Ajouter une tâche

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Objectif

Ajouter une tâche à l'outil Tâches du projet.

Contexte

L'outil Tâches facilite le suivi et la gestion des éléments d'action pendant toute la durée de vie d'un projet de construction. À l'aide de cet outil, vous pouvez créer une tâche avec une date d'échéance et l'assigner à un ou plusieurs utilisateurs du projet.

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises :
- Pour ajouter une tâche et l'assigner à un ou plusieurs utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Admin », autorisation « Standard » dans l'outil Tâches du projet.
- Pour ajouter une tâche et l'assigner à un ou plusieurs utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Standard » ou « Admin », autorisations « Admin » dans l'outil Tâches du projet.
Informations supplémentaires :
- Les e-mails récapitulatifs de notification de retard sont envoyés une fois par jour aux personnes assignées à une tâche lorsque la tâche est en retard ET que son statut est « Initié » ou « En cours ».
- Les e-mails de retard ne sont PAS envoyés pour une tâche dont le statut est « Fermé », « Vide/Non valide » ou « Prêt pour révision ».

Procédure

Accédez à l'outil Tâches du projet.
Cliquez sur Créer.
Saisissez les informations suivantes :
Remarque: un astérisque (*) indique un champ obligatoire.
- N° (Numéro)* : saisissez un numéro pour la tâche.
  Remarque : le système assigne des numéros aux tâches dans un ordre séquentiel, et les numéros en double ne sont PAS autorisés.
- Titre* : saisissez un titre descriptif pour la tâche.
- Statut : sélectionnez l'un des statuts disponibles.
  - Initié : indique que la tâche a été créée. Il s'agit du statut par défaut.
  - En cours : indique que le travail sur la tâche a commencé.
  - Prêt pour révision : indique que la tâche est terminée et prête à être révisée.
  - Fermé : indique que la tâche a été réalisée et que le travail a été révisé.
  - Vide/Non valide : indique que la tâche a été annulée.
- Personne(s) assignée(s): sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs du projet dans le menu déroulant ou sélectionnez Aucun(e) s'il n'y a pas de personne assignée.
- Date d'échéance : saisissez ou sélectionnez dans le calendrier la date à laquelle la tâche sera due.
  Remarque : le champ Date d'échéance est automatiquement renseigné d'après le nombre de jours par défaut spécifié sur la page Configuration des paramètres de l'outil Tâches. Voir Configurer les paramètres avancés : Tâches. La date d'échéance tient également compte des jours définis comme "jours ouvrables" pour le projet. Voir Définir les jours ouvrables du projet.
- Liste de distribution. Ajoutez des utilisateurs disposant d’une autorisation de niveau « Lecture seule » ou supérieure à la liste de distribution de la tâche.
- Catégorie : sélectionnez une catégorie prédéfinie associée à la tâche.
  Remarque : les catégories de tâches sont gérées au niveau entreprise. Voir Ajouter des catégories de tâches.
- Description : saisissez un bref résumé décrivant la tâche.
- Pièces jointes : joignez des fichiers à la tâche en cliquant sur Joindre fichier(s) ou par glisser-déposer.
- Privé(e) : cochez cette case pour rendre la tâche privée.
  Remarque: les tâches privées ne sont visibles que par le créateur de la tâche, les personnes assignées et les utilisateurs disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil Tâches du projet.
Cliquez sur Ajouter.
Une bannière apparaît pour indiquer que la tâche a été créée, et le système ajoute votre nouvelle tâche au tableau d'affichage.
Remarque: la tâche devient également visible sur la page Mes éléments ouverts de chaque personne assignée dans l'outil Portefeuille au niveau entreprise et sur la page d'accueil au niveau projet.
Cliquez sur Envoyer les miennes ou Envoyer tout dans la bannière au-dessus de la page de la liste des tâches pour envoyer un e-mail de synthèse aux personnes assignées et aux créateurs de toutes les tâches qui n'ont pas encore été envoyées. La date de notification des tâches est définie sur la date à laquelle le bouton Envoyer a été cliqué.
- Envoyer les miennes : cliquez sur cette option pour envoyer les tâches que vous avez créées.
- Envoyer tout : cliquez sur cette option pour envoyer toutes les tâches qui sont prêtes à être envoyées. Assurez-vous de parler avec les autres membres de l'équipe pour vous assurer que toutes les tâches sont prêtes à être diffusées.
  Remarques :
  - Les changements apportés aux personnes assignées créent une notification.
  - Les personnes assignées peuvent uniquement envoyer les tâches qu'elles ont créées.
  - Pour que cette bannière s'affiche, la tâche doit avoir au moins une personne assignée.

Prochaines étapes

Modifier une tâche