Prise en main de la gestion des documents – Organisation des documents et Affichages enregistrés

Vue d'ensemble

Contexte

La plupart des outils de gestion de documents utilisent des dossiers pour maintenir les documents organisés et accessibles. Les dossiers peuvent poser problème, car chaque révision de document doit réellement exister dans le dossier et ne peut pas exister dans deux ou plusieurs dossiers à la fois. Bien que ceci puisse fonctionner pour les documents en cours avec un accès limité, cela devient un problème une fois que les documents sont soumis pour révision, puis rejetés ou publiés à un public plus large. Dans la construction, il est essentiel de maintenir un historique unique et traçable des révisions d'un document de construction et de leur changement de statut au fil du temps. Si vous devez copier ou déplacer manuellement des révisions entre des dossiers destinés à des fins ou à des publics différents, vous perdez cette traçabilité et les équipes risquent de fonctionner à partir d'informations obsolètes.  

Avec l'outil Gestion de documents de Procore, les révisions des documents sont étiquetées avec des attributs qui les décrivent, et des filtres de recherche peuvent être utilisés pour les trouver rapidement. Par exemple, vous pouvez utiliser des filtres pour trouver les derniers plans d'architecture approuvés ou afficher les documents rejetés provenant de votre entreprise. Vous pouvez enregistrer ces filtres de recherche en tant que « vues enregistrées » pour faciliter la recherche des documents pour vous et votre équipe, ce qui offre l'avantage d'une structure de dossiers de projet standard sans les risques et les inconvénients de la duplication de fichiers. 

Comment ça marche

organisation basée sur les attributs de Documents

Une fois les révisions des documents soumises, les utilisateurs peuvent y accéder dans l'onglet Documents. Les groupes d'autorisations et les règles qui ont été définis pour le projet contrôlent automatiquement les révisions de documents pouvant être consultées par chaque personne. Les métadonnées associées à chaque document garantissent que les utilisateurs peuvent accéder rapidement aux documents dont ils ont besoin et qu'ils ne voient que les documents auxquels ils ont accès. 
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Vues enregistrées

Un affichage enregistré est un ensemble enregistré de filtres de recherche permettant un accès rapide aux documents dans l'outil Gestion de documents. Les vues enregistrées organisent visuellement vos documents tout en répondant aux besoins d'un contexte particulier, comme la vue enregistrée « Plans électriques publiés » pour les électriciens qui souhaitent uniquement voir les dernières versions approuvées d'un type de document spécifique. Contrairement aux dossiers traditionnels, les vues enregistrées ne nécessitent pas que les utilisateurs spécifient un emplacement de chargement ; ils absorbent automatiquement les révisions passées, présentes et futures du même document. 

Les administrateurs peuvent créer des vues enregistrées pour toutes les personnes présentes sur le projet et les utilisateurs individuels peuvent créer des vues enregistrées qui ne sont visibles que par eux. Chaque vue enregistrée est conservée dans une collection, qui est une catégorie parent avec son propre ensemble de filtres déterminés par les administrateurs du projet. 


2024-07-09_Saved Views.png

Remarque :  les administrateurs peuvent créer des vues enregistrées auxquelles tous les membres du projet peuvent accéder, et tout utilisateur peut créer des vues enregistrées pour un usage personnel. 

  
icon-external-link.png VOIR LE TUTORIEL

Vidéo

           
           

Meilleures pratiques

Avant de commencer à configurer vos vues enregistrées, tenez compte des points suivants :

  • Utilisez-vous généralement une structure de dossiers standard pour vos projets ? Si tel est le cas, vous pouvez créer des vues enregistrées pour répliquer la structure des dossiers et contrôler efficacement l'accès aux documents.
    Remarque :  les vues enregistrées sont imbriquées dans les collections.
  • Quel type de documents souhaitez-vous que votre équipe ait un accès rapide ?
  • Quels documents de construction souhaitez-vous rendre disponibles pour les équipes sur le chantier ?
Exemple

Au lieu de devoir réorganiser manuellement les documents dans les dossiers, les vues enregistrées sont dirigées par les filtres. Ceci signifie que la liste des documents sera mise à jour automatiquement.

Supposons qu'un contrôleur de document nommé Paul souhaite créer une vue enregistrée pour les plans électriques approuvés. À partir de la collection Publié (qui filtre déjà les documents approuvés), Paul sélectionnera les filtres supplémentaires suivants pour créer une nouvelle vue enregistrée :

  • Discipline: Électrique
  • Type: plan

Configurer

Maintenant que vous avez compris comment les documents sont organisés dans l'outil Gestion des documents, vous êtes prêt à effectuer l'action suivante dans Procore :

 ÉLÉMENTS DE MESURE

Créer des vues enregistrées

Pour les catégories auxquelles un administrateur souhaite que les personnes aient un accès rapide, il peut définir l'accès à la vue enregistrée sur « Tout le monde dans le projet ».  En outre, tout utilisateur peut créer ses propres vues personnalisées.

Remarque : actuellement, les vues enregistrées de projet doivent être créées dans chaque projet individuellement, mais à l'avenir, vous pourrez standardiser les vues enregistrées dans plusieurs projets de votre entreprise. 

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