Envoyer des alertes d’affectation dans la planification des ressources

Envoyer des alertes d’affectation à partir de la liste des affectations

À partir de la liste Affectations, vous pouvez envoyer des alertes d’affectation pour des affectations individuelles ou multiples.

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.
2. Cliquez sur Affectations et sélectionnez Liste des affectations.
3. Cochez les cases des affectations pour lesquelles vous souhaitez envoyer l’alerte d’affectation.
4. Cliquez sur Actions par lots.
   
5. Cliquez sur Envoyer des alertes et choisissez de :
   • Envoyez immédiatement. Sélectionnez cette option pour envoyer l’alerte immédiatement, puis cliquez sur Envoyer.
     Note: Cela enverra l’alerte immédiatement en fonction des paramètres d’alerte par défaut ou d’affectation de projet.
   • Horaire. Sélectionnez cette option pour planifier l’envoi de l’alerte à l’avenir.
     Note: Vous pouvez modifier ou envoyer l’alerte planifiée ultérieurement. Consultez Gérer les alertes d’affectation planifiée.
     1. Sélectionnez la date et l’heure d’envoi de l’alerte.
     2. Cliquez sur Enregistrer.
   • Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer l’alerte en tant que brouillon. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
     Note: Vous pouvez modifier ou envoyer le brouillon ultérieurement. Voir Gérer les alertes d’affectation d’ébauche.

Envoyer des alertes d’affectation à partir des tableaux d’affectation

À partir des tableaux d’affectation, vous pouvez envoyer des alertes d’affectation pour toutes les affectations de projet à une certaine date ou dans une certaine plage de dates.

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.
2. Cliquez sur Affectations et sélectionnez Tableaux d’affectations.
3. Cliquez sur les points de suspension  du projet pour lequel vous souhaitez envoyer l’alerte d’affectation.
4. Sélectionnez Envoyer des alertes d’affectation.
5. Sélectionnez Jour de visionnement actuel pour envoyer l’alerte à toutes les personnes assignées ayant une affectation à la date sélectionnée.
   OU
   Sélectionnez Plage de dates pour envoyer l’alerte à toutes les personnes assignées dont l’affectation se situe dans la plage de dates sélectionnée.
   1. Date de début. Sélectionnez la date de début de la plage de dates.
   2. Fin. Sélectionnez la date de fin pour la plage de dates.
      • Sélectionnez Date et sélectionnez la date de fin pour choisir une date de fin spécifique pour la plage.
        OU 
      • Sélectionnez Semaines et entrez le nombre de semaines pour la plage de dates.
6. Sélectionnez le moment d’envoi de l’alerte :
   • Envoyez immédiatement. Sélectionnez cette option pour envoyer l’alerte immédiatement, puis cliquez sur Envoyer.
     Note: Cela enverra l’alerte immédiatement en fonction des paramètres d’alerte par défaut ou d’affectation de projet.
   • Horaire. Sélectionnez cette option pour planifier l’envoi de l’alerte à l’avenir.
     Note: Vous pouvez modifier ou envoyer l’alerte planifiée ultérieurement. Consultez Gérer les alertes d’affectation planifiée.
     1. Sélectionnez la date et l’heure d’envoi de l’alerte.
     2. Cliquez sur Enregistrer.
   • Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer l’alerte en tant que brouillon. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
     Note: Vous pouvez modifier ou envoyer le brouillon ultérieurement. Voir Gérer les alertes d’affectation d’ébauche.
   Cliquez sur Modifier le modèle d’alerte pour modifier l’alerte d’affectation.
   1. Pour l’alerte que vous choisissez, saisissez les informations que vous souhaitez inclure dans l’objet et le message.
   2. Ajoutez les jetons dynamiques que vous souhaitez voir apparaître dans vos alertes pour personnaliser les informations pour la personne recevant l’alerte :
      • Nom de la personne assignée. Le nom et le prénom de la personne assignée.
      • E-mail de la personne assignée. L’adresse e-mail de la personne assignée.
      • Téléphone de la personne assignée. Le numéro de téléphone de la personne assignée.
      • Titre du poste de la personne assignée. Titre du poste de la personne assignée.
      • Date de début de l’affectation. La date de début de l’affectation.
      • Date de fin de l’affectation. La date de fin de l’affectation.
      • Heure de début de l’affectation. Heure de début de l’affectation.
      • Heure de fin de l’affectation. Heure de fin de l’affectation.
      • Jours de travail d’affectation. Les jours de travail de l’affectation.
      • Nom du projet. Le nom du projet.
      • Adresse du projet. L’adresse du projet.
      • Ville du projet. La ville du projet.
      • État du projet. L’état du projet.
      • Code postal du projet. Le code postal du projet.
      • Pays du projet. Le pays du projet.
      • Numéro de projet. Le numéro du projet.
      • Statut du projet. Le statut du projet.
   3. Sélectionnez le « Type de message »
7. Cliquez sur Réviser les destinataires.
8. Cliquez sur Envoyer.

