À propos de l'outil Gestion de documents

Présentation de la gestion de documents Procore

L'outil Gestion des documents de Procore est un système de gestion des documents qui organise automatiquement vos documents en fonction de leurs attributs. Trouvez rapidement les documents dont vous avez besoin en toute confiance que vous ouvrez la dernière révision approuvée et que seules les personnes qui devraient la voir y ont accès.

Cet outil est conçu pour les entreprises qui ont besoin d'une solution unifiée et configurable pour gérer les informations et les approbations à toutes les étapes d'un projet de construction.

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Avec l'outil Gestion de documents, les entreprises peuvent :

Configurez les autorisations liées aux documents en fonction des attributs de chaque révision, tels que le statut, le type ou la discipline.
Aidez les membres de l'équipe à accéder, réviser, approuver et gérer les documents de manière simplifiée à partir d'un système centralisé.
Bénéficiez des mêmes avantages que ceux de l'outil Documents original de Procore, tout en ajoutant des fonctionnalités telles que des flux de travail d'approbation des documents avec annotations, des autorisations plus précises, un étiquetage des métadonnées et des conventions de dénomination applicables.

Pour des tutoriels, des vidéos et des ressources supplémentaires, voir Gestion des documents (Web) | (iOS) | (Android)

Vidéo

Présentation des fonctionnalités

L'outil Gestion de documents comprend actuellement les fonctionnalités et avantages suivants :

Une expérience cohérente et facile à utiliser pour accéder aux fichiers de projet sur les appareils Web et mobiles via un référentiel de fichiers centralisé. Voir Afficher les documents (Web) | (iOS) | (Android).
Capture de métadonnées simplifiées à l’aide de l’apprentissage automatique, gagner du temps et améliorer l’organisation. Voir Quelles données Procore peut-il remplir automatiquement lors du chargement de fichiers vers l'outil de gestion de documents ?
Une expérience de flux de travail unique pour la révision et l'approbation des documents, accélérant les processus comme la révision de la conception. Voir À propos des flux de travail dans l'outil de gestion de Documents.
Groupes d’autorisations de document granulaires et flexibles en fonction des attributs de chaque document (par exemple : Statut, Type ou Discipline). Voir Créer un groupe d’autorisations pour l’outil Gestion des documents et Afficher et gérer les autorisations de document dans l’outil Gestion des documents.
Gestion des informations conformément aux normes internationales telles que ISO 19650. Voir Modifier les exigences de chargement pour l'outil de gestion de Documents et Modifier la norme de dénomination de l'outil de gestion de documents.
Organisation efficace des documents avec des « vues enregistrées » qui permettent aux utilisateurs d’accéder rapidement à des groupes de documents spécifiques à tout moment. Voir Créer une vue enregistrée dans l’outil Gestion des documents. Tous les utilisateurs peuvent créer leurs propres vues personnelles et les utilisateurs disposant des autorisations « Admin » dans l’outil Gestion des documents peuvent créer des vues pour tous les utilisateurs du projet à utiliser.

FAQ

Vous trouverez ci-dessous une liste de FAQ générales pour la version limitée (bêta) de l'outil Gestion de documents. Pour des articles plus détaillés, consultez l' tab FAQ .

Pourquoi Procore a-t-il décidé de créer un nouvel outil pour Documents ?

Alors que l'outil Documents d'origine de Procore est toujours largement apprécié dans l'industrie pour sa capacité à servir plusieurs parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet, les besoins des clients de Procore évoluent rapidement. Certains de ces besoins sont motivés par des exigences réglementaires telles que ISO 19650 et 9001. D'autres besoins sont motivés par le désir d'optimiser les flux de travail pour prendre en charge un meilleur accès aux informations et une meilleure collaboration avec elles.

L'objectif de cette nouvelle solution est non seulement de répondre aux besoins de conformité et de flux de travail des clients, mais également de le faire d'une manière entièrement intégrée à la plateforme -forme et aux outils de Procore. Cela permettra aux clients de vraiment gérer leurs informations tout au long du cycle de vie du projet, de la pré-construction à la clôture.

Quelle est la différence entre les outils de gestion de documents et de documents de Procore ?

Pour une comparaison des deux outils, voir Quelle est la différence entre les outils « Documents » et « Gestion des documents » dans Procore?

Comment les utilisateurs sur le chantier peuvent-ils afficher les documents de construction approuvés sur leur appareil mobile ?

Les utilisateurs mobiles peuvent afficher les documents approuvés dans l'outil Gestion de documents sur les applications mobiles Procore pouriOS et Android . Vous pouvez restreindre leur accès aux documents approuvés uniquement. Lorsqu'un utilisateur ouvre un document pour l'afficher, il est téléchargé sur son appareil à ce moment-là.

