Charger des documents dans l'outil Gestion de documents

Lorsque vous chargez des documents dans l’outil Gestion documentaire, Procore peut reconnaître et remplir les attributs des documents à l’aide de l’machine learning, des normes de dénomination et des paramètres de projet. Voir Quels sont les différents champs de l’outil Gestion documentaire ? et Quelles données Procore peut-il renseigner automatiquement lors du chargement de fichiers vers l’outil Gestion documentaire ?

Une fois les documents chargés et traités, vous remplirez rapidement tous les champs obligatoires restants dans l’onglet « Chargements » avant que les documents puissent être soumis au projet et visibles depuis l’onglet Documents. Voir Soumettre des documents dans l’outil Gestion documentaire.

En plus de charger des fichiers à partir de votre ordinateur local, vous pouvez lier et importer des fichiers en mode natif directement à partir d’un site Microsoft SharePoint connecté à l’aide de l’action Lier à partir de SharePoint . Découvrez comment lier des fichiers de SharePoint à l’outil Gestion documentaire.

• Autorisations utilisateur requises :

  • Vous devez faire partie d’un groupe d’autorisations de l’outil Gestion documentaire pour lequel l’autorisation « Charger de nouveaux fichiers » est activée. Voir Comment les autorisations fonctionnent-elles dans l’outil Gestion documentaire ?
    Remarque : Si vous disposez d’autorisations de niveau 'Admin' dans l’outil Gestion documentaire, vous pouvez afficher tous les fichiers qui ont été ajoutés à l’onglet « Chargements ». Sinon, vous ne pouvez afficher que les fichiers que vous avez chargés.

• Informations supplémentaires :

  • Les dossiers ne peuvent pas être chargés vers l'outil Gestion de documents.

  • Procore analyse et détecte les informations en fonction des noms de fichiers et du contenu des documents. Voir Quelles données Procore peut-il renseigner automatiquement lors du chargement de fichiers vers l’outil Gestion documentaire ?

  • Les documents téléchargés restent dans l’onglet « Téléchargements » jusqu’à ce que toutes les informations requises aient été complétées et que les documents aient été soumis. Voir Compléter les informations du document dans l’outil Gestion documentaire.

  • Les exigences de chargement peuvent être définies et gérées dans la page Configurer les paramètres de l'outil. Voir Modifier les exigences de chargement pour l'outil Gestion de documents .

  • Si vous chargez un fichier PDF restreint ou verrouillé, notez qu'il peut y avoir des limitations pour le fichier dans Procore. Voir Comment les fichiers PDF verrouillés ou restreints sont-ils gérés dans l'outil Gestion de documents ?

  • Si un flux de travail est appliqué à un document, le champ de statut n’est pas modifiable car le flux de travail contrôle le statut du document.

  • Vous pouvez charger les types de fichiers suivants dans l’outil Gestion documentaire, bien que Procore ne prenne actuellement pas en charge leur affichage dans l’application Procore :

    • .dxf (Format d’échange de plans AutoCad)

    • .step, .stp (ÉTAPE)

    • .obj (Front d’onde)

    • .glb, .gltf (Format de transmission GL)

    • .rvm (AVEVA)

    • .pts (nuage de points)

    • .las, .laz (LIDAR)

    • .e57 (neutre vis-à-vis du fournisseur pour les données de balayage LIDAR/laser)

    • .kof (typiquement Trimble/Topcon)

1. Accédez à l’outil Gestion documentaire du projet et cliquez sur l’onglet Chargements ou Documents.

2. En fonction de la source de votre fichier, choisissez l’une des options suivantes pour ajouter des fichiers :

   • Pour charger des fichiers depuis votre ordinateur :

     1. Cliquez sur Ajouter et sélectionnez Charger un fichier.

     2. Sélectionnez les fichiers que vous souhaitez télécharger.
        Conseil ! Si vous souhaitez charger des fichiers en masse, les actions suivantes sont disponibles :

        • Pour sélectionner plusieurs fichiers individuellement : maintenez la touche CONTRLE de votre clavier enfoncée et cliquez sur chaque fichier que vous souhaitez sélectionner.

