles horaires au niveau projet. Voir Activer les classifications sur un projet. 
      • Modèle d'autorisation de l'entreprise : entrez le nom du modèle d'autorisation de l'entreprise qui sera appliqué à chaque enregistrement d'utilisateur. Vous devez entrer le nom exactement tel qu'il apparaît dans Procore. Voir Créer un modèle d'autorisation de l'entreprise.
  3. Répondez aux alertes de validation des données.
    Si les données saisies ne respectent PAS les critères d'importation de Procore, toute cellule non valide s'affiche en rouge.

Formater le modèle d'importation de fournisseurs

  1. Voir ci-dessous pour les considérations lors du remplissage du modèle.
    • Données de ligne requises :
      Important : il n'y a pas de limite au nombre de lignes que vous pouvez importer. Cependant, les lignes ne peuvent pas être vides.
      • Chaque ligne nécessite une valeur dans la colonne Nom afin de permettre la création de l'enregistrement d'entreprise. Les autres valeurs de la même ligne peuvent être vides.
      • Chaque ligne du tableau correspond à un fournisseur individuel.
      • Le processus d'importation échouera si vous modifiez l'ordre de l'en-tête de colonnes dans le modèle.
      • Le processus d'importation échouera si vous insérer de nouvelles colonnes, déplacez des colonnes ou supprimez des colonnes du modèle.
      • Le processus d'importation échouera si vous modifiez les valeurs dans les en-têtes de colonne.
    • Données de colonne requises :
      • La première ligne du tableau doit inclure l'en-tête, qui définit les champs du tableau Excel et la base de données de fournisseurs de votre entreprise dans Procore.
      • Le processus d'importation échouera si vous modifiez les valeurs dans les en-têtes de colonne.
      • Le processus d'importation échouera si vous insérer de nouvelles colonnes, déplacez des colonnes ou supprimez des colonnes du modèle.
      • Le processus d'importation échouera si vous modifiez l'ordre de l'en-tête de colonnes dans le modèle.
  2. Complétez le modèle d'importation.
    Remarque : un astérisque (*) indique un champ obligatoire.
    • *Nom : saisissez le nom du fournisseur/de l'entreprise exactement tel que vous souhaitez qu'il apparaisse dans l'outil Annuaire. Les noms d'entreprise sont sensibles à la casse et à la ponctuation. Si votre entreprise a activé l'outil Intégrations ERP au niveau entreprise, les informations que vous saisissez sont synchronisées avec un système ERP intégré qui impose des limites de caractères aux noms de projets importés. Pour plus de détails, voir Quel est le nombre maximum de caractères d'un nom d'entreprise dans l'outil Annuaire ?
      Important : pour éviter de créer une entrée en double lors de l'importation d'entrées dans un annuaire avec des enregistrements existants :
      • Si votre entreprise importe des données à l'aide de la colonne ID (au lieu de la colonne Nom), Procore écrasera toutes les données existantes de ce fournisseur dans l'annuaire. 
      • Si vous avez des données existantes dans l'annuaire, entrez le nom exactement comme il apparaît dans le répertoire.
    • Type d'entité :sélectionnez ABN (Australian Business Number) ou ID de l'employeur (numéro d'identification d'employeur) dans la liste déroulante. Saisissez ensuite le numéro d'identification de l'entité dans le champ ID de l'entité. 
    • ID de l'entité : si vous sélectionnez une option dans la liste Type d'entité, vous devez saisir le numéro approprié ici. Voir Australian Business Number ou Numéro d'identification d'employeur.
    • Adresse : saisissez la rue ou l'adresse postale du fournisseur/de l'entreprise.
    • Ville : saisissez le nom complet de la ville (par exemple, San Diego, Seattle, Westchester). 
    • État: Saisissez l’abréviation de l’état ou du territoire à deux lettres (par exemple, CA, WA, NY). Voir Abréviations de l’État américain.
    • Zip: Saisissez le code postal de l’entreprise.
      Pointe! Si un code postal contient un zéro principal (par exemple, 92129, 98122, 10503), il y a un problème connu dans Microsoft Excel liés à l’affichage des numéros. Consultez le site Web Microsoft Office pour plus de détails : afficher les numéros en tant que codes postal.   
    • Pays : saisissez le nom complet du pays correspondant à l'adresse de l'entreprise (par exemple, États-Unis ou Canada).
    • Téléphone professionnel : entrez le numéro de téléphone professionnel du fournisseur/de l'entreprise en utilisant le format de numéro NANP (par exemple, 805-555-0100). N'utilisez pas d'ESPACES ou de parenthèses comme délimiteurs.
    • Numéro de télécopieur : entrez le numéro de télécopieur professionnel du fournisseur/de l'entreprise en utilisant le format de numéro NANP (par exemple, 805-555-0101). N'utilisez pas d'ESPACES ou de parenthèses comme délimiteurs.
    • Adresse e-mail de l’entreprise : Saisissez une (1) adresse e-mail complète pour le fournisseur/l’entreprise. En règle générale, il s’agit d’une adresse e-mail générale (par exemple, info@example.com). Ce champ ne prend pas en charge l’entrée de plusieurs adresses e-mail.
    • Adresse e-mail du contact principal : Saisissez une (1) adresse e-mail complète pour le contact principal du fournisseur/de l’entreprise. En règle générale, il s’agit de l’adresse e-mail d’une personne (par exemple, jsmith@example.com). Ce champ ne prend pas en charge l’entrée de plusieurs adresses e-mail. 
      Important! L’primary_contact doit être une adresse e-mail et l’utilisateur associé à l’adresse e-mail doit avoir un enregistrement dans l’outil Annuaire.
    • Adresse e-mail de l'invité par défaut à l'appel d'offres :  saisissez l'adresse e-mail de l'invité par défaut à l'appel d'offres pour cette entreprise.  S'il y a plusieurs invités, utilisez le symbole de tuyau (|) comme séparateur et incluez un seul ESPACE de chaque côté du symbole de tuyau (par exemple,  jsmith@example.com | mjones@example.com).
    • Nom DBA : saisissez le nom commercial de l'entreprise.
    • Site Web : spécifiez le site Web du fournisseur/de l'entreprise.
    • Métiers : Saisissez le métier du fournisseur/de l'entreprise (par exemple, Béton ou Maçonnerie). Pour spécifier plusieurs métiers, utilisez la barre verticale (|) comme séparateur en insérant un seul ESPACE de chaque côté de la barre verticale (par exemple, Béton | Maçonnerie).
      Remarques :
      • Pour taper le symbole de tuyau (|), maintenez la touche MAJ de votre clavier enfoncée, puis appuyez sur la touche barre oblique inversée (\).  Sur la plupart des claviers anglais, la touche barre oblique inversée est directement au-dessus de ENTRÉE ou RETOUR. Cependant, votre clavier peut être différent. 
