Mettre à jour la ventilation des coûts d'un contrat client

Objectif

Décrire les différentes façons dont vous pouvez mettre à jour les postes sur la Ventilation des coûts (VDC) d'un contrat.

Contexte

Après avoir créé un contrat, vous pouvez choisir parmi trois (3) méthodes pour ajouter des postes à la ventilation des coûts de votre contrat :

Ajouter des postes à la VDC
Si la VDC de votre contrat ne comporte que quelques postes ou si vous souhaitez y ajouter manuellement de nouveaux postes, utilisez le bouton Ajouter une ligne pour saisir manuellement chaque poste de la VDC.
Créer une ventilation des coûts à partir du budget du projet
Si vous souhaitez structurer la ventilation des coûts de votre contrat pour qu'elle corresponde à vos postes budgétaires, Procore vous offre la possibilité d'importer vos postes de ventilation des coûts directement à partir de l'outil Budget de Procore. Cette méthode crée automatiquement la ventilation des coûts du contrat pour vous en utilisant les postes budgétaires de votre projet comme source de données.
Importer la ventilation des coûts à partir d'un fichier CSV
Si vous préférez créer la ventilation des coûts de votre contrat à l'aide d'un tableur, tel que Microsoft Excel, vous pouvez télécharger un modèle vierge qui correspond à la structure du tableau de votre contrat, ajouter vos postes de ventilation des coûts à la feuille de calcul, enregistrer le fichier dans le fichier séparé par des virgules au format de fichier de valeurs (CSV), puis importer vos postes. Vous pouvez également utiliser le processus d'importation pour remplacer tous les postes existants sur la ventilation des coûts de votre contrat ou vous pouvez conserver tous les postes existants et en ajouter d'autres.

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Admin » dans l'outil Contrats clients du projet.
  
  Remarque
  Pour empêcher les utilisateurs de Procore de consulter les données de votre contrat, configurez la fonction d'autorisations granulaires lors de l'application des modèles d'autorisation. Voir « Gérer les modèles d'autorisation de projet » et « Accorder des autorisations granulaires dans un modèle d'autorisation ».
Informations supplémentaires :
- Pour suivre les étapes ci-dessous, le contrat doit avoir le statut « Ébauche ». Cependant, si le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » est activé dans cet outil, les utilisateurs disposant de l'autorisation utilisateur requise pour Modifier les contrats client peuvent modifier la ventilation des coûts lorsqu'un contrat a un statut quelconque. Pour en savoir plus, qu'est-ce que le paramètre « Activer la ventilation des coûts toujours modifiable » ?
  
  Remarque
  Si vous avez des postes entrants de l’outil Budget du projet (voir Créer la VDC à partir du budget du projet) et les montants de ces postes sont inférieurs aux montants facturés sur ces postes dans une, facture de financement ou facture de maître d'ouvrage, un message d’erreur vous avertit que les postes ne peuvent pas être importés du budget du projet.
Restrictions :
- Si vous avez créé plusieurs contrats principaux, vous pouvez importer des postes budgétaires dans la ventilation des coûts (VDC) d'un financement. Cependant, vous n'avez PAS la possibilité de choisir les postes budgétaires que vous souhaitez importer. Pour en savoir plus, consultez https://support.procore.com/faq/are-...tiple-fundings .

Conditions préalables

Créez un contrat avec le statut « Ébauche ». Voir Créer des contrats clients.
Définissez la méthode comptable sur le contrat. Voir Comment définir la méthode comptable d'un contrat ou d'un financement ? et Modifier les paramètres avancés d'un contrat client.
Si vous devez créer la VDC d'un contrat à partir du budget du projet comme décrit ci-dessous, assurez-vous que la VDC du contrat soit vide. Vous ne pouvez utiliser les étapes ci-dessous que lorsque la VDC d'un contrat comporte zéro (0) poste. Vous devez également :
- Créez le budget de votre projet. Voir Configurer un budget dans un nouveau projet Procore.
- Verrouiller le budget de votre projet. Voir Verrouiller un budget.

Procédure

Il existe plusieurs façons d'ajouter et de mettre à jour des postes dans la ventilation des coûts d'un contrat :

Ajouter des postes à la ventilation des coûts
Créer la VDC à partir du budget du projet
Importer la VDC à partir d'un fichier CSV

Ajouter des postes à la ventilation des coûts

Accédez à l'outil Contrats clients du projet.
Recherchez le contrat à mettre à jour et cliquez sur son lien Numéro.
Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
Cliquez sur Ajouter une ligne.
Saisissez les données comme suit :
1. Code budgétaire
  Sélectionnez un code budgétaire ou cliquez sur Créer un code budgétaire. Voir Qu'est-ce qu'un code budgétaire dans la SDP de Procore ?
2. Description
  Saisissez une description pour le poste. Par exemple, saisissez : Frais de service mensuels
3. Qté
  Saisissez le nombre d'unités.
4. UdM
  Sélectionnez l'unité de mesure (UdM) dans la liste. Voir « Quelles unités de mesure figurent dans la liste principale de Procore ? » et « Ajouter une unité de mesure à la liste principale des unités de mesure ».
5. Coût unitaire
  Saisissez le coût par unité dans cette case. Vous remarquerez que la valeur de cette colonne contient quatre (4) décimales (par exemple, 0,0000 $) pour vous permettre de saisir la valeur spécifique requise pour calculer un prix précis.
  
