L’outil Gestion documentaire de Procore est un système de gestion de documents qui organise automatiquement vos documents en fonction de leurs attributs. Trouvez rapidement les documents dont vous avez besoin en sachant que vous ouvrez la dernière révision approuvée et que seules les personnes qui doivent la voir y ont accès.
Cet outil est conçu pour les entreprises qui ont besoin d’une solution unifiée et configurable pour gérer les informations et les approbations à toutes les étapes d’un projet de construction.
Avec l'outil Gestion de documents, les entreprises peuvent :
Configurez les autorisations relatives aux documents en fonction des attributs de chaque révision, tels que le statut, le type ou la discipline.
Aidez les membres de l’équipe à accéder, réviser, approuver et gérer les documents de manière rationalisée à partir d’un système centralisé.
Bénéficiez des mêmes avantages qu’avec l’outil Documents d’origine de Procore, tout en ajoutant des fonctionnalités telles que des flux de travail d’approbation de documents avec annotations, des autorisations plus précises, un balisage des métadonnées et des conventions de dénomination applicables.
L'outil Gestion de documents comprend actuellement les fonctionnalités et avantages suivants :
Une expérience cohérente et facile à utiliser pour accéder aux fichiers de projet sur le Web et les appareils mobiles via un référentiel de fichiers centralisé. Voir Afficher les documents (Web) | (iOS) | (Android).
Rationalisation de la capture des métadonnées à l’aide de l’apprentissage machine learning, ce qui permet de gagner du temps et d’améliorer l’organisation. Voir Quelles données Procore peut-il renseigner automatiquement lors du chargement de fichiers vers l’outil Gestion documentaire ?
Une expérience de flux de travail unique pour la révision et l’approbation des documents, accélérant les processus tels que les revues de conception. Voir À propos des flux de travail dans l’outil Gestion documentaire.
Groupes d’autorisations de documents granulaires et flexibles en fonction des attributs de chaque document (par exemple : Statut, Type ou Discipline). Voir Créer un groupe de Autorisation pour l’outil Gestion documentaire et Afficher et gérer les Permissions de documents dans l’outil Gestion documentaire.
Gestion de l’information conformément aux normes internationales telles que la norme ISO 19650. Voir Modifier les exigences de chargement de l’outil Gestion documentaire et Modifier la norme de dénomination de l’outil Gestion documentaire.
Organisation efficace des documents avec des « vues sauvegardées » qui permettent aux utilisateurs d’accéder rapidement à des groupes de documents spécifiques à tout moment. Voir Créer une vue enregistrée dans l’outil Gestion documentaire. Tous les utilisateurs peuvent créer leurs propres vues personnelles, et les utilisateurs disposant d’autorisations Admin dans l’outil Gestion documentaire peuvent créer des vues que tous les membres du projet pourront utiliser.
Saisie simplifiée des documents grâce à l’intégration native de SharePoint. Les employés éligibles de l’entreprise de projet peuvent lier des fichiers directement à partir d’un site Microsoft SharePoint connecté dans Document Management Uploads, en contournant les étapes manuelles de téléchargement et de rechargement. Voir Lier des fichiers de SharePoint à l’outil Gestion documentaire.
Vous trouverez ci-dessous une liste de FAQ générales pour la version limitée (bêta) de l’outil Gestion documentaire. Pour des articles plus détaillés, consultez l’onglet FAQ.
Alors que l’outil Documents original de Procore est toujours largement salué dans l’industrie pour sa capacité à servir plusieurs parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet, les besoins des clients Procore évoluent rapidement. Certains de ces besoins sont motivés par des exigences réglementaires telles que les normes ISO 19650 et 9001. D’autres besoins sont motivés par le désir d’optimiser les flux de travail pour faciliter l’accès à l’information et la collaboration avec celle-ci.
L’objectif de cette nouvelle solution est non seulement de répondre aux besoins des clients en matière de conformité et de flux de travail, mais aussi de le faire d’une manière entièrement intégrée à la plateforme et aux outils de Procore. Cela permettra aux clients de véritablement gérer leurs informations tout au long du cycle de vie du projet, de la pré-construction à la clôture.
Pour une comparaison des deux outils, voir Quelle est la différence entre les outils 'Documents' et 'Gestion documentaire' de Procore ?