      • Les métiers vous permettent de filtrer les enregistrements dans l’annuaire du projet. Voir Ajouter ou supprimer des métiers. Ils et vous permettent également de créer rapidement des listes d’appels d’offres avec l’outil Appels d’offres de Procore. Voir Exporter la liste des appels d’offres d’un dossier d’appel d’offres vers un PDF ou un CSV). 
    • Considérations relatives au type d'entreprise :
      Remarque : si les réglementations locales, fédérales ou nationales empêchent votre organisation de collecter ces données, vous devez laisser cette cellule vide.
      • Candidat autorisé : sélectionnez « Oui » pour indiquer que le fournisseur est autorisé à soumettre un appel d'offres sur tous les projets de l'entreprise (si vous importez au niveau entreprise) ou sur un projet spécifique (si vous importez au niveau projet). Sélectionnez « Non » pour indiquer que le fournisseur n'est pas un candidat autorisé.
      • Membre du syndicat : sélectionnez « Oui » ou « Non » pour indiquer si le fournisseur est membre d'un syndicat.
      • Salaire en vigueur : sélectionnez « Oui » pour indiquer que l'entreprise est soumise aux déterminations salariales générales en vigueur. Sélectionnez « Non » pour indiquer que l'entreprise n'est pas soumise à ces déterminations.
      • Petite entreprise : sélectionnez « Oui » pour indiquer que l'entreprise est certifiée par la Small Business Administration des États-Unis en tant que petite entreprise. Sélectionnez « Non » pour indiquer que l'entreprise n'est pas certifiée en tant que petite entreprise. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ». 
      • Entreprise afro-américaine : sélectionnez « Oui » pour indiquer que l'entreprise est certifiée par la Small Business Administration des États-Unis en tant qu'entreprise appartenant à une minorité (par exemple, une entreprise afro-américaine). Sélectionnez « Non » pour indiquer que l'entreprise n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
      • Entreprise asiatique américaine : sélectionnez « Oui » pour indiquer que l'entreprise est certifiée par la Small Business Administration des États-Unis en tant qu'entreprise appartenant à une minorité (par exemple, une entreprise asiatique américaine). Sélectionnez « Non » pour indiquer que l'entreprise n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
      • Entreprise hispanique : sélectionnez « Oui » pour indiquer que l'entreprise est certifiée par la Small Business Administration des États-Unis en tant qu'entreprise appartenant à une minorité (par exemple, une entreprise hispanique). Sélectionnez « Non » pour indiquer que l'entreprise n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ». 
      • Entreprise amérindienne : sélectionnez « Oui » pour indiquer que l'entreprise est certifiée par la Small Business Administration des États-Unis en tant qu'entreprise appartenant à une minorité (par exemple, une entreprise amérindienne). Sélectionnez « Non » pour indiquer que l'entreprise n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
      • Entreprise féminine : sélectionnez « Oui » pour indiquer que l'entreprise est certifiée par la Small Business Administration des États-Unis en tant qu'entreprise appartenant à une minorité (par exemple, une entreprise appartenant à des femmes). Sélectionnez « Non » pour indiquer que l'entreprise n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ». 
      • Entreprise défavorisée : sélectionnez « Oui » pour indiquer que l'entreprise est certifiée par la Small Business Administration des États-Unis en tant qu'entreprise appartenant à une minorité (par exemple, une entreprise défavorisée). Sélectionnez « Non » pour indiquer que l'entreprise n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ». 
      • Entreprise historiquement sous-exploitée : sélectionnez « Oui » pour indiquer que l'entreprise est certifiée par la Small Business Administration des États-Unis en tant qu'entreprise appartenant à une minorité (par exemple, une entreprise historiquement sous-exploitée). Sélectionnez « Non » pour indiquer que l'entreprise n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ». 
      • Entreprise commerciale minoritaire : sélectionnez « Oui » pour indiquer que l'entreprise est certifiée par la Small Business Administration des États-Unis en tant qu'entreprise appartenant à une minorité. Sélectionnez « Non » pour indiquer que l'entreprise n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
      • Petite entreprise détenue par un ancien combattant handicapé : sélectionnez « Oui » pour indiquer que l'entreprise est certifiée par la Small Business Administration des États-Unis en tant qu'entreprise appartenant à une minorité (par exemple, une petite entreprise détenue par un ancien combattant handicapé). Sélectionnez « Non » pour indiquer que l'entreprise n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
      • Entreprise commerciale (8a) : sélectionnez « Oui » pour indiquer que l'entreprise est certifiée par la Small Business Administration des États-Unis en tant qu'entreprise appartenant à une minorité (par exemple, une entreprise socialement ou économiquement défavorisée dans le cadre du programme 8a). Sélectionnez « Non » pour indiquer que l'entreprise n'est pas certifiée. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
      • Action affirmative : sélectionnez « Oui » pour indiquer que l'entreprise est soumise à une action affirmative lors de la soumission d'appel d'offres. Sélectionnez « Non » pour indiquer que le fournisseur n'est pas soumis à une action affirmative. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ». 
      • Entreprise agréée : sélectionnez « Oui » pour indiquer que l'entreprise est enregistrée auprès du programme d'entreprise commerciale agréée (CBE) du Department of Small and Local Business (DSLBD). Sélectionnez « Non » pour indiquer que l'entreprise n'est pas une entreprise basée dans un district (entreprise de Washington DC, par exemple).
      • Préqualifié : sélectionnez « Oui » si l'entrepreneur figure sur la liste des entrepreneurs préqualifiés correspondant à l'État dans lequel il exercera ses activités. Sélectionnez « Non » si l'entrepreneur ne figure pas sur la liste. Procore interprète une valeur vide comme une entrée « Non ».
      • Numéro de licence : saisissez le numéro de licence des entrepreneurs d'État de l'entreprise.
      • Balises/Mots-clés : saisissez ici les balises et mots-clés du fournisseur. Séparez les entrées par des virgules (,). Vous pouvez saisir jusqu'à 255 caractères dans ce champ. 
    • Codes de coût :

