Configurer les paramètres : Gestion des documents

disponibilité régionale
L’outil de gestion des documents est disponible pour les comptes dans les pays suivants : Royaume-Uni, Irlande, Australie et Nouvelle-Zélande. Il n’est pas encore disponible pour les comptes Procore aux États-Unis. Pour en savoir plus, veuillez contacter votre point de contact Procore.

Contexte

Les paramètres importants de l'outil Gestion des documents sont gérés sur la page Configurer les paramètres, tels que : la création et la gestion des groupes d'autorisations, la personnalisation des paramètres d'autorisation pour les documents et la normalisation des champs pour les métadonnées des documents.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :

    • Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Gestion de documents du projet.

Procédure

Remarque
Les paramètres de l’outil Gestion documentaire peuvent également être gérés dans l’outil Admin du projet. Voir Configurer les paramètres de gestion documentaire dans l’outil Admin.

  1. Accédez à l’outil Gestion de documents du projet.

  2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres Icon Settings Gear Grey3 .

  3. Cliquez sur l’onglet de la zone d’outils que vous souhaitez afficher ou modifier. Voir les instructions supplémentaires pour chaque zone ci-dessous :

    Menu Paramètres de gestion documentaire

    • Onglet Vues

      • Collectes

    • Tab Autorisations

      • Groupe d’autorisations

      • Autorisations de document

      • Autorisations de flux de travail

    • Tab Documents

      • Conditions de chargement

      • Normes de dénomination

      • Champs du document

      • Règles relatives aux documents

    • Tab Flux de travail

      • Flux de travail de document

    • Notifications

      • Chargement de documents

      • Soumission de documents

      • Notifications d’espace réservé

Onglet Vues

Cliquez sur l’onglet Vues pour créer des collections pour le projet. Les collections permettent de filtrer et d’organiser les documents afin que les utilisateurs puissent trouver rapidement les révisions dont ils ont besoin. Voir les articles suivants relatifs aux collections :

Tab Autorisations

Cliquez sur l’onglet Permissions pour accéder aux paramètres suivants :

Groupes d'autorisations

Dans la section Groupes d’autorisations, vous pouvez créer et gérer des groupes d’autorisations pour contrôler l’accès aux documents du projet. Voir les tutoriels suivants relatifs aux groupes d’autorisations :

Autorisations de document

Dans la section Permissions de documents, vous pouvez personnaliser les actions que les personnes et les groupes peuvent effectuer sur les documents. Voir Afficher et gérer les paramètres des Permissions de documents.

Autorisations de flux de travail

Permissions sélectionnés dans cette section sont spécifiques aux documents d’un flux de travail. Toutes les autorisations définies ici remplaceront les autorisations normales définies à partir des Permissions de document ci-dessus. Voir Afficher et gérer Flux de travail Permissions dans l’outil Gestion documentaire.

Tab Documents

Cliquez sur l’onglet Documents pour accéder aux paramètres suivants :

Conditions de chargement

Dans la section Exigences de chargement , vous pouvez sélectionner les normes de dénomination et les champs requis pour le chargement des documents. Voir Modifier les exigences de chargement de Documents.

Normes de dénomination

Dans la section Normes de dénomination , vous pouvez créer des normes de dénomination qui s’appliquent automatiquement aux documents chargés. Voir Modifier la norme de dénomination des documents.

Champs du document

Dans la section Champs de documents , vous pouvez afficher les champs de métadonnées des documents, marquer certains champs comme inactifs ou actifs et modifier les descriptions des options de champ.

Pour modifier la description d’une option de champ, procédez comme suit dans la section « Champs du document » :
Remarque : Les modifications apportées ici ne s’appliquent qu’au projet en cours.

  1. Cliquez sur le nom d’un champ qui offre aux utilisateurs des options via un menu déroulant, tel que Statut ou « Discipline ».

