Prise en main de la gestion de documents - Autorisations relatives aux documents
Vue d'ensemble
Contexte
Un seul document de construction peut avoir des dizaines de révisions et des centaines de mises à jour de version mineures tout au long de sa durée de vie. Chacune de ces révisions est adaptée à une étape, à un objectif et à un public différents au travail. Sur de nombreux projets, ces révisions sont dispersées dans différents dossiers qui nécessitent une gestion manuelle des autorisations. Cependant, avec l’outil de gestion de documents de Procore, vous pouvez contrôler automatiquement les autorisations sur chaque révision de document individuelle dans un « conteneur ». L’outil peut utiliser les attributs de cette révision, tels que le statut, l’étape, le type ou la discipline, pour déterminer automatiquement les autorisations.
Comment ça marche ?
L'outil Gestion de documents utilise deux niveaux d'autorisation : les autorisations générales de l'outil Procore pour accorder l'accès à l'outil lui-même et les groupes d'autorisations flexibles pour accorder l'accès à des révisions de documents individuelles en fonction de leurs attributs.
Des groupes d'autorisations peuvent être créés pour différents rôles d'utilisateur ou entreprises sur le projet, et vous pouvez définir des règles spécifiques pour contrôler automatiquement à quelles révisions de documents ces groupes ont accès et à quel niveau ils doivent avoir accès (par exemple, Lecteur, Maître d'ouvrage ou Admin). Les autorisations peuvent être personnalisées davantage dans l'onglet Autorisations de la page Configurer les paramètres et dans les modèles d'autorisations pour l'outil Flux de travail.
EN SAVOIR PLUS SUR LES AUTORISATIONS
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Remarque
Les autorisations liées aux flux de travail seront traitées dans la section suivante de ce guide.Meilleures pratiques
Avant de configurer des autorisations pour l’outil Gestion de documents, tenez compte des points suivants :
- Quels sont les différents rôles d’utilisateur de vos projets qui nécessitent différents niveaux d’accès aux documents du projet ?
- À quoi ces groupes doivent-ils pouvoir accéder et quels champs de documents sont nécessaires pour déterminer cet accès ?
- Par exemple, vous pouvez envisager de fournir à vos chefs de projet et contrôleurs de documents un accès « Admin » à chaque révision de document dans le système, mais uniquement donner à votre équipe de chantier un accès « Visionneuse » aux plans de projet approuvés.
- Qui devrait être en mesure de modifier les paramètres dans l’outil de gestion de documents lui-même ?
Exemple
Paul est membre d’une équipe de contrôle de documents. Il attribue des autorisations aux personnes suivantes au sein de son entreprise :
- Jake, un autre contrôleur de documents de son entreprise.
- Sarah, la chef de projet de son entreprise.
- Matt, qui sert de contremaître pour le sous-traitant en béton.
Dans l’outil Annuaire du projet, Paul choisit parmi les autorisations de niveau « Admin » ou « Standard » à attribuer aux utilisateurs pour l’outil de gestion de documents :
- Paul attribue à Jake et à lui-même des autorisations de niveau « Admin ».
Cela leur confère à la fois un contrôle total sur l’outil et la possibilité d’initier et de superviser les flux de travail documentaires. - Paul attribue à Matt et Sarah des autorisations de niveau « Standard ».
Ils peuvent utiliser l’outil avec un accès standard et participer aux flux de travail d’approbation des documents. Cependant, ils n’auront pas le pouvoir de modifier les paramètres de l’outil lui-même.
Pour affiner davantage les autorisations, Paul utilise deux groupes d’autorisations distincts dans l’outil Gestion de documents :
- Paul ajoute Jake, Sarah et lui-même au groupe d’autorisations « Contrôleur de documents ».
Ils seront en mesure de télécharger et de soumettre des documents, ce qui rationalisera les processus de contrôle des documents. - Paul ajoute Matt à un groupe d’autorisations « Sous-traitant en béton »:
Il se verra accorder l’accès « Propriétaire » à tout document émanant de son entreprise, quel que soit le statut du document. De plus, il aura un accès « Viewer » aux plans de construction émis et aux soumissions techniques associées à toute autre discipline.
Leçon suivante : Autorisations de documents - Configurer
Configurez-le
Maintenant que vous connaissez les autorisations pour l’outil de gestion de documents, vous êtes prêt à effectuer les actions suivantes dans Procore :
MESURES DE SUIVI
- Assigner des autorisations générales de l’outil
- Créer des groupes d’autorisations
- Gérer les niveaux d’autorisation des documents
Note: Les autorisations liées aux flux de travail seront traitées dans la section suivante de ce guide.
1. Attribuer des autorisations générales à l’outil
Attribuez des autorisations de niveau « Standard » ou « Admin » à l’outil de gestion de documents aux personnes qui auront besoin d’accéder à l’outil. Vous pouvez assigner cette autorisation aux utilisateurs et aux groupes dans un modèle d’autorisation de projet dans l’outil Autorisations, ou modifier manuellement l’autorisation des utilisateurs dans l’outil Annuaire.
2. Créer des groupes d’autorisations
Créez des groupes d’autorisations pour les différents types d’autorisations dont vous avez besoin et ajoutez-y des personnes pour contrôler automatiquement leur accès aux documents du projet.
3. Gérer les niveaux d’autorisation des documents
Contrôlez davantage l’autorisation sur les documents en spécifiant les actions qui doivent être disponibles à trois niveaux différents : Visualiseur, Propriétaire et Admin.
Note: Cette liste est actuellement limitée au contrôle des niveaux qui devraient pouvoir modifier les attributs des documents, mais des personnalisations supplémentaires seront introduites à l’avenir.
