Guide de configuration d’Assets Admin (bêta)

Vue d'ensemble

Utilisez les paramètres de l’outil Actifs au niveau entreprise pour configurer le système de classification des actifs de votre organisation. La définition d’une hiérarchie claire des types d’actifs et la personnalisation des ensembles de champs, des champs personnalisés et des groupes de statuts garantissent la cohérence et la pertinence des données pour tous les actifs suivis dans les projets de votre entreprise.

Création d’une hiérarchie des types d’actifs : Créez la structure de base utilisée pour classer chaque actif. Vous pouvez créer une structure imbriquée jusqu’à 10 niveaux de profondeur pour établir des catégories d’actifs granulaires parent-enfant. Voir Configurer les types d'actifs.
Configurer les ensembles de champs : Déterminez exactement quelles informations sont capturées pour un actif. Vous pouvez utiliser les par défaut ensemble de champs de Procore ou en créer personnalisé adaptées à des types d’actifs spécifiques. Voir Configurer les ensembles de champs.
Créer des champs personnalisés : si les champs standard ne répondent pas aux exigences de suivi pour un type ou un sous-type d’actif particulier, vous pouvez concevoir vos propres champs personnalisés. Voir Configurer les champs personnalisés.
Définir les options de la liste déroulante standard : Assurez la cohérence des données entre vos projets en définissant la liste exacte des options disponibles dans les champs déroulants standard. Voir Configurer les champs par défaut.
Gérer les groupes de statut : définissez les étapes précises du cycle de vie de vos actifs. Utilisez le groupe de Par défaut Procore ou créez des groupes personnalisé statut pour qu’ils correspondent aux flux de travail opérationnels spécifiques de votre entreprise. Voir Configurer les groupes de statut.

Autorisations

ACTIFS AUTORISATIONS VUE D'ENSEMBLE

Pour la configuration initiale (création de types d'actifs, création d’ensembles de champs, définition de groupes de statut et importation de la hiérarchie), les utilisateurs doivent disposer d’autorisations de niveau «Admin» dans l’outil administrateur Procore.

La création et la mise à jour quotidiennes d’enregistrements d’actifs au niveau Projet utilisent les autorisations standard au niveau projet pour l’outil Actifs.

Les autorisations requises pour effectuer chaque action sont répertoriées dans le tableau ci-dessous.

Découvrez quelles autorisations d’utilisateur sont nécessaires pour effectuer les actions décrites dans cet outil.

Certaines actions ayant un impact sur cet outil sont effectuées dans d’autres outils Procore. Consultez la matrice utilisateur autorisations pour obtenir la liste complète des actions effectuées dans tous les autres outils.

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L’action est disponible sur l’application Web, iOS et/ou Android de Procore.

Les utilisateurs peuvent effectuer l’action avec ce niveau d’autorisation.

Les utilisateurs peuvent effectuer cette action avec ce niveau d’autorisation ET une ou plusieurs exigences supplémentaires, telles que des autorisations granulaires.

