À propos de l'expérience améliorée de la gestion des appels d'offres

Table des matières

Vue d'ensemble

Procore a lancé Offre d’amélioration de la gestion des appels d’offres, une expérience simplifiée de gestion des appels d’offres dans l’outil Appels d’offres. Cette expérience comprend des fonctionnalités telles que les modèles d’appel d’offres, les formulaires d’appel d’offres, le nivellement des appels d’offres et une intégration avec le réseau Procore Construction Network.

Pour commencer, mettez à jour vos projets vers l’expérience de gestion améliorée des enchères .

Vidéo

 

 

Considérations

  • Une fois que vous avez mis à jour un projet vers la nouvelle expérience de gestion des enchères, il ne peut pas être rétabli.

Détails

Créer des modèles d’appel d’offres

 In Beta

This feature is currently in beta for customers using the Enhanced Bid Management Experience. Follow these steps to opt in:

  1. Navigate to the Company level Admin tool.
  2. Under 'Project Settings', select Bidding.
  3. In the 'New! Template Collections (Beta)' banner, click Opt-In.
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  4. Review the beta participant terms and mark the checkbox to agree.
  5. Click Accept Terms to opt in.

Les modèles d’appel d’offres réduisent considérablement le temps nécessaire à la création de dossiers d’appel d’offres et de formulaires d’appel d’offres. Vous pouvez créer des modèles pour vos formulaires d’appel d’offres et les candidats potentiels à utiliser dans vos projets. Ces modèles incluent des détails tels que les postes, les montants et les portées incluses et exclues. Les listes de candidats peuvent englober à la fois des entreprises et des destinataires d’appel d’offres spécifiques.

Vous avez la possibilité de créer de nouveaux modèles ou de convertir un dossier d’appel d’offres existant en modèle. Lorsque vous créez des dossiers d’appel d’offres pour un projet, il vous suffit de sélectionner ces modèles pour créer efficacement vos formulaires d’appel d’offres et vos listes de candidats. Voir Créer des modèles d’appel d’offres.

Créer et gérer des formulaires d’appel d’offres

Les formulaires d’appel d’offres facilitent la ventilation des informations sur la portée et les coûts et aident à normaliser les réponses reçues des candidats. De plus, l’utilisation de formulaires d’appel d’offres permet d’égaliser les appels d’offres soumis. Lors de la création d’un nouveau formulaire d’appel d’offres, vous pouvez ajouter des postes et des sections aux sections « Appel d’offres de base » et « Alternatives ». Tous les postes ajoutés aux sections Appel d’offres de base et Alternatives seront envoyés à tous les candidats invités au formulaire d’appel d’offres. Voir Créer un formulaire d’appel d’offres et Importer des formulaires d’appel d’offres. 

Vidéo

 

Inviter des entreprises à répondre à un appel d’offres

Après avoir rempli le formulaire d’appel d’offres, vous pouvez inviter des entreprises à répondre à un appel d’offres sur votre projet. Les entreprises sont extraites de l’outil Annuaire au niveau entreprise. Les utilisateurs des États-Unis et du Canada peuvent également inviter des candidats du réseau Procore Construction Network. Voir Ajouter des candidats à un formulaire d’appel d’offres. 

Si une entreprise n’est pas encore dans l’outil Annuaire, vous pouvez la créer. Voir Ajouter une nouvelle entreprise à l’annuaire à partir de l’outil Appels d’offres et Ajouter un nouveau contact à l’annuaire à partir de l’outil Appels d’offres.

Lorsque vous êtes prêt à inviter les candidats à soumettre un appel d’offres, vous pouvez cliquer sur Inviter dans le menu déroulant ou sur la bannière « Inviter les candidats en attente ».

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Niveler et comparer les appels d’offres soumis

La fonction de nivellement des appels d’offres pour les formulaires d’appel d’offres dans l’outil Appels d’offres vous permet de comparer les offres côte à côte afin que vous puissiez décider plus facilement à qui attribuer un contrat. Voir Niveler les appels d’offres pour un formulaire d’appel d’offres pour plus d’informations.

Vidéo

 

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Attribuer un appel d’offres et le convertir en contrat de sous-traitance ou en bon de commande

Semblable à l’expérience originale de gestion des offres, vous pouvez attribuer un appel d’offres et le convertir en contrat dans l’outil Engagements du projet. Voir Attribuer un appel d’offres et le convertir en contrat de sous-traitance ou en bon de commande. Après avoir sélectionné le type de contrat dans lequel vous souhaitez convertir l’offre, vous serez dirigé vers l’onglet Ventilation des coûts dans l’outil Engagements du projet, où vous pourrez ensuite envoyer le contrat par e-mail.

