Les comptes Procore qui utilisent l’outil de gestion de documents ont la possibilité de joindre des fichiers de gestion de documents à des éléments dans d’autres outils. Les fichiers de gestion de documents se comportent différemment des pièces jointes provenant d’autres outils Procore, car ils sont partagés en tant que liens de référence et non en tant que pièces jointes traditionnelles. Explorez ces différences ci-dessous :
Les pièces jointes de Gestion de documents sont des références au document source dans l’outil Gestion de documents et ne sont pas des copies ponctuelles du document source. Cela garantit que les utilisateurs de la « pièce jointe » voient les informations les plus récentes et les plus complètes relatives à ce document, y compris les attributs, les annotations, les flux de travail, l’historique des modifications, l’historique des accès et les références à d’autres éléments Procore auxquels le document est également joint. Les références garantissent également que les utilisateurs téléchargent le document source à partir de l’outil Gestion de documents.
Lorsque vous choisissez le document à joindre à partir de l’outil de gestion de documents, vous verrez un tableau de fichiers et de leurs attributs, similaire à celui de l’outil de gestion de documents. Lors de la recherche et de la sélection de ces fichiers, vous disposez des fonctionnalités et restrictions suivantes :
Les pièces jointes de Gestion de documents respectent les autorisations configurées dans l’outil Gestion de documents. Un utilisateur qui n’est pas autorisé à accéder à une pièce jointe voit une icône de cadenas et ne peut ni afficher ni télécharger le document. Les administrateurs de Gestion de documents peuvent ajouter un utilisateur à un groupe d’autorisations dans l’outil Gestion de documents afin que l’utilisateur puisse afficher et télécharger le document. Voir Afficher et gérer les autorisations de documents pour plus d’informations.
Lorsque des liens de référence vers des fichiers de gestion de documents sont inclus dans des e-mails et des exportations PDF, les destinataires de ces e-mails et exportations PDF doivent se connecter à Procore et avoir l’autorisation d’accéder au document dans l’outil de gestion de documents afin d’afficher ou de télécharger le document.
Lorsque vous cliquez sur le bouton « Télécharger tout » pour les pièces jointes de Gestion des documents, le(s) fichier(s) zip(s) sont téléchargé(s) sur votre appareil. Selon l’outil d’où proviennent les pièces jointes, l’un des scénarios suivants se produit :
Voir aussi