Action	Lecture seule	la norme	Notes
Ajouter des pièces jointes aux actifs Sur le Web	Créer des pièces jointes
Assigner des actifs à des projets Sur le Web	Assigner des actifs à des projets	Assigner des actifs à des projets
Assigner des ensembles de champs configurables aux types d’actifs Sur le Web			Les utilisateurs doivent disposer d’autorisations de niveau 'Admin' dans l’outil Niveau entreprise Admin pour effectuer cette action.
Assigner des groupes de statut aux types d’actifs Sur le Web			Les utilisateurs doivent disposer d’autorisations de niveau 'Admin' dans l’outil Niveau entreprise Admin pour effectuer cette action.
Configurer les types d'actifs Sur le Web			Les utilisateurs doivent disposer d’autorisations de niveau 'Admin' dans l’outil Niveau entreprise Admin pour effectuer cette action.
Configurer les types de pièces jointes pour les actifs Sur le Web			Les utilisateurs doivent disposer d’autorisations de niveau 'Admin' dans l’outil Niveau entreprise Admin pour effectuer cette action.
Configurer les valeurs de champ par défaut pour les types d’actifs Sur le Web			Les utilisateurs doivent disposer d’autorisations de niveau 'Admin' dans l’outil Niveau entreprise Admin pour effectuer cette action.
Configurer la convention de dénomination pour les actifs Sur le Web			Les utilisateurs doivent disposer d’autorisations de niveau 'Admin' dans l’outil Niveau entreprise Admin pour effectuer cette action.
Configurer des groupes de statut pour les actifs Sur le Web			Les utilisateurs doivent disposer d’autorisations de niveau 'Admin' dans l’outil Niveau entreprise Admin pour effectuer cette action.
Configurer votre affichage Sur le Web
Créer une vue enregistrée Sur le Web
Créer des actifs Sur le Web	Créer des actifs
Supprimer une vue enregistrée Sur le Web
Supprimer les pièces jointes des actifs Sur le Web	Supprimer des pièces jointes	Supprimer des pièces jointes
Supprimer des actifs Sur le Web	Supprimer des actifs	Supprimer des actifs
Modifier une vue enregistrée Sur le Web
Modifier l’actif Sur le Web	Modifier les actifs OU Créer des actifs
Modifier les pièces jointes des actifs Sur le Web	Modifier les pièces jointes
Modifier les statuts des actifs Sur le Web	Modifier les actifs
Générer des QR codes pour les actifs Sur le Web
Importer des actifs Sur le Web	Créer des actifs
Lier des éléments liés à des actifs Sur le Web			Les utilisateurs doivent également disposer d’autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures pour l’outil de niveau Projet avec l’élément lié.
Rechercher et filtrer des actifs Sur le Web
Partager une vue enregistrée Sur le Web
Dissocier les éléments liés des actifs Sur le Web			Les utilisateurs doivent également disposer d’autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures pour l’outil de niveau Projet avec l’élément lié.
Mettre à jour une vue enregistrée Sur le Web
Afficher les pièces jointes des actifs Sur le Web
Afficher les actifs Sur le Web
Afficher l’historique des changements des actifs Sur le Web			Pour afficher les détails des éléments liés dans l’historique des modifications, les utilisateurs doivent également disposer d’autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures dans l’outil de niveau Projet avec l’élément lié.
Afficher les éléments liés pour les actifs Sur le Web			Les utilisateurs doivent également disposer d’autorisations de niveau « Lecture seule » ou supérieures pour l’outil de niveau Projet avec l’élément lié.

Considérations

Contexte

Dans les paramètres Actifs de l’outil Admin de l’entreprise, vous pouvez configurer votre système de classification des actifs. Lorsque vous définissez une hiérarchie claire des types d’actifs et que vous personnalisez les ensembles de champs, les champs par défaut et les groupes de statut, vous pouvez garantir la cohérence et la pertinence des données pour tous les actifs dans les projets de votre entreprise.

La hiérarchie des types d’actifs est la structure de base que vous allez créer pour classer chaque actif. Vous pouvez créer une structure imbriquée jusqu’à 10 niveaux de profondeur pour créer des catégories granulaires. La hiérarchie peut être créée manuellement ou importée.

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises
Importation de types d'actifs
- Vous ne pouvez importer que si vous n’avez pas encore créé de types d'actifs.
Création de types d'actifs
- Les types d’actifs nouvellement créés appliquent automatiquement le Par défaut Ensemble de champs Procore et le groupe Statut. Vous pouvez mettre à jour ces paramètres ultérieurement en créant et en assignant des ensembles de champs personnalisés et des groupes de statut.
- Les sous-types d'actifs nouvellement créés se voient assigner les configurations Procore par défaut Ensemble de champs et Groupe Statut.
Suppression de types d’actifs
- La suppression d’un type d’actif supprime également définitivement tous ses sous-types.
- Avant de supprimer un type d'actif, tous lesactifs associés au type d'actif doivent être supprimés. Lorsque vous supprimez un type d'actif, toutes les informations associées au type d'actif sélectionné sont perdues.
Réorganisation des types d’actifs
- L’ordre des types de ressources est reflété dans les menus déroulants de l’outil Ressources.
- La réorganisation n’est autorisée qu’au sein d’un même niveau (niveau 0 avec niveau 0, niveau 1 avec niveau 1 sous le même parent, etc.). Les mouvements transparentaux ne sont pas autorisés.
- Lorsqu’un type de ressource parent est déplacé, tous ses sous-types sont automatiquement déplacés avec lui.

