Comment fonctionnent les autorisations dans l'outil Gestion de documents ?

disponibilité régionale
L’outil de gestion des documents est disponible pour les comptes dans les pays suivants : Royaume-Uni, Irlande, Australie et Nouvelle-Zélande. Il n’est pas encore disponible pour les comptes Procore aux États-Unis. Pour en savoir plus, veuillez contacter votre point de contact Procore.

Contexte

Au lieu de devoir définir manuellement les autorisations pour un dossier ou un document, l’outil de Gestion documentaire utilise une combinaison de différentes autorisations et paramètres pour rationaliser l’accès aux documents et déterminer qui peut effectuer certaines actions dans l’outil. Les utilisateurs peuvent disposer d’autorisations « Standard » ou 'Admin' pour l’outil de gestion documentaire lui-même, mais devront être ajoutés à des groupes d’autorisations afin d’afficher des types de documents spécifiques et de charger ou soumettre des fichiers.

 Important
Les administrateurs au niveau entreprise n’auront pas automatiquement accès aux éléments de l’outil Gestion documentaire. Les administrateurs doivent appartenir au groupe d’autorisations approprié pour accéder, charger et soumettre des fichiers dans l’outil Gestion documentaire.

Réponse

L’outil Gestion documentaire utilise deux niveaux d’autorisation : les autorisations générales de l’outil Procore pour accorder l’accès à l’outil lui-même et les groupes d’autorisations flexibles pour accorder l’accès aux révisions individuelles des documents en fonction de leurs attributs.

Des groupes d’autorisation peuvent être créés pour différents rôles d’utilisateur ou entreprises sur le projet, et vous pouvez définir des règles spécifiques pour contrôler automatiquement les révisions de documents auxquelles ces groupes ont accès et à quel niveau ils doivent avoir accès (par exemple, Visionneuse, Maître d’ouvrage ou Admin). Permissions peuvent être personnalisées dans l’onglet Permissions de la page Configurer les paramètres et dans autorisation modèles de l’outil Flux de travail.

Onglet Gestion documentaire Permissions

Détails

Remarque

  • Les autorisations basées sur l’action (« Charger de nouveaux fichiers » et « Soumettre de nouveaux fichiers ») sont attribuées au sein d’un groupe d’autorisations.

  • Un type d’autorisation ( Admin, Maître d’ouvrage, Visionneuse ') est sélectionné pour chaque groupe d’autorisation afin de déterminer le type d’accès qui sera accordées au groupe. Les actions disponibles pour ces types sont spécifiées dans la section « Permissions de Documents ». Voir Afficher et gérer les Permissions de documents.

  • Les attributs de document sont sélectionnés lorsqu’un groupe d’autorisations ne doit avoir accès qu’à des documents spécifiques.

Les différents types d’autorisations utilisées sont expliqués ci-dessous :

  • Autorisations générales des outils

  • Groupes d'autorisations

  • Autorisations de document

  • Autorisations de flux de travail

Autorisations générales des outils

Étant donné que l’accès aux documents est principalement géré avec des groupes d’autorisations auxquels l’accès est attribué automatiquement en fonction d’attributs de document spécifiques, les autorisations « Lecture seule » n’existent pas pour l’outil. Des autorisations « Aucun(e) » peuvent être attribuées aux utilisateurs qui n’ont pas besoin d’accéder à des documents dans l’outil Gestion documentaire.

En général, seuls les utilisateurs qui ont besoin de gérer les paramètres des documents et des autorisation, d’afficher tous les fichiers chargés dans l’onglet « Chargements » et de créer des vues enregistrées dans le projet doivent être assignés Admin autorisation au Outil de gestion documentaire. Des autorisations supplémentaires, telles que la possibilité de charger et de soumettre des fichiers, sont accordées par le biais de groupes d’autorisations (voir la section Groupes d’autorisations ci-dessous). Pour obtenir la liste des actions que les utilisateurs peuvent effectuer avec les autorisations appropriées, consultez la matrice Gestion documentaire Permissions.

2024 08 09 Flux de travail général Permissions de l’outil

Groupes d'autorisations

Les groupes d’autorisations, qui sont créés et gérés par les utilisateurs de niveau 'Admin' dans la page Configurer les paramètres de l’outil, sont utilisés pour contrôler les autorisations supplémentaires des membres de l’équipe de projet. Voir Créer un groupe d’autorisations pour l’outil Gestion documentaire.

Après avoir ajouté des personnes ou des groupes à un groupe d’autorisations, vous pourrez personnaliser les autorisations comme expliqué ci-dessous :

Autorisations de chargement et de soumission

Les groupes d’autorisations disposent de deux autorisations basées sur l’action pour contrôler qui peut charger et soumettre des documents au projet :

  • Charger de nouveaux fichiers : Accorde la possibilité de charger des fichiers locaux ou de lier des fichiers en mode natif directement à partir d’un compte Microsoft SharePoint connecté à l’aide du bouton Lier à partir de SharePoint .
    Remarque : la liaison de fichiers SharePoint est limitée aux employés internes de l’annuaire du projet et de l’entreprise. Les collaborateurs externes ne peuvent pas lier des sites SharePoint, même s’ils disposent d’autorisations de chargement.

