Soumettre des documents dans l'outil de gestion des documents

Contexte

Une fois que les documents ont été chargés et que les informations nécessaires ont été complétées, vous pouvez soumettre les documents afin qu’ils puissent être visualisés et consultés dans l’onglet Documents.

Autorisations utilisateur requises :
- Autorisations de niveau « Standard » ou 'Admin' dans l’outil Gestion documentaire avec l’autorisation « Soumettre de nouveaux fichiers » activée dans le groupe d’autorisations.
  Remarque : Si vous disposez d’autorisations de niveau 'Admin' dans l’outil Gestion documentaire, vous pouvez afficher et soumettre tous les fichiers ajoutés à l’onglet « Chargements ». Sinon, vous ne pouvez afficher et envoyer que les fichiers que vous avez chargés.
- Si un par défaut flux de travail est appliqué dans les paramètres de l’outil Gestion documentaire, l’option granulaire « Démarrer un Flux de travail » Une autorisation ou des autorisations Admin sont nécessaires pour soumettre un document, car cela lancera simultanément le flux de travail.

Accédez à l’outil Gestion de documents du projet.
Vous pouvez soumettre des documents à partir de la vue Tableau ou lorsque vous êtes dans la visionneuse de documents :
- Du tableau
- À partir de la visionneuse de documents

Cliquez sur l’onglet Chargements .
Recherchez les documents que vous souhaitez soumettre.
Vous pouvez soumettre un document ou plusieurs documents à la fois :
- Pour soumettre un document, cliquez sur Soumettre.
- Pour soumettre plusieurs documents, cochez la case à cocher à côté de chaque document et cliquez sur l’icône de coche.
- Pour soumettre tous les documents qui ont été remplis, cochez la case à cocher en haut du tableau et cliquez sur l’icône de coche.

Si vous venez de charger des documents et que la fenêtre « Chargements » est toujours ouverte, vous pouvez passer la souris sur l’icône de coche

verte d’un document et cliquer sur Réviser pour l’ouvrir dans la visionneuse.

Cliquez sur le nom du document que vous souhaitez ouvrir dans le visionneuse.
Le document se charge et le panneau latéral Informations s’ouvre. Vous pouvez également cliquer sur l’icône Informations pour ouvrir le panneau.
Lorsque vous êtes prêt à soumettre le document, cliquez sur Soumettre.
Le document sera soumis à partir de l’onglet Chargements, et la visionneuse chargera automatiquement le document suivant. Vous pouvez utiliser les flèches ou le menu déroulant en haut de la visionneuse pour ouvrir un autre document.
Si vous souhaitez fermer la visionneuse et revenir à tous les documents, cliquez sur Fermer.
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Résoudre les conflits de flux de travail : si la règle « Empêcher les flux de travail simultanés » est activée et qu’une révision précédente se trouve dans un flux de travail actif, une fenêtre contextuelle modale « Alerte de flux de travail » s’affiche.
- Sélectionnez la nouvelle révision que vous soumettez.
- Saisissez un motif de résiliation et sélectionnez un statut de résiliation pour l’ancienne révision.
- Cliquez sur Continuer, puis sur Confirmer pour mettre fin à l’ancien flux de travail et soumettre la nouvelle révision.