Envoyer des alertes d’affectation à partir du Gantt Affectations

À partir du Gantt Affectations, vous pouvez envoyer des alertes pour toutes les affectations de projet à une certaine date ou dans une certaine plage de dates.

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.
2. Cliquez sur Affectations et sélectionnez Gantt d’affectations.
3. Sélectionnez Projets.
   
4. Cliquez sur les points de suspension  du projet pour lequel vous souhaitez envoyer l’alerte d’affectation.
5. Sélectionnez Envoyer des alertes d’affectation.
6. Sélectionnez Jour de visionnement actuel pour envoyer l’alerte à toutes les personnes assignées ayant une affectation à la date sélectionnée.
   OU
   Sélectionnez Plage de dates pour envoyer l’alerte à toutes les personnes assignées dont l’affectation se situe dans la plage de dates sélectionnée.
   1. Date de début. Sélectionnez la date de début de la plage de dates.
   2. Fin. Sélectionnez la date de fin pour la plage de dates.
      • Sélectionnez Date et sélectionnez la date de fin pour choisir une date de fin spécifique pour la plage.
        OU 
      • Sélectionnez Semaines et entrez le nombre de semaines pour la plage de dates.
7. Sélectionnez le moment d’envoi de l’alerte :
   • Envoyez immédiatement. Sélectionnez cette option pour envoyer l’alerte immédiatement, puis cliquez sur Envoyer.
     Note: Cela enverra l’alerte immédiatement en fonction des paramètres d’alerte par défaut ou d’affectation de projet.
   • Horaire. Sélectionnez cette option pour planifier l’envoi de l’alerte à l’avenir.
     Note: Vous pouvez modifier ou envoyer l’alerte planifiée ultérieurement. Consultez Gérer les alertes d’affectation planifiée.
     1. Sélectionnez la date et l’heure d’envoi de l’alerte.
     2. Cliquez sur Enregistrer.
   • Enregistrer le brouillon. Sélectionnez cette option pour enregistrer l’alerte en tant que brouillon. Cliquez ensuite sur Enregistrer.
     Note: Vous pouvez modifier ou envoyer le brouillon ultérieurement. Voir Gérer les alertes d’affectation d’ébauche.
8. Cliquez sur Modifier le modèle d’alerte pour modifier l’alerte d’affectation.
   1. Pour l’alerte que vous choisissez, saisissez les informations que vous souhaitez inclure dans l’objet et le message.
   2. Ajoutez les jetons dynamiques que vous souhaitez voir apparaître dans vos alertes pour personnaliser les informations pour la personne recevant l’alerte :
      • Nom de la personne assignée. Le nom et le prénom de la personne assignée.
      • E-mail de la personne assignée. L’adresse e-mail de la personne assignée.
      • Téléphone de la personne assignée. Le numéro de téléphone de la personne assignée.
      • Titre du poste de la personne assignée. Titre du poste de la personne assignée.
      • Date de début de l’affectation. La date de début de l’affectation.
      • Date de fin de l’affectation. La date de fin de l’affectation.
      • Heure de début de l’affectation. Heure de début de l’affectation.
      • Heure de fin de l’affectation. Heure de fin de l’affectation.
      • Jours de travail d’affectation. Les jours de travail de l’affectation.
      • Nom du projet. Le nom du projet.
      • Adresse du projet. L’adresse du projet.
      • Ville du projet. La ville du projet.
      • État du projet. L’état du projet.
      • Code postal du projet. Le code postal du projet.
      • Pays du projet. Le pays du projet.
      • Numéro de projet. Le numéro du projet.
      • Statut du projet. Le statut du projet.
9. Cliquez sur Réviser les destinataires.
10. Cliquez sur Envoyer.

Envoyer des alertes d’affectation à partir du Gantt des affectations (Bêta)

1. Accédez à l’outil Planification des ressources au niveau entreprise.
2. Cliquez sur Affectations et sélectionnez Gantt (bêta).
3. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le projet et sélectionnez Envoyer des alertes d’affectation.
4. Sélectionnez à qui envoyer l’alerte.
   • Sélectionnez cette option pour envoyer aux personnes assignées le jour de visionnage en cours.
   • Sélectionnez cette option pour l’envoyer aux personnes assignées dans une plage de dates.
     1. Sélectionnez les dates de début et de fin.
5. Optionnel: Planifier la livraison
   1. Déplacez le bouton Programmer la livraison en position ON.
   2. Saisissez la date d’envoi de l’alerte.
   3. Sélectionnez l’heure d’envoi de l’alerte.
6. Saisissez l’objet.
7. Saisissez le contenu de l’alerte. Vous pouvez sélectionner des jetons dynamiques pour afficher les données pertinentes pour le destinataire et son affectation.
   
8. Enregistrez ou envoyez l’alerte.
   • Cliquez sur Enregistrer l’ébauche pour enregistrer l’alerte en tant qu’ébauche.
   • Cliquez sur Envoyer pour planifier ou envoyer immédiatement les alertes.