  Exemple
  Si vous achetez 50 000 unités pour 1 006 625,00 $, vous devez saisir un coût unitaire de 20,1325 $.
6. Montant
  Le système calcule automatiquement le sous-total, en fonction des entrées Qté, UdM et Coût unitaire.
Répétez les étapes ci-dessus pour tous les postes.
Choisissez l'une de ces options :
- Cliquez sur Enregistrer
  OU
- Cliquez sur Enregistrer et envoyer par e-mail.

Créer la VDC à partir du budget du projet

Remarques

Si vous devez créer la VDC d'un contrat à partir du budget du projet comme décrit ci-dessous, assurez-vous que la VDC du contrat soit vide. Vous ne pouvez utiliser les étapes ci-dessous que lorsque la VDC comporte zéro (0) poste. Vous devez également :

Créez le budget de votre projet. Voir Configurer un budget dans un nouveau projet Procore.
Verrouiller le budget de votre projet. Voir Verrouiller un budget.

Accédez à l'outil Contrats clients du projet.
Recherchez le contrat à mettre à jour. Cliquez ensuite sur son lien Numéro.
Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
Sous le tableau Ventilation des coûts, cliquez sur Importer. Choisissez ensuite VDC depuis le budget dans le menu déroulant.
Dans la fenêtre « Importer la ventilation des coûts depuis le budget ? », cliquez sur Importer.
- Si la VDC est vide, le message suivant apparaît.
- Si la VDC comporte des postes existants, tous les postes existants seront remplacés par les postes du budget.
  
  Procore remplace tous les postes existants de la ventilation des coûts par les postes actuels du budget du projet. Cette opération peut prendre plusieurs minutes. Une fois l'importation terminée, une bannière VERTE apparaît pour indiquer que l'action a réussi et les postes apparaissent dans la ventilation des coûts.

Importer la VDC à partir d'un fichier CSV

Personnaliser le délimiteur & Télécharger un modèle vierge

Accédez à l'outil Contrats client du projet.
Dans le tableau, cliquez sur le lien Numéro pour ouvrir le contrat.
Cliquez sur l'onglet Ventilation des coûts.
Au bas de la page Ventilation des coûts, cliquez sur Importer la ventilation des coûts à partir de CSV.
Dans la fenêtre Importer la ventilation des coûts à partir d'un fichier CSV , choisissez ces options :
- Cliquez sur Personnaliser le délimiteur CSV pour afficher les options.
- Sous Choisir CSV délimiteur, choisissez l’une de ces options :
  
  Conseil
  Qu'est-ce qu'un délimiteur ?Un délimiteur est un caractère utilisé pour séparer des valeurs ou des chaînes de texte. Il marque à la fois le début et la fin d'une unité de données.
  - Virgule . Sépare les données par une virgule (,). Il s'agit de l'option par défaut de Procore.
  - Point- virgule . Sépare les données par un point-virgule (;).
Cliquez sur le bouton Télécharger un modèle CSV vierge .
Procore télécharge un fichier de modèle vierge nommé « Modèle de ventilation des coûts de sous-traitance » à l'emplacement de téléchargement spécifié pour votre navigateur Web.

Ajouter des postes au modèle vierge

Sur votre ordinateur, ouvrez le modèle que vous venez de télécharger.
Suivez l'une (1) de ces étapes pour ajouter des postes à votre modèle vierge :

Conseil
- Méthode comptable basée sur le montant
- Méthode comptable basée sur l'unité/la quantité

Méthode comptable basée sur le montant

Méthode comptable basée sur l'unité/la quantité

Importer le modèle CSV rempli dans Procore

Accédez à l’outil Contrats principaux.
Dans le tableau, cliquez sur un lien Numéro pour ouvrir le contrat.
Sous l’onglet Général, cliquez sur Ventilation des coûts.
Dans la carte Ventilation des coûts, cliquez sur Modifier.
Ceci place la VDC en mode édition.
Sous le tableau, cliquez sur Importer et choisissez VDC à partir d’un fichier CSV.
La fenêtre Importer la ventilation des coûts à partir d’un fichier CSV s’ouvre.
Chargez le fichier comme suit :
- Cliquez sur Charger un fichier et sélectionnez le modèle terminé à charger.
  OU
- Faites glisser et déposez le modèle complété dans la zone Fichier CSV .
En fonction de l’état de votre contrat principal, choisissez l’option appropriée :
- Pour ajouter d’autres postes au contrat principal, sélectionnez Ajouter des postes supplémentaires, puis cliquez sur Importer.
- Pour remplacer tous les postes existants sur le contrat principal par le modèle, sélectionnez Remplacer les postes existants, puis cliquez sur Importer.

Procore importe le modèle et affiche une bannière de réussite. Si vous voyez un message d'erreur, cliquez sur Afficher l'erreur pour savoir pourquoi l'importation a échoué.