Quelles métadonnées peuvent être automatiquement renseignées ?

Voir Quelles données Procore peut-il automatiquement remplir lors du chargement de fichiers dans l'outil Gestion de documents ?

Qui peut ajouter des annotations à un document ?

Seules les personnes assignées du flux de travail peuvent ajouter une annotation à un fichier . pdf documenter. Voir À propos des flux de travail dans l'outil Gestion de documents .

L'outil Gestion de documents prend-il en charge les dossiers ?

Les dossiers ne sont pas pris en charge dans l'outil Gestion de documents, car ils peuvent augmenter le risque qu'un document perde sa source unique de vérité.

Pour organiser les fichiers d'une manière visuelle similaire aux dossiers, vous pouvez créer des « vues enregistrées » qui permettent aux utilisateurs d'accéder rapidement et facilement à des documents spécifiques. Voir Créer une vue enregistrée dans l'outil Gestion de documents. Contrairement aux dossiers traditionnels, les vues enregistrées affichent automatiquement les documents pertinents en fonction des filtres appliqués et des autorisations de document tout en préservant une source unique de vérité pour chaque document.

Comment regrouper et organiser mes documents pour une navigation facile ?

Vous pouvez créer des "vues enregistrées" personnalisées. pour accéder rapidement et facilement à des documents spécifiques à tout moment. Voir Créer une vue enregistrée dans l'outil Gestion de documents. Tous les utilisateurs peuvent créer leurs propres vues personnelles, et les utilisateurs disposant d'autorisations « Admin » dans l'outil Gestion de documents peuvent créer des vues que toutes les personnes du projet peuvent utiliser.

Outre les vues enregistrées, il existe également plusieurs façons de parcourir vos documents :

Appliquez des filtres et triez les résultats. Vous pouvez même filtrer par « Moi » ; pour consulter les documents créés ou mis à jour par vous. Voir Rechercher et filtrer des documents dans l'outil de gestion de documents.
Afficher, masquer ou réorganiser n'importe quelle colonne de données. Voir Configurer votre affichage dans l'outil de gestion de documents.

Comment les utilisateurs sont-ils avertis lorsque de nouveaux documents sont disponibles ?

Les utilisateurs assignés à une étape du flux de travail d’approbation seront avertis par e-mail lorsque ce sera leur tour d’approuver un document. En outre, les administrateurs de l’outil Gestion de documents peuvent choisir d’informer des individus ou des groupes de distribution des nouveaux documents dans l’onglet Chargements ou lorsque quelqu’un charge une nouvelle révision de document qui répond à des critères d’affichage enregistrés particuliers. Par exemple, informez une équipe lorsque quelqu’un charge une nouvelle version d’un plan électrique approuvé. Les destinataires cliquent sur un lien dans la notification par e-mail pour afficher efficacement le plan mis à jour.

Puis-je afficher les modifications apportées aux documents et à quel moment ?

Oui, les administrateurs et les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent afficher toutes les modifications apportées aux attributs et aux métadonnées d'un document, ainsi que le moment où ces modifications se sont produites. Voir Afficher l'historique des changements pour les documents dans l'outil Gestion de documents .

L’outil Gestion de documents se connecte-t-il à l’outil Plans ?

Oui, vous pouvez ouvrir des fichiers de gestion de documents dans l’outil Plans. Au lieu de faire passer le même document par le processus de chargement complet dans les deux outils, faites-le une seule fois dans l’outil de gestion de documents. Ensuite, à partir du sélecteur de fichiers de l’outil Plans, recherchez ce document et importez-le rapidement avec toutes les métadonnées jointes. Pour en savoir plus, consultez Que se passe-t-il lorsque j’importe un fichier de gestion de documents dans l’outil Plans ?

La gestion des documents s'intègre-t-elle aux applications tierces ?

Bien qu'il n'y ait pas encore d'intégrations avec des applications tierces, nous travaillerons en étroite collaboration avec nos partenaires tiers pour créer de nouvelles intégrations avec l'outil Gestion de documents.

L'outil Gestion des documents s'intègre-t-il à l'outil Documents au niveau entreprise ?

Non, il n'y a pas d'intégration avec les outils Documents au niveau entreprise ou projet.

Y aura-t-il une migration de fichiers de l'outil Documents vers l'outil Gestion de documents ?

Non, il n'y aura pas de migration automatisée des données entre les documents et l'outil Gestion des documents. Si vous souhaitez transférer des données entre les deux outils, vous devez télécharger des documents à partir de l'outil Documents et les charger dans l'outil Gestion de documents.