Quelle est la différence entre l'ancienne et la nouvelle expérience de gestion des appels d'offres dans l'outil Appels d'offres ?

Réponse

Bien que de nombreuses fonctionnalités de l'outil Appels d'offres restent inchangées, la nouvelle expérience d'appel d'offres propose des formulaires d'appel d'offres, un nivellement des appels d'offres et une intégration avec le réseau de construction Procore .

Voir les informations ci-dessous pour plus de détails :

Changements de processus
Comparaison des fonctionnalités
FAQ

Changements de processus

Le tableau ci-dessous décrit les processus qui ont changé ou sont terminés dans d'autres zones de l'outil. Tous les autres processus restent les mêmes.

Action	Expérience héritée	Expérience améliorée
Ajouter et inviter des candidats	Vous pouvez ajouter et inviter des candidats après avoir créé un dossier d'appel d'offres. Un bouton « Ajouter des candidats » est disponible en haut de la page.	Après avoir créé un dossier d'appel d'offres, vous devez créer un formulaire d'appel d'offres avant de pouvoir ajouter des candidats. Un bouton « Ajouter des candidats » est disponible après la création du formulaire d'appel d'offres. Vous pouvez également ajouter des candidats à partir de l' tab « Candidats » du formulaire d'appel d'offres et de l' tab « Appel d'offres » du dossier d'appel d'offres.
Ouvrir l'annuaire de l'entreprise pour accéder aux informations du candidat	Cliquez sur le nom de l'entreprise dans le tableau « Soumissionnaires »	Dans le tableau de l' tab« Appels d'offres » ou « Candidats », cliquez sur l'icône points de suspension verticaux sur une ligne de candidat et sélectionnez Annuaire de l'entreprise.
Gérer les destinataires de l'appel d'offres	Lorsque vous invitez des candidats, vous pouvez mettre à jour les destinataires, mais pas ajouter de nouveaux contacts. Lors de l'ajout de candidats, vous pouvez ajouter un nouveau contact pour les entreprises qui n'ont pas de contacts d'appel d'offres par défaut, mais vous ne pouvez pas gérer les contacts existants. Les destinataires de l'appel d'offres ne peuvent pas être modifiés dans les tableaux du candidat.	Vous pouvez gérer les destinataires de l'appel d'offres et ajouter de nouveaux contacts lors de l'invitation, de l'ajout de candidats ou à partir des tableaux « Candidats ».
Filtrer et regrouper des candidats	Vous pouvez filtrer et regrouper les candidats par code de coût et métier.	Vous pouvez filtrer et trier les candidats selon des options telles que le statut de l'appel d'offres, le lieu et les certifications commerciales.
Envoyer une correspondance	Vous pouvez envoyer une correspondance à partir de l' tab Correspondance ou du menu Actions par lot.	Vous pouvez envoyer une correspondance à partir de l' tab Correspondance. Vous pouvez sélectionner les destinataires par formulaire d'appel d'offres.
Soumettre un appel d'offres au nom d'un sous-traitant	Cliquez sur le bouton « Afficher » dans le tableau « Soumissionnaires » pour ouvrir l' tab Feuille d'appel d'offres .	Cliquez sur le nom du candidat dans le tableau de l' tab « Appel d'offres » ou « Candidats » pour ouvrir le modal Appel d'offres.
Renvoyer un appel d'offres à un particulier	Vous ne pouvez pas renvoyer un appel d'offres à un destinataire individuel, sauf si vous supprimez tous les autres destinataires de l'appel d'offres de l'entreprise sur la page « Réinviter les candidats ». Remarque : ceci n'est pas recommandé car cela supprime les destinataires que vous avez précédemment invités du tableau des candidats, ainsi que leurs coordonnées.	Dans le tableau de l' tab« Appel d'offres » ou « Candidats », vous pouvez cliquer sur une icône d'e-mail pour un destinataire de l'appel d'offres individuel et lui renvoyer l'invitation.

Comparaison des fonctionnalités

Remarque : des fonctionnalités supplémentaires sont prévues et en cours de développement pour l'expérience améliorée de la gestion des appels d'offres.