Les utilisateurs mobiles peuvent afficher les documents approuvés dans l’outil Gestion documentaire des applications mobiles Procore pour iOS et Android. Vous pouvez restreindre leur accès aux seuls documents approuvés. Lorsqu’un utilisateur ouvre un document pour l’afficher, celui-ci est téléchargé sur son appareil à ce moment-là.
Seules les personnes assignées flux de travail peuvent ajouter une annotation à un .pdf document. Voir À propos des flux de travail dans l’outil Gestion documentaire.
Les dossiers ne sont pas pris en charge dans l’outil Gestion documentaire, car ils peuvent augmenter le risque qu’un document perde sa source unique de vérité.
Pour organiser les fichiers de manière visuelle similaire à celle des dossiers, vous pouvez créer des « vues enregistrées » qui permettent aux utilisateurs d’accéder rapidement et facilement à des documents spécifiques. Voir Créer une vue enregistrée dans l’outil Gestion documentaire. Contrairement aux dossiers traditionnels, les vues enregistrées affichent automatiquement les documents pertinents en fonction des filtres appliqués et des autorisations de document, tout en préservant une source unique de vérité pour chaque document.
Vous pouvez créer des « vues sauvegardées » personnalisées pour accéder rapidement et facilement à des documents spécifiques à tout moment. Voir Créer une vue enregistrée dans l’outil Gestion documentaire. Tous les utilisateurs peuvent créer leurs propres vues personnelles, et les utilisateurs disposant d’autorisations Admin dans l’outil Gestion documentaire peuvent créer des vues que tous les membres du projet pourront utiliser.
Outre les vues enregistrées, il existe également plusieurs façons de parcourir vos documents :
Appliquez des filtres et triez les résultats. Vous pouvez même filtrer par « Moi » pour voir les documents que vous avez créés ou mis à jour. Voir Rechercher et filtrer des documents dans l’outil Gestion documentaire.
Afficher, masquer ou réorganiser toute colonne de données. Voir Configurer votre affichage dans l’outil Gestion documentaire.
Les utilisateurs qui sont affectés à une étape du flux de travail d’approbation seront avertis par e-mail lorsque ce sera leur tour d’approuver un document. Aucune autre notification automatisée ne sera envoyée par l’outil de Gestion documentaire pour le moment.
Oui, les administrateurs et les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent afficher toutes les modifications apportées aux attributs et aux métadonnées d’un document, ainsi que la date à laquelle ces modifications ont eu lieu. Voir Afficher l’historique des changements de documents dans l’outil Gestion documentaire.
Oui, vous pouvez ouvrir des fichiers de Gestion documentaire dans l’outil Plans. Au lieu de faire passer le même document par le processus de chargement complet dans les deux outils, faites-le une seule fois dans l’outil Gestion documentaire. Ensuite, à partir du sélecteur de fichiers de l’outil Plans, recherchez ce document et importez-le rapidement avec toutes les métadonnées jointes. En savoir plus dans Que se passe-t-il lorsque j’importe un fichier de gestion documentaire dans l’outil Plans ?
L’outil de gestion documentaire dispose désormais d’une intégration native avec Microsoft SharePoint, permettant aux utilisateurs éligibles d’authentifier et de lier des fichiers en toute sécurité directement dans les chargements de gestion documentaire. Bien que les points de terminaison d’API publics pour les intégrations de tiers application supplémentaires ne soient pas encore disponibles, Procore développe continuellement une infrastructure intégration de base pour prendre en charge les futurs connecteurs sources et flux de travail.
Non, il n’y a pas de intégration avec les outils Entreprise ou Niveau projet Documents. Toutefois, si vos documents de projet sont hébergés en externe dans Microsoft SharePoint, les employés de l’entreprise de projet peuvent utiliser le lien natif de l’intégration SharePoint pour extraire efficacement des fichiers directement dans les chargements de gestion documentaire en masse.
Non, il n’y aura pas de migration automatisée des données entre l’outil Documents et l’outil Gestion documentaire. Si vous souhaitez transférer des données entre les deux outils, vous devrez télécharger des documents à partir de l’outil Documents et les charger dans l’outil Gestion documentaire.