Vidéo

 

 

Soft Attribuer un appel d’offres

Si vous ne souhaitez pas encore créer de contrat, vous pouvez également attribuer un appel d’offres en changeant le statut de l’appel d’offres en « Attribué ». Voir Soft Attribuer un appel d’offres.

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Questions courantes

Comment puis-je m’inscrire à la nouvelle expérience de gestion des appels d’offres ?

Vous pouvez activer la nouvelle expérience projet par projet ou pour tous les projets de votre compte. Voir Comment puis-je effectuer une mise à jour vers la nouvelle expérience d’appel d’offres ?

Quelle est la différence entre l’ancienne et la nouvelle expérience de gestion des enchères ?

Feature Comparison

Note: Additional features are planned and in development for Bid Management Enhanced Experience. 

See the table below for features available in the Legacy and Enhanced bid management experiences in the Bidding tool:

Action Legacy Experience Enhanced Experience
Create and Manage a Bid Package icon-mindtouch-table-check2.png icon-mindtouch-table-check2.png
Create and Manage Bid Forms   icon-mindtouch-table-check2.png
Search for, Add, and Invite Bidders from the Company Directory icon-mindtouch-table-check2.png icon-mindtouch-table-check2.png
Search for, Add, and Invite Bidders from the Procore Construction Network   icon-mindtouch-table-check2.png
Add New Companies and Contacts to the Directory from the Bidding Tool icon-mindtouch-table-check2.png icon-mindtouch-table-check2.png
Compare Bids (Bid Leveling)   icon-mindtouch-table-check2.png
Resend a Bid Invitation to an Individual Bid Recipient   icon-mindtouch-table-check2.png
Download Bid Attachments from 'Bidders' Table   icon-mindtouch-table-check2.png
Inline Edit Bid Recipients from 'Bidders' Table   icon-mindtouch-table-check2.png
Send a Correspondence icon-mindtouch-table-check2.png icon-mindtouch-table-check2.png
Award a Bid icon-mindtouch-table-check2.png icon-mindtouch-table-check2.png
Soft Award a Bid   icon-mindtouch-table-check2.png
Convert an Awarded Bid to a Subcontract or Purchase Order icon-mindtouch-table-check2.png icon-mindtouch-table-check2.png
Bid Form Templates   planned for development

Process Changes

The table below describes processes that have changed or are completed in other areas of the tool. All other processes remain the same. 

Action Legacy Experience Enhanced Experience
Add and Invite Bidders

You can add and invite bidders after creating a bid package.

An 'Add Bidders' button is available at the top of the page.

After creating a bid package, you must create a bid form before you can add bidders.

An 'Add Bidders' button is available after creating the bid form. You can also add bidders from the 'Bidders' tab of the bid form, and the 'Bidding' tab of the bid package.
Open Company Directory to Access Bidder Info Click the company’s name from the 'Bidders' table From the table on the 'Bidding' or 'Bidders' tab, click the vertical ellipsis icon on a bidder row and select Company Directory.
Manage Bid Recipients

When inviting bidders, you can update recipients, but not add new contacts.

When adding bidders, you can add a new contact for companies that don't have any default bid contacts, but you can't manage the existing contacts.

Bid recipients can't be edited in the Bidder tables.

You can manage bid recipients and add new contacts when inviting, adding bidders, or from the 'Bidder' tables.
Filter and Group Bidders You can filter and group bidders by Cost Code and Trade. You can filter and sort bidders by options such as bid status, location, and business certifications. 
Send a Correspondence  You could send a correspondence from the Correspondence tab or from the Bulk Actions menu. You can send a correspondence from the Correspondence tab. You can select recipients by bid form.
Submit a Bid on Behalf of a Subcontractor Click the 'View' button from the 'Bidders' table to open the Bid Sheet tab. Click the bidders name from the table on the 'Bidding' or 'Bidders' tab to open the Bid modal.
Resend a Bid Invitation to an Individual You can't resend a bid invitation to an individual bid recipient unless you remove all other bid recipients from the company on the 'Reinvite Bidders' page.
Note: This is not recommended since it removes the recipients that you previously invited from the bidders table, along with their contact info.		 From the table in the 'Bidding' or 'Bidders' tab, you can click an email icon for an individual bid recipient and resend the invitation to them. 

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