        • Pour sélectionner un groupe de fichiers à la fois : cliquez sur le premier fichier que vous souhaitez sélectionner. Maintenez la touche MAJ de votre clavier enfoncée et cliquez sur le dernier fichier que vous souhaitez sélectionner. Ceci sélectionne tous les fichiers entre le premier et le dernier fichier.

     3. Dans la fenêtre de l’explorateur de fichiers de votre ordinateur, cliquez sur Ouvrir pour confirmer le chargement.

   • Pour lier des fichiers en mode natif à partir de Microsoft SharePoint :

     1. Cliquez sur Ajouter et sélectionnez Lien à partir de SharePoint.

     2. Dans le menu modal, entrez le préfixe du sous-domaine SharePoint de votre entreprise, par exemple, https://[votre-sous-domaine].sharepoint.com puis cliquez sur Se connecter à SharePoint.

     3. Connectez-vous avec vos informations d’identification Microsoft 365.

     4. Parcourez vos répertoires accessibles et sélectionnez les fichiers que vous souhaitez importer (jusqu’à 500 fichiers, max 1 Go par fichier).

     5. Cliquez sur Lier des éléments.
        Remarque : Les fichiers liés sont traités de manière asynchrone et apparaîtront automatiquement dans votre registre une fois le transfert terminé.

3. Le statut du chargement s’affiche dans une fenêtre Chargements en bas de l’écran.
   Passez la souris sur l’icône de coche verte dans la fenêtre Chargements et cliquez sur Réviser pour ouvrir le document dans la visionneuse.
   Remarque : Si vous avez chargé un fichier dans un espace réservé, vous pouvez cliquer sur la visionneuse et voir sur quoi est le document pour vérifier son contenu. Si vous avez chargé un fichier incorrect, supprimez-le avant de continuer et chargez à nouveau un nouveau fichier.

4. Une fois les documents chargés, vous pouvez les afficher dans l’onglet Chargements .
   Les documents sont affichés comme « En cours de traitement » dans la colonne « Prêt à soumettre » pendant que le système détecte et remplit les informations. Vous pouvez commencer à consulter et à remplir les informations selon vos besoins à partir du tableau ou de la visionneuse. Le système n’écrasera pas les informations que vous saisissez manuellement.

5. Une fois le traitement terminé, vérifiez dans les champs de métadonnées les informations automatiquement renseignées à partir de la dernière révision d’un document correspondant. Recherchez l’icône Métadonnées héritées à côté d’un champ et survolez-la pour vérifier le document source.

6. Si vous devez réassigner un document, cliquez sur le champ Nom pour sélectionner un autre nom de document ou mettre à jour un champ associé à la norme de dénomination du projet. Si la fenêtre contextuelle modale Déplacer la révision s’affiche, passez en revue les informations des documents « Actuel » et « Cible », puis cliquez sur Déplacer la révision.
   Remarque : Vous pouvez également afficher et remplir les espaces réservés attribués directement à votre entreprise si votre profil d’utilisateur appartient à l’entreprise d’origine désignée et que vous disposez des autorisations de chargement de documents.

   Remarque

   Si un flux de travail est appliqué à un document, le champ de statut n’est pas modifiable car le flux de travail contrôle le statut du document.

   Pendant le processus de chargement, Procore détecte automatiquement les métadonnées de vos fichiers. Recherchez les icônes suivantes à côté des champs :

   • Vert icône : Indique que le champ a été détecté automatiquement à partir du fichier.

   • Icône d’avertissement (icônes jaunes /rouges ) : indique un échec de détection (par exemple, format de fichier non pris en charge, attributs manquants ou valeurs de champ inactives). Passez votre souris sur l’icône pour afficher la raison spécifique de l’échec et la solution recommandée.

1. Remplir les informations sur le document dans l'outil Gestion de documents

2. Soumettre des documents dans l'outil de gestion des documents