L’outil Tâches vous permet de suivre et de gérer les éléments d’action tout au long de la durée de vie de votre projet de construction. À l’aide de cet outil, vous pouvez créer des tâches avec des dates d’échéance et les assigner à un ou plusieurs utilisateurs du projet pour garantir la responsabilité.
Autorisations utilisateur requises :
Voir Tâches - Autorisations utilisateur.
Informations supplémentaires :
Des e-mails récapitulatifs de notification de retard sont envoyés quotidiennement aux personnes assignées à la tâche si celle-ci est en retard et reste au statut Initié ou En cours .
Les e-mails de retard ne sont pas envoyés pour les tâches dont le statut est Fermé, Annulé ou Prêt pour révision.
Accédez à l’outil Tâches du projet.
Cliquez sur Créer.
Saisissez les informations suivantes :
Remarque: Un astérisque (*) indique un champ obligatoire.
# (Nombre)* : Entrez un numéro pour la tâche.
Remarque: Le système assigne des numéros aux tâches dans un ordre séquentiel et les numéros en double ne sont PAS autorisés.
Titre* : saisissez un titre descriptif pour la tâche.
Statut: sélectionnez l’un des statuts disponibles.
Initié: indique que la tâche a été créée. Il s’agit du statut par défaut.
En cours: indique que le travail sur la tâche a commencé.
Prêt pour révision: indique que la tâche est terminée et prête à être révisée.
Fermé: indique que la tâche et la révision du travail ont été terminées avec succès.
Vide/Non valide: indique que la tâche a été annulée.
Personne(s) assignée(s): sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs du projet dans le menu déroulant ou sélectionnez Aucun(e) si personne n’est assigné(e).
Date d’échéance: saisissez ou sélectionnez une date dans le calendrier à laquelle la tâche sera due.
Remarque: le champ Date d’échéance est automatiquement renseigné en fonction du nombre de jours par défaut spécifié dans la page Configurer les paramètres de l’outil Tâches. La date d’échéance respecte également les jours définis comme 'jours ouvrables' pour le projet. Voir Configurer les paramètres avancés : tâches et Définir les jours ouvrables du projet.
Liste de distribution. Ajoutez des utilisateurs disposant d’une autorisation de niveau « Lecture seule » ou supérieure à la liste de distribution de la tâche.
Catégorie: Sélectionnez une catégorie prédéfinie associée à la tâche.
Remarque: les catégories de tâches sont gérées au niveau entreprise. Voir Ajouter des catégories de tâches.
Description: saisissez un bref résumé décrivant la tâche.
Pièces jointes: joignez des fichiers à la tâche en cliquant sur Joindre fichier(s) ou par glisser-déposer.
Privé(e) : cochez cette case pour rendre la tâche privée.
Remarque: les tâches privées ne sont visibles que par le créateur de la tâche, les personnes assignées et les utilisateurs disposant d’une autorisation de niveau « Admin » dans l’outil Tâches du projet.
Cliquez sur Ajouter.
Une bannière apparaît pour indiquer que la tâche a été créée et que le système ajoute votre nouvelle tâche au tableau d’affichage.
Remarque: la tâche devient également visible sur la page Mes éléments ouverts de chaque personne assignée dans l’outil Portefeuille au niveau entreprise et sur la page d’accueil au niveau projet.
Sur la page Liste des tâches, cliquez sur Envoyer les miennes ou Tout envoyer dans la bannière pour envoyer un e-mail de résumé aux créateurs. Les utilisateurs de la liste de distribution recevront cet e-mail en fonction de leurs paramètres de notification par e-mail.
Envoyer les miennes: lorsque vous cliquez sur cette option, l’outil Tâches envoie des notifications par e-mail pour les tâches que vous avez créées.
Envoyer tout: lorsque vous cliquez sur cette option, l’outil Tâches envoie des e-mails de notification pour toutes les tâches, même si vous n’en êtes pas le créateur. Coordonner avec les autres membres de l’équipe pour s’assurer que toutes les tâches sont prêtes à être envoyées.
Lorsque vous cliquez sur Envoyer les miennes ou Envoyer tout, la page Historique des changements et la notification par e-mail correspondante affichent la date de notification pour les tâches.
Note:
Les personnes assignées peuvent uniquement envoyer les tâches qu'elles ont créées.
Pour voir la bannière, une tâche doit avoir au moins une personne assignée.