  • Soumettre de nouveaux fichiers

Charger Soumettre des Permissions

Si vous souhaitez autoriser certains utilisateurs à charger des fichiers et à compléter des informations, mais que quelqu’un d’autre soumet des fichiers, vous pouvez activer l’autorisation « Charger de nouveaux fichiers » et désactiver « Soumettre de nouveaux fichiers ».

 Important

  • Pour charger des fichiers dans l'outil, un utilisateur doit être ajouté à un groupe d'autorisations Gestion des documents pour lequel l'autorisation « Charger de nouveaux fichiers » est activée (illustrée dans l'image ci-dessous). L'autorisation de niveau « Admin » dans l'outil Gestion de documents seul n'autorise PAS le chargement de fichiers.

  • Les groupes d’autorisations ne s’appliquent pas aux fichiers de l’onglet « Chargements ». Les utilisateurs disposant d’autorisations Admin dans l’outil Gestion documentaire peuvent afficher tous les fichiers qui ont été chargés dans l’onglet Chargements, tandis que les utilisateurs disposant d’autorisations de niveau « Standard » ne peuvent afficher que les fichiers qu’ils ont chargés.

Types d’autorisation et accès aux documents

Lors de la création ou de la modification d’un groupe autorisation, vous pouvez cliquer sur Accorder Permissions pour personnaliser les autorisations de document du groupe.

Vous devez sélectionner l’un des trois types d’autorisation ('Admin', 'Maître d’ouvrage' ou 'Visionneuse') pour le groupe, puis choisir si ces autorisations doivent s’appliquer à tous les documents de l’outil ou uniquement aux documents dotés de certains attributs (tels que Type ou Statut).Panneau Accorder des autorisations

Remarque :

  • Les actions disponibles pour les trois types d’autorisations de documents sont répertoriées et gérées dans la section « Permissions de documents » de l’onglet Permissions. Voir Afficher et gérer les Permissions de documents dans l’outil Gestion documentaire.

  • Si un utilisateur est ajouté à plusieurs groupes d’autorisations, les autorisations de niveau le plus élevé sont respectées. Par exemple, si un utilisateur existe dans un groupe d’autorisations qui a la possibilité de « Charger de nouveaux fichiers », mais qu’il est ajouté à un autre groupe sans autorisation de chargement, il peut toujours charger des fichiers dans l’outil.

  • Permissions peuvent être contrôlés plus en détail dans les sections « Permissions du document » et « Flux de travail Permissions » de l’onglet Permissions, comme expliqué ci-dessous.

Pour plus d’informations sur la création et l’affectation de groupes d’autorisations, voir Créer un groupe d’autorisations pour l’outil Gestion documentaire et des tutoriels supplémentaires sur les groupes d’autorisations sur la page Tutoriels.

Autorisations de document

La section « Permissions des documents » de la page Configurer les paramètres de l’outil Gestion documentaire vous permet de personnaliser les actions que les personnes et les groupes peuvent effectuer sur les documents auxquels ils ont accès (qui ne sont pas dans un flux de travail). Voir Afficher et gérer les Permissions de documents dans l’outil Gestion documentaire.

Les documents que ces niveaux d’autorisation peuvent afficher ou gérer sont spécifiés lors de la création ou de la modification d’un groupe d’autorisations.

Dm Permissions de Documents

Autorisations de flux de travail

 Important
Flux de travail Permissions ne sont pertinents que si votre organisation utilise l’outil Flux de travail de Procore.

En plus d'être ajoutées à un groupe d'autorisations, les actions liées aux flux de travail dans l'outil Gestion de documents peuvent nécessiter des autorisations dans les zones suivantes dans Procore:

Autorisations granulaires de flux de travail (modèle d'autorisation de projet)

Le tableau ci-dessous répertorie les autorisations granulaires qui peuvent être accordées aux utilisateurs dans un modèle d'autorisations de projet.

Nom de l’autorisation granulaire

Description de l’autorisation granulaire

Consulter les modèles de flux de travail

Accorde aux utilisateurs le privilège d’afficher le modèle d’un document avec un personnalisé flux de travail.

Afficher l’historique complet du flux de travail

Accorde aux utilisateurs le privilège de visualiser l’historique complet d’un personnalisé flux de travail.

Afficher l’historique de l’étape précédente uniquement

Accorde aux utilisateurs le privilège de visualiser l’étape précédente d’un flux de travail documentaire lorsqu’ils sont participants au flux de travail.

Peut être un gestionnaire de flux de travail

Accorde aux utilisateurs le privilège d’agir en tant que gestionnaire de flux de travail pour les documents du projet.

Peut démarrer des flux de travail

Accorde aux utilisateurs le privilège de lancer des flux de travail personnalisés pour les documents du projet.

Configurer les modèles de flux de travail

Accorde aux utilisateurs le privilège de configurer personnalisé flux de travail modèles pour les documents du projet.

Autorisations de flux de travail (page Configurer les paramètres de l'outil Gestion de documents)

 Important
L’onglet Flux de travail de la page Configurer les paramètres n’est visible que si votre organisation utilise l’outil Flux de travail de Procore.

Dm Flux de travail Permissions

Voir aussi