      Saisissez un ou plusieurs codes de coût. Utilisez un tiret (-) pour séparer chaque élément de segment à plusieurs niveaux sur le segment « Code de coût » et une barre verticale (|) pour séparer chaque entrée de code de coût. Incluez toujours un espace de chaque côté du symbole de conduite (|). 

      Remarques :
      Dans la SDP de SDP , le segment « Code de coût » est un segment à plusieurs niveaux dans la structure des codes budgétaires . Dans le modèle d'importation, les niveaux d'un segment doivent être délimités par un tiret (-). Selon la structure des codes budgétaires spécifique de votre entreprise, vos entrées de code de coût peuvent être différentes de ces exemples :

      • Si le segment « Code de coût » de votre entreprise ou de votre projet comporte deux (2) niveaux, le premier niveau peut représenter un numéro de division (01) dans le MasterFormat CSI. Le deuxième niveau comprend des éléments de segment imbriqués avec la « Division », qui sont considérés comme des codes de coût dans le MasterFormat (000, 002, 010, etc.). En utilisant cet exemple, votre entrée de code de coût dans le modèle d'importation se présenterait comme suit : 01-000.
      • Si votre segment « Code de coût » comporte trois (3) niveaux, le premier niveau peut représenter le numéro de division (01) dans le CSI MasterFormat, le deuxième niveau est une sous-division (10) et le troisième niveau est le code de coût (010). Votre entrée de code de coût ressemblerait donc à ceci : 01-10-010.
      • Si vous voulez entrer plusieurs codes de coûts à associer à l'entreprise, séparez chaque code par le symbole du tuyau (|) et assurez-vous d'inclure un espace unique de chaque côté du symbole du tuyau (|). Par exemple : 01-000| 01-002| 01-010 ou 01-10-000 | 01-10-002 | 01-10-010.

      Pour en savoir plus sur le segment « Code de coût » par défaut de Procore, voir Quels sont les codes de coût par défaut de Procore ? et Structure de découpage du projet.

    • ID : ce champ est destiné à l'ID unique Procore prédéfini d'un fournisseur qui ne sera renseigné que lorsque vous exporterez la liste des fournisseurs à partir de votre annuaire.

Prochaines étapes