Créer un type d'actifs (manuel)

Créer manuellement une hiérarchie de types d’actifs

Accédez à l’outil Admin au niveau entreprise.
Sous « Paramètres de l’outil », cliquez sur Actifs.
Dans l’onglet Types, cliquez sur Créer un type.
Saisissez les informations sur le type d’actif.
- Nom: nom descriptif de la catégorie d’actifs. Par exemple, « Équipement CVC ».
- ID: un identifiant alphanumérique unique.
  Remarque : Il est préférable d’utiliser un séparateur pour différents niveaux hiérarchiques. Par exemple, « CVC. CHLR" pour un refroidisseur de type CVC.
- Description: ajoutez plus de contexte sur le type d'actif.
- Activer pour autoriser la création d’actifs pour ce type: Déplacez la bascule sur ON pour autoriser la création d’actifs pour ce type. Cela permet d’activer la création d’actifs à n’importe quel niveau de la hiérarchie des types d’actifs.
Cliquez sur Créer. Le nouveau type apparaîtra dans la table hiérarchique.
Pour créer un sous-type, revenez à l’onglet Types.
1. À côté du type d'actif, cliquez sur + Sous-type.
2. Saisissez les informations sur le sous-type d'actif.
  - Nom: nom descriptif de la catégorie d’actifs. Par exemple, « Équipement CVC ».
  - ID: un identifiant alphanumérique unique.
    Remarque : Il est préférable d’utiliser un séparateur pour différents niveaux hiérarchiques. Par exemple, « CVC. CHLR" pour un refroidisseur de type CVC.
  - Description: ajoutez plus de contexte sur le sous-type d'actif.
  - Activer pour autoriser la création d'actifs pour ce type: Déplacez la bascule sur ON pour autoriser la création d'actifs pour ce sous-type.
3. Cliquez sur Créer.
  
  Gérer les types d’actifs
  
  Copier : cliquez sur les points de suspension verticaux à côté du type d'actif et sélectionnez Copier. Effectuez vos mises à jour, puis cliquez sur Copier.
  
  Supprimer : cliquez sur les points de suspension verticaux à côté du type d'actif et sélectionnez Supprimer. Cliquez sur Supprimer pour confirmer.
  
  Modifier : cliquez sur l’icône Modifier à côté du type d'actif, apportez vos modifications, puis cliquez sur Enregistrer.
  
  Réorganiser : cliquez sur l’icône de poignée à côté de n’importe quel type d'actif et faites-la glisser vers le lieu souhaité.

Importer des types d'actifs (en masse)

Importer la hiérarchie des types d'actifs

Accédez à l’outil Admin au niveau entreprise.
Sous « Paramètres des outils », sélectionnez actifs.
Cliquez sur l’onglet Types.
Cliquez sur Importer.
Cliquez sur Télécharger le modèle Excel.
Ouvrez le modèle sur votre ordinateur et entrez les informations requises dans le modèle :
- Niveau 1, Niveau 2.. : Nom descriptif du type d'actif.
  Le niveau 1 est le type d’actif parent tel que « Équipement CVC » et le niveau 2 est un sous-type tel que « Unité de traitement d’air ».
- ID du type d’actif : Un code alphanumérique unique. Il est préférable d’utiliser un séparateur pour différents niveaux hiérarchiques (par exemple, CVC. CHLR pour un refroidisseur de type CVC).
- La description : Description du type d’actif.
- Autoriser les actifs : Définit si des actifs peuvent être créés pour le type d’actif. Cela permet d’activer la création d’actifs à n’importe quel niveau de la hiérarchie des types d’actifs.
Enregistrez le modèle.
Revenez à la fenêtre Importer.
Sélectionnez le fichier.
1. Cliquez sur Joindre un fichier et sélectionnez le fichier d'actif préparé.
2. Glissez-déposez le fichier d'actifs préparé de votre ordinateur vers la zone de téléchargement.

Une fois le fichier chargé, un Projet Statut fenêtre contextuelle affiche la progression de l’importation. Vous pouvez réduire cette fenêtre.