  2. Cliquez sur le bouton Modifier le champ .

  3. Recherchez l’option que vous souhaitez modifier et cliquez sur son texte dans la colonne « Description » pour la modifier.

  4. Cliquez sur le bouton Enregistrer .
    Remarque : Vos modifications n’affectent que le projet en cours.

Pour les changements de champ au niveau Entreprise, voir Gérer les champs et ensembles de champs personnalisés et par défaut pour l’outil Gestion documentaire.

Règles relatives aux documents

  1. Faites défiler jusqu’à la section Règles du document .

  2. Sélectionnez l'un des éléments suivants :

    • Permettre à plusieurs versions du document de suivre le flux de travail simultanément
      Remarque : Pour conserver le comportement hérité, les projets existants continueront d’autoriser plusieurs révisions d’un document à avoir des flux de travail actifs simultanément. cependant, tous les nouveaux projets nets à l’avenir seront par défaut Prévenir pour assurer un processus plus rationalisé. 

    • Empêcher l’envoi de plusieurs documents par le flux de travail : limite un document à un flux de travail actif à la fois.

  3. Cliquez sur Enregistrer.

Remarque : Si vous sélectionnez Empêcher et que des documents existants se trouvent déjà dans des flux de travail conflictuels, une fenêtre modale apparaît. Cliquez sur Confirmer pour afficher et résoudre ces conflits dans la vue Action requise . 

Tab Flux de travail

Cliquez sur l’onglet Flux de travail pour accéder aux paramètres suivants :
Remarque : Vous ne verrez l’onglet Flux de travail que si votre organisation utilise l’outil Flux de travail de Procore.

Flux de travail de document

Si un ou plusieurs flux de travail ont été affectés au projet, vous pouvez afficher et configurer les flux de travail dans cette section.

Modifier par lot les personnes assignées du flux de travail

Pour modifier les personnes assignées ou le gestionnaire de flux de travail d’un modèle de flux de travail, procédez comme suit :

  1. Recherchez le modèle que vous souhaitez modifier et cliquez sur l’icône Personnes dans la colonne « Rôles ».

  2. Indiquez si vous souhaitez que vos modifications s’appliquent au modèle de flux de travail et aux flux de travail en cours, ou uniquement au modèle de flux de travail pour les documents qui utiliseront le modèle à l’avenir.
    Remarque : Si vous choisissez d’inclure des flux de travail en cours, une fois que vous avez cliqué sur « Enregistrer », ces flux de travail reflètent vos modifications et les personnes assignées supprimées ne peuvent pas répondre aux étapes du flux de travail en cours ou à venir. Cependant, toutes les réponses déjà faites dans les étapes précédentes sont conservées.

  3. Modifiez les personnes assignées selon vos besoins. Cliquez dans le champ pour ajouter un nouveau nom ou cliquez sur le x à côté d’un nom pour le supprimer.

  4. Cliquez sur Enregistrer.

L’administrateur du projet peut modifier d’autres fonctionnalités de flux de travail :

Notifications

Dans l’onglet Notifications, sélectionnez les utilisateurs que vous souhaitez avertir lorsqu’un document est chargé ou soumis dans l’outil Gestion documentaire. Consultez les directives détaillées ci-dessous, ou consultez Flux de travail si vous êtes curieux de connaître les notifications qui avertissent les utilisateurs de leur tour dans un processus d’approbation de documents.

Chargement de documents

Avertir les entreprises, les groupes de distribution ou les utilisateurs individuels sélectionnés lorsqu’un nouveau document est chargé dans l’outil Gestion documentaire. La notification se présente sous la forme d’un e-mail contenant des liens vers toutes les vues enregistrées pertinentes et un .csv Fichier répertoriant tous les documents mis à jour.

  1. Cliquez sur le bouton + Ajouter des destinataires dans la colonne « Destinataires ».
    Remarque : Si vous ajoutez ou modifiez une liste de destinataires existante, il s’agit d’un lien et non d’un bouton.

  2. Cliquez dans le champ Entreprises, Groupes de distribution ou Utilisateurs pour sélectionner ou rechercher le groupe ou l’utilisateur que vous souhaitez ajouter.

  3. Cliquez sur Mettre à jour.

  4. Assurez-vous que le bouton à bascule « Actif » est réglé sur votre préférence ( activé ou désactivé).

    Remarque
    Le nombre indiqué dans la colonne Destinataires peut être inférieur à celui attendu, car Procore ne compte chaque utilisateur qu’une seule fois. Par exemple, si vous ajoutez un nouveau groupe de 3 utilisateurs, mais que deux d’entre eux faisaient déjà partie d’un groupe différent qui reçoit déjà une notification de la même manière, le nombre total de destinataires n’augmente que de 1.
Soumission de documents

Notifier les utilisateurs ou les groupes de distribution sélectionnés lorsqu’un nouveau document correspondant aux critères de filtre d’une vue enregistrée est soumis à l’outil Gestion documentaire. La notification se présente sous la forme d’un e-mail avec des liens vers tous les documents pertinents et un .csv fichier les listant.

  1. Cliquez sur le bouton + Ajouter des destinataires dans la colonne « Destinataires » de la vue enregistrée avec laquelle vous souhaitez aligner les notifications.
    Remarque : Si vous ajoutez ou modifiez une liste de destinataires existante, il s’agit d’un lien et non d’un bouton.

  2. Cliquez dans le champ Entreprises, Groupes de distribution ou Utilisateurs pour sélectionner ou rechercher le groupe ou l’utilisateur que vous souhaitez avertir lorsqu’un nouveau document est soumis dans cette vue enregistrée.

  3. Cliquez sur Mettre à jour.

Notifications d’espace réservé

Informez les utilisateurs, les entreprises ou les groupes de distribution sélectionnés des événements importants qui se produisent avec des espaces réservés dans un projet. La notification est regroupée quotidiennement dans un récapitulatif par e-mail unique envoyé à 16h00, fuseau horaire local du projet, avec des liens vers toutes les vues enregistrées pertinentes et une option permettant de télécharger un .csv Résumé du fichier.

Vous pouvez configurer des notifications pour cinq types d’événements d’espace réservé distincts :

  1. Espaces réservés assignés : Envoyé lorsqu’un ou plusieurs espaces réservés sont attribués aux utilisateurs. Comme les autres notifications, elle est envoyée aux utilisateurs configurés plutôt qu’aux personnes assignées réelles.

  2. Dû demain: envoyé lorsque la date limite de soumission d’un espace réservé expire le lendemain. 

  3. En retard: envoyé quotidiennement pour les espaces réservés dont les échéances ont été dépassées au cours des 90 derniers jours.

  4. Fichier chargé: envoyé lorsqu’un fichier est chargé dans un espace réservé.

  5. Soumis : Envoyé lorsqu’un espace réservé est soumis en tant que révision.

Pour configurer les destinataires de l’espace réservé, procédez comme suit :

  1. Cliquez sur le bouton (ou le lien) + Ajouter des destinataires dans la colonne Destinataires à côté du type d’événement que vous souhaitez configurer.

  2. Cliquez dans le champ Entreprises, Groupes de distribution ou Utilisateurs pour sélectionner ou rechercher les groupes ou les utilisateurs individuels que vous souhaitez avertir.

  3. Cliquez sur Mettre à jour.

  4. Assurez-vous que le bouton à bascule Actif est réglé sur votre préférence (activé ou désactivé).
    Remarque : Le nombre indiqué dans la colonne Destinataires peut être inférieur à celui prévu, car la Gestion documentaire ne compte chaque utilisateur qu’une seule fois.

Voir Que sont les espaces réservés dans l’outil Gestion documentaire ? et comment créer et gérer des espaces réservés dans l’outil Gestion documentaire. 

Voir aussi