Créer une DDR

Créer une DDR en tant qu'utilisateur avec une autorisation de niveau « Admin »

1. Accédez à l'outil DDR du projet.
2. Cliquez sur + Créer.
   
3. Dans l'onglet Général, renseignez le formulaire avec les informations appropriées.
   Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).

• Numéro*. Il s'agit d'un champ obligatoire lorsqu'un utilisateur disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil DDR crée une DDR dans le statut Ouvert. Elle n'est pas requise lorsque les utilisateurs disposant d'une autorisation de niveau « Standard » créent une DDR en ébauche (voir Qu'est-ce qu'une DDR « ébauche » ?
  Remarques :

  • Si l'option Préfixe RFI par étape du projet est activée, sélectionnez une étape dans la liste déroulante (voir Comment configurer un préfixe et un numéro de départ pour les DDR d'un projet ?).
  • Si l'option n'est pas activée, Procore assignera simplement un numéro à la DDR dans l'ordre séquentiel (voir Comment Procore assigne-t-il des numéros aux DDR ?).
  • Pour en savoir plus sur les options disponibles pour la numérotation des DDR, consultez Quelles options ai-je pour numéroter les DDR dans Procore ?

• Date d'échéance. Saisissez ou sélectionnez une date dans le calendrier pour laquelle la réponse DDR doit être due. Ce champ est uniquement visible et disponible pour les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Admin » dans l'outil DDR du projet.
  Remarque : le champ « Date d'échéance » est automatiquement renseigné en fonction du nombre de jours par défaut spécifié sur la page Configurer les paramètres de l'outil DDR. Consultez Configurer les paramètres avancés : DDR. La date d'échéance respecte également les jours définis comme « jours ouvrables » pour le projet. Consultez Définir les jours ouvrables du projet.

• Objet*. Fournissez un titre descriptif pour la demande de renseignements. L'objet de la DDR est affiché comme titre de la DDR dans la vue de liste.

• Personnes assignées. Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs qui seront chargés de répondre à la DDR. Cochez la case Rendre la réponse obligatoire à côté du nom d'une personne assignée pour rendre sa réponse à la demande de renseignements obligatoire. Remarque : les personnes assignées définies comme responsable d'une DDR peuvent ajouter d'autres utilisateurs en tant que personnes assignées de la DDR ou transférer la DDR à un autre utilisateur pour qu'il l'examine. Consultez Ajouter des personnes assignées à une DDR en tant que personne assignée d'une DDR et Transférer une DDR pour révision.

• Responsable DDR*. Sélectionnez un gestionnaire de DDR dans la liste déroulante. Consultez Quel est le rôle du gestionnaire de DDR ?
  Remarques :

  • Par défaut, le nom du gestionnaire de DDR désigné s'affiche ici. Consultez Désigner le gestionnaire de DDR par défaut pour les DDR d'un projet.
  • Si vous êtes un utilisateur avec une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil DDR, vous pouvez vous sélectionner, pour vous ou pour un autre utilisateur, une autorisation de niveau « Admin » dans la liste.
  • Si vous êtes un utilisateur avec une autorisation de niveau « Standard », cette liste ne contient que les noms des utilisateurs qui ont une autorisation de niveau « Admin » pour l'outil DDR. Vous ne pouvez sélectionner qu'un autre utilisateur avec une autorisation de niveau « Admin » dans la liste.

• Distribution. Ajoutez des utilisateurs avec une autorisation de niveau « Lecture seule » ou supérieure à la liste de distribution de DDR. Selon le niveau d'autorisation de l'utilisateur, celui-ci peut répondre à la DDR en utilisant au moins une méthode parmi plusieurs. Pour plus d'informations, consultez Répondre à une DDR.

• Reçu de. Sélectionnez la personne dont la question DDR a été reçue dans la liste déroulante.

• Entrepreneur responsable. Ce champ est automatiquement prérempli avec le nom de l'entreprise associée à l'utilisateur sélectionné dans le champ « Réception de ».

• Numéro de plan. Vous pouvez saisir manuellement un numéro de plan dans ce champ. Cependant, le processus recommandé pour associer une DDR à un plan consiste à lier une DDR à un plan.

• Lieu. Sélectionnez le lieu correspondant à la DDR dans la liste déroulante.
  Remarque : si Procore est configuré pour autoriser les utilisateurs à créer des lieux (voir Autoriser ou interdire aux utilisateurs de créer des lieux dans un outil), vous pouvez cliquer sur le bouton Créer un nouveau lieu en bas de la liste. 

• Section du cahier des charges. Sélectionnez la section appropriée dans votre cahier des charges. Consultez D'où proviennent les sélections de la liste déroulante « cahier des charges » ?

• Code de coût.Sélectionnez un code de coût pour la DDR. Ceci lie la DDR au code de coût, ce qui est utile plus tard, si la portée des travaux de la DDR affecte le budget du projet et entraîne un ordre de changement. Voir Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat principal .