Les types d’actifs nouvellement créés appliquent automatiquement le Par défaut Ensemble de champs Procore et le groupe Statut. Vous pouvez mettre à jour ces paramètres ultérieurement en créant et en assignant des ensembles de champs personnalisés et des groupes de statut, comme détaillé ci-dessous.

Gérer les types d’actifs

Accédez à l’outil Admin au niveau entreprise.
Sous « Paramètres de l’outil », sélectionnez actifs.
Cliquez sur l’onglet Types .
- Modifier un type d'actif
  1. Cliquez sur l’icône Modifier à côté du type d'actif.
  2. Apportez vos modifications.
  3. Cliquez sur l’onglet Valeurs par défaut pour mettre à jour les valeurs par défaut des champs.
  4. Apportez vos modifications.
  5. Cliquez sur Enregistrer.
- Copier un type d'actif
  1. Cliquez sur les points de suspension verticaux en regard du type d'actif et sélectionnez Copier.
    Remarque : Le type d’actif, ses sous-types et les configurations d’ensemble de champs et de groupe de statut sont copiés.
  2. Apportez vos modifications.
  3. Cliquez sur Copier.
- Supprimer un type d'actif
  1. Cliquez sur les points de suspension verticaux en regard du type d'actif et sélectionnez Supprimer.
  2. Cliquez sur Supprimer pour confirmer.
- Réorganiser
  1. Cliquez sur l’icône de poignée à côté du type d'actifs et maintenez-la enfoncée.
  2. Faites un glisser-déposer pour déplacer un type de ressource au sein du même niveau hiérarchique.
    Les modifications sont automatiquement enregistrées.

Créer un ensemble de champs

Contexte

Les ensembles de champs déterminent quelles informations sont capturées pour un actif. Vous pouvez utiliser les par défaut ensemble de champs de Procore ou en créer personnalisé avec des champs standard, des champs personnalisé et des options de liste déroulante personnalisées.

Accédez à l’outil Admin au niveau entreprise.
Sous « Paramètres des outils », sélectionnez actifs.
Cliquez sur l’onglet Ensembles de champs.
Cliquez sur Créer un ensemble de champs.
Saisissez un nom unique pour l’ensemble de champs et cliquez sur Créer.
Sur la page « Modifier l’ensemble de champs », cliquez sur le bouton à bascule en position ON pour rendre le champ visible dans la section.
OU
Commutez le bouton en position OFF pour masquer le champ dans la section.
Remarque : Une icône indique que le champ est visible par défaut et ne peut pas être masqué.
Cochez la case à cocher Obligatoire à côté de tous les champs supplémentaires que vous souhaitez rendre obligatoires.
Facultatif : Cliquez sur Ajouter un champ personnalisé pour créer un nouveau champ personnalisé ou pour sélectionner des champs personnalisés existants.
Facultatif : Cliquez sur Créer une section pour organiser les champs en différentes sections.
Cliquez sur Enregistrer les modifications.
Cliquez sur Confirmer pour enregistrer vos modifications.

Réorganiser les types d’actifs

Gérer les ensembles de champs

Assigner des ensembles de champs aux types d’actifs

Contexte

Les ensembles de champs déterminent quelles informations sont capturées pour un actif. Vous pouvez utiliser les par défaut ensemble de champs de Procore ou en créer personnalisé avec des champs standard, des champs personnalisé et des options de liste déroulante personnalisées.

Procédure

Accédez à l’outil Admin au niveau entreprise.
Sous « Paramètres de l’outil », cliquez sur Actifs.
Cliquez sur l’onglet Ensembles de champs.
Recherchez l’ensemble de champs configurables que vous souhaitez appliquer aux types d'actifs.
Cliquez sur le lien dans la colonne « Types d’actifs affectés ».
Sélectionnez les types de ressources auxquels affecter cet ensemble de champs.
Cliquez sur Assigner.
Cliquez sur Enregistrer les modifications pour confirmer.

Créer un champ personnalisé

Gérer les champs personnalisés

Accédez à l’outil niveau Entreprise admin, sélectionnez actifs sous Paramètres de l’outil. Dans le tableau Champs personnalisés, vous pouvez modifier ou supprimer un champ personnalisé.