Consultez le tableau ci-dessous pour connaître les fonctionnalités disponibles dans les expériences de gestion des enchères héritée et améliorée de l'outil Appels d'offres :

Action	Expérience héritée	Expérience améliorée
Créer et gérer un dossier d'appel d'offres
Créer et gérer des formulaires d'appel d'offres
Rechercher, ajouter et inviter des candidats à partir de l'annuaire de l'entreprise
Rechercher, ajouter et inviter des candidats du réseau Construction Procore
Ajouter de nouvelles entreprises et de nouveaux contacts à l'annuaire à partir de l'outil Appels d'offres
Comparer les appels d'offres (nivellement des offres)
Renvoyer un appel d'offres à un destinataire individuel
Télécharger les pièces jointes de l'appel d'offres à partir du tableau « Soumissionnaires »
Modifier en ligne les destinataires de l'appel d'offres à partir du tableau « Soumissionnaires »
Envoyer une correspondance
Attribuer un appel d'offres
Attribution conditionnelle d'un appel d'offres
Convertir un appel d'offres attribué en contrat de sous-traitance ou en bon de commande
Modèles de formulaire d'appel d'offres		prévu pour le développement

FAQ

Pourquoi utiliser les formulaires d'appel d'offres ?

Les formulaires d'appel d'offres facilitent la ventilation des informations sur la portée et les coûts et aident à normaliser les réponses reçues des candidats. De plus, l'utilisation de formulaires d'appel d'offres permet un nivellement des offres sur les appels d'offres soumis. Voir Appels d'offres pour un formulaire d'appel d'offres.

Que se passe-t-il si je ne prévois pas de définir la portée ?

Les formulaires d'appel d'offres ne concernent pas seulement la portée. Ils peuvent vous aider à mieux évaluer la couverture en vous permettant de personnaliser la façon dont vous organisez vos candidats. Si vous créez un formulaire d'appel d'offres par transaction et que des candidats enchérissent sur plusieurs formulaires d'appel d'offres, vous pouvez désormais suivre séparément le statut de l'appel d'offres, les notes et l'activité. Cela n'était pas possible dans l'ancienne expérience, car les candidats étaient suivis par l'entreprise plutôt que par le métier.

Exemple

Un entrepreneur général invite Acme Construction à soumissionner sur deux formulaires d'appel d'offres : un pour l'électricité et un pour le CVC. Si l'entreprise choisit de soumissionner pour l'électricité, mais pas pour le CVC, les deux statuts seront toujours enregistrés. Les notes et l'activité sont également suivies par formulaire d'appel d'offres et non par entreprise.

Quelles autorisations sont requises pour afficher un formulaire d'appel d'offres ?

Les utilisateurs doivent disposer d'autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l'outil Appels d'offres du projet et être ajoutés au « Groupe CC Appel d'offres ».

Où ajouter des candidats ?

Dans la nouvelle interface, vous pouvez ajouter des candidats après avoir créé un formulaire d'appel d'offres. Voir Ajouter des candidats à un formulaire d'appel d'offres.

Vous pouvez ajouter des candidats dans trois (3) domaines différents :

Lors de la création ou de la modification d'un formulaire d'appel d'offres, cliquez sur Enregistrer et ajouterdes candidats . Voir Créer un formulaire d'appel d'offres.
Dans l' tab« Candidats », cliquez sur Ajouter des candidats.
Dans l' tab « Appel d'offres » du dossier d'appel d'offres, cliquez sur l'icône plus + sur le côté droit.

Puis-je modifier les colonnes d'un formulaire d'appel d'offres ?

Oui. Vous pouvez cliquer sur les points de suspension verticaux sur une colonne pour ajuster la taille des colonnes ou les épingler d'un certain côté.

Puis-je revenir à l'ancienne expérience d'appel d'offres ?

Non. Une fois que vous avez mis à jour un projet vers la nouvelle expérience, il ne peut pas être rétabli.

D'autres fonctionnalités seront-elles ajoutées ?

Oui. Des fonctionnalités supplémentaires, telles que des modèles, sont prévues pour le développement.