Créer un instantané du budget

Objectif

Prendre un instantané des onglets Budget ou Prévisions de votre projet à un moment donné.

Contexte

Si vous êtes responsable de la gestion du budget d’un projet dans Procore, il est utile de conserver un enregistrement de vos données au fur et à mesure que les choses changent au fil du temps. La fonction d’instantané vous permet de créer un instantané de l’onglet Budget ou Prévisions dans son état actuel.

Les instantanés vous permettent de revenir sur les versions précédentes pour analyser diverses modifications et voir comment les données ont été affectées. Les instantanés sont également utiles à des fins de prévision et de reporting. Par exemple, si vous remarquez que le montant prévu « Au-dessus/en dessous du budget prévu » change de manière inattendue entre deux instantanés, vous avez maintenant un moyen d’effectuer une analyse comparative plus détaillée pour déterminer la raison réelle du changement.

Types d’instantanés dans l’onglet Budget

L’onglet Budget propose deux types d’instantanés :

  • Instantanés de l’état du projet :
    Ceux-ci sont conçus pour capturer des données budgétaires à des moments précis, généralement une fois par mois, à des fins de reporting et de prévision. Contrairement aux instantanés ad hoc, ils servent d’objets de prévision dédiés pour chaque période et sont accessibles dans des outils spécialement conçus à cet effet, tant au niveau projet qu’entreprise. Cette double visibilité permet des flux de travail de reporting mensuel structurés et des processus de prévision rationalisés dans l’ensemble de votre organisation. Utilisez ce type d’instantané si vous souhaitez que l’instantané représente l’instantané « officiel » du mois ou de la période de prévision. 

  • Instantanés ad hoc :
    Ceux-ci sont pris au besoin, généralement lorsque quelque chose d’inattendu se produit au travail. Ils servent d’enregistrement interne à l’équipe de projet et ne nécessitent pas d’examen par d’autres membres de l’entreprise. Utilisez ce type d’instantané si vous devez prendre un instantané unique qui ne s’inscrit pas dans un processus formel et ne nécessite pas d’examen plus large.

Instantanés dans l’onglet Prévisions

Dans l’onglet Prévisions, un type d’instantané est disponible. Cette fonctionnalité d’instantané simple crée une vue instantanée de vos données de prévisions. Par exemple, vous souhaiterez peut-être saisir l’incidence d’une courbe spécifique sur une prévision.

Éléments à prendre en compte

Procédure

  1. Accédez à l'outil Budget du projet.
  2. Cliquez sur l’onglet Budget ou sur l’onglet Prévisions, selon les données que vous souhaitez capturer. 
  3. Cliquez sur Créer un instantané.
  4. Renseignez les champs suivants :

    • Type d’instantané bêta ​​​​​​​ (budget uniquement). Sélectionnez s’il s’agit d’un instantané ad hoc ou d’un instantané du statut du projet.

    • Nom. Saisissez le nom de l'instantané.
    • Vue. Sélectionnez la vue dont vous souhaitez prendre un instantané.
    • Description. Saisissez une description de l'instantané.
  5. Cliquez sur Créer. 
    Un message « Création d'instantané » apparaît pendant que le système traite l'instantané. Vous pouvez continuer à travailler pendant ce processus. Un message « Instantané créé » apparaît lorsque l'instantané est terminé.
  6. Affichez l'instantané à l'aide de l'une de ces méthodes :
    • Cliquez sur Afficher les données de l'instantané.
    • Sélectionnez le nouvel instantané dans le menu Instantanés. 
      Remarque : les sélections de ce menu sont contextuelles et affichent uniquement les instantanés créés pour la vue sélectionnée. Voir Configurer une nouvelle vue du budget.
    • Cliquez sur le symbole points de suspension dans la colonne Montant du budget d'origine pour afficher l'instantané du poste sélectionné.

Voir aussi