Modifier un chantier personnalisé

Dans le champ personnalisé que vous souhaitez modifier, cliquez sur Modifier.
L’écran Modifier le champ s’affiche et vous permet d’apporter vos modifications.
Cliquez sur Mettre à jour pour enregistrer vos modifications.

Supprimer un champ personnalisé

Remarque : Vous ne pouvez pas supprimer un champ personnalisé s’il est affecté à un ensemble de champs.

Sur le champ personnalisé que vous souhaitez supprimer, cliquez sur l’icône Supprimer .
Un écran de confirmation s’affiche indiquant que l’action ne peut pas être annulée et que toutes les données associées au champ personnalisé sélectionné seront supprimées.
Cliquez sur Supprimer pour confirmer la suppression du champ personnalisé.

Type de pièce jointe

Contexte

Pour garantir la cohérence des données, vous pouvez définir des catégories selon le type de document associé à l'actif, par exemple des manuels ou des certificats.

Procédure

Accédez à l’outil Admin au niveau entreprise.
Sous « Paramètres de l’outil », cliquez sur Actifs.
Cliquez sur l’onglet Champs par défaut.
Cliquez sur le curseur pour développer Type de pièce jointe.
Cliquez sur Modifier.
Modifiez les options du type de pièce jointe si nécessaire :
- Pour renommer une option, cliquez dans le champ Nom et apportez vos modifications.
- Cochez ou décochez la case à cocher Actif pour activer ou désactiver le type de pièce jointe.
- Pour ajouter une option, cliquez sur Ajouter une option.
- Pour supprimer une option, cliquez sur l’icône Supprimer .
Cliquez sur Enregistrer.

Norme de dénomination

Contexte

Les administrateurs Procore peuvent configurer des normes de nommage et des règles de génération automatique afin que les noms d'actifs suivent un format cohérent dans tous les projets. Cela permet d’éviter les doublons et de prendre en charge des données plus propres pour la création de rapports et le transfert. Vous pouvez également créer des conventions de dénomination spécifiques au projet dans l’outil Ressources au niveau projet.

Procédure

Accédez à l’outil Admin au niveau entreprise.
Sous « Paramètres de l’outil », cliquez sur Actifs.
Cliquez sur l’onglet Champs par défaut.
Cliquez sur le curseur en regard de Norme de dénomination pour développer la section.
Cliquez sur Créer.
Modifiez ou créez des options pour la norme de dénomination si nécessaire :
- Cliquez sur l’icône Ajouter et cochez les cases à cocher des champs que vous souhaitez ajouter ou supprimer de votre norme de dénomination. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
- Cliquez sur l’icône de poignée et faites glisser le champ au bon endroit dans l’ordre.
- Cliquez sur l’icône X pour supprimer le chantier.
- Cliquez sur Configurer les valeurs de champ pour gérer les valeurs de secours et les règles de mise en forme afin de garantir que vos ID de ressource sont générés de manière cohérente. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
- Sélectionnez la valeur Séparateur dans la liste déroulante.
Cliquez sur Configurer les valeurs des champs.
- Saisissez les valeurs de secours si les champs ne sont pas disponibles pour certains types d'actifs.
- Sélectionnez la longueur de champ pour chaque champ dans la convention de dénomination.
- Si vous avez ajouté des champs personnalisés à sélection unique, cliquez sur Modifier les valeurs définies ou Définir les valeurs des champs.
  1. Saisissez des codes courts (2 à 4 caractères) pour chaque option déroulante.
  2. Cliquez sur Enregistrer les valeurs des chantiers.
Passez en revue l’aperçu, puis cliquez sur Enregistrer.

Considérations

Contexte

Les groupes de statut définissent les étapes du cycle de vie d’un actif. Vous pouvez utiliser le groupe Procore Par défaut ou en créer des personnalisés en fonction de vos flux de travail spécifiques.

Les statuts sont regroupés en trois états principaux :

État	Statut par défaut
Nouvelle	Planifié, en cours de conception, en entrepôt, Arrivé sur site, Installé, Pré-démarrage, Mise en service, Prêt pour la livraison
Fonctionnement	Actif, En maintenance
Mise hors service	Inactif - Non utilisé, Inactif - Remplacé

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises
Affectation de groupes de statut
- Vous ne pouvez affecter des groupes de statut à des types d’actifs que si le type et le sous-type d’actifs n’ont pas encore d’enregistrements d’actifs.
Création de groupes de statut
- Tous les statuts doivent être mappés à un état standard : Nouveau, En fonctionnement, Mis hors service.
Suppression de groupes de statut
- Vous ne pouvez pas supprimer un statut d’un groupe s’il est actuellement utilisé par un actif.
- Le bouton Supprimer est désactivé si le groupe de statut est affecté à un type ou sous-type d’actif. Vous devez annuler son affectation avant de pouvoir le supprimer.

Créer un groupe de statuts

Procédure

Accédez à l’outil Admin au niveau entreprise.
Sous « Paramètres de l’outil », cliquez sur Actifs.
Cliquez sur l’onglet Groupes de statut.
Cliquez sur Créer un groupe de statut.

Conseil
Vous pouvez également copier le groupe de statut par défaut Procore pour l’utiliser comme point de départ pour un nouveau groupe personnalisé.

5. Entrez le nom et la description du nouveau groupe de statut.

6. Entrez vos statuts :

Attribuez une couleur au statut pour faciliter l’identification.
Saisissez un titre de statut. Par exemple, « En attente d’installation ».
Sélectionnez l’état de statut : Nouveau, En service ou Mis hors service.

7. Cliquez sur Ajouter un statut pour ajouter une nouvelle ligne, puis répétez l’étape 6 pour chaque ligne.

8. Créer le groupe de statut

Cliquez sur Assigner plus tard pour créer simplement le groupe de statut.
Cliquez sur Créer et assigner pour créer le groupe de statut.
- Sélectionnez les types ou sous-types d’actifs, puis cliquez sur Assigner.
  Gérer les groupes de statut
  - Copier : cliquez sur l’icône Copier à côté du groupe de statut pour le dupliquer. Apportez vos mises à jour au nouveau groupe de statuts, puis cliquez sur Assigner plus tard ou Créer et assigner.
  - Supprimer - Cliquez sur l’icône Supprimer à côté du groupe de statut et sélectionnez Supprimer. Cliquez sur Supprimer pour confirmer.
  - Modifier - Cliquez sur l’icône Modifier à côté du groupe de statut, apportez vos modifications, puis cliquez sur Enregistrer.
  - Réorganiser - Cliquez sur l’icône de poignée à côté de n’importe quel groupe de statut et faites-la glisser vers le lieu souhaité.

Assigner des groupes de statut aux types d’actifs

Procédure

Accédez à l’outil Admin au niveau entreprise.
Sous « Paramètres de l’outil », cliquez sur Actifs.
Cliquez sur l’onglet Groupes de statut.
Recherchez le groupe de statut que vous souhaitez appliquer aux types d’actifs.
Cliquez sur le lien dans la colonne « Types d’actifs affectés ».
Sélectionnez les types d’actifs auxquels vous souhaitez affecter ce groupe de statuts.
Cliquez sur Assigner.
Cliquez sur Enregistrer les modifications pour confirmer.

Guide de configuration d’Assets Admin (bêta)

Vue d'ensemble

Autorisations

ACTIFS AUTORISATIONS VUE D'ENSEMBLE

Considérations

Contexte

Éléments à prendre en compte

Créer un type d'actifs (manuel)

Créer manuellement une hiérarchie de types d’actifs

Gérer les types d’actifs

Importer des types d'actifs (en masse)

Importer la hiérarchie des types d'actifs

Gérer les types d’actifs

Créer un ensemble de champs

Contexte

Assigner des ensembles de champs aux types d’actifs

Contexte

Procédure

Créer un champ personnalisé

Gérer les champs personnalisés

Modifier un chantier personnalisé

Supprimer un champ personnalisé

Type de pièce jointe

Contexte

Procédure

Norme de dénomination

Contexte

Procédure

Considérations

Contexte

Éléments à prendre en compte

Créer un groupe de statuts

Procédure

Conseil

Gérer les groupes de statut

Assigner des groupes de statut aux types d’actifs

Procédure