• Étape du projet. Sélectionnez l'étape de projet appropriée pour la DDR dans la liste déroulante. Ces étapes sont créées par l'administrateur Procore de votre entreprise dans l'outil Admin au niveau entreprise. Consultez Ajouter une étape de projet personnalisée.

• Impact financier. Sélectionnez l'une des options suivantes dans la liste déroulante.

  • Oui. Sélectionnez cette option si vous connaissez le montant dont le coût sera impacté. Saisissez ensuite un nombre dans la case $ pour indiquer l'impact financier.
  • Oui (Inconnu). Sélectionnez cette option si vous savez que le coût sera impacté, mais que le montant n'est pas connu.
  • Non. Sélectionnez cette option s'il n'y a pas d'impact sur le coût.
  • À déterminer. Sélectionnez cette option si vous n'avez pas encore déterminé s'il y a un impact financier.
  • N/A. Sélectionnez cette option si l'impact financier ne s'applique pas à cette DDR.

• Sous-projet*. Sélectionnez un sous-projet dans la liste déroulante. Pour que cette liste soit disponible, la fonctionnalité de sous-projet doit être activée. Consultez Activer les sous-projets sur les projets pour la SDP.

• Impact sur le planning. Sélectionnez l'une des options suivantes dans la liste déroulante.

  • Oui. Sélectionnez cette option si vous connaissez le nombre de jours pendant lesquels le planning sera impacté. Saisissez ensuite un nombre dans la zone Jours pour indiquer le nombre total de jours calendaires.
  • Oui (Inconnu). Sélectionnez cette option si vous savez que le planning sera impacté, mais que le nombre de jours n'est pas connu.
  • Non. Sélectionnez cette option s'il n'y a pas d'impact sur le planning.
  • À déterminer. Sélectionnez cette option si vous n'avez pas encore déterminé s'il y a un impact sur le planning.
  • N/A. Sélectionnez cette option si un impact sur le planning n'est pas applicable à cette DDR.

• Privé(e). Sélectionnez Oui ou Non dans la liste déroulante. Si vous sélectionnez « Oui », les DDR seront marquées comme étant privées. Si vous sélectionnez « Non », les DDR ne seront PAS marquées comme étant privées. Pour plus d'informations sur la confidentialité, passez la souris sur l'icône en forme de point d'interrogation (?) afin d'afficher une infobulle.

• Référence. Ce champ facultatif peut servir d'étiquette de référence. Double-cliquez pour obtenir la liste des références récemment utilisées.

• Champs personnalisés. Si un utilisateur disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil DDR a configuré des champs personnalisés pour qu'ils apparaissent dans votre outil DDR, ceux-ci apparaîtront dans la page de création comme indiqué. Consultez Configurer les paramètres : DDR.

4. Question*. Si vous créez la DDR, saisissez la question. Si vous modifiez la DDR, modifiez-la. Remarque : il est recommandé que votre question documente toujours toute information contextuelle supplémentaire requise de la personne chargée de soumettre une réponse.

5. Cliquez sur l'un (1) de ces boutons :

   • Créer une ébauche. Si vous voulez créer une version « ébauche » de la DDR, cliquez sur ce bouton. La DDR est ainsi sauvegardée en tant que « Ébauche ». Le gestionnaire de la DDR reste responsable et les e-mails sont envoyés conformément aux paramètres du projet. Consultez Quand l'outil DDR envoie-t-il des notifications par e-mail ?

   • OU

   • Créer comme Open. Si vous voulez créer une nouvelle DDR en tant que « Ouverte , cliquez sur ce bouton. Les utilisateurs désignés comme personnes assignées de la DDR ont la première responsabilité BIC. Le système transfère cette responsabilité aux utilisateurs désignés comme personnes assignées de la DDR et les e-mails sont envoyés conformément aux paramètres du projet. Consultez Quand l'outil DDR envoie-t-il des notifications par e-mail ?

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Créer une DDR en tant qu'utilisateur disposant d'une autorisation de niveau « Standard » avec l'autorisation granulaire « Agir en tant que gestionnaire de DDR »

1. Accédez à l'outil DDR du projet.
2. Cliquez sur + Créer.
   
3. Dans la section « Informations générales », complétez ce qui suit :
   Les champs obligatoires sont indiqués par un astérisque (*).

• Numéro*. Il s'agit d'un champ obligatoire lorsqu'un utilisateur disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil DDR crée une DDR dans le statut Ouvert. Elle n'est pas requise lorsque les utilisateurs disposant d'une autorisation de niveau « Standard » créent une DDR en ébauche (voir Qu'est-ce qu'une DDR « ébauche » ?
  Remarques :

  • Si l'option Préfixe RFI par étape du projet est activée, sélectionnez une étape dans la liste déroulante (voir Comment configurer un préfixe et un numéro de départ pour les DDR d'un projet ?).
  • Si l'option n'est pas activée, Procore assignera simplement un numéro à la DDR dans l'ordre séquentiel (voir Comment Procore assigne-t-il des numéros aux DDR ?).
  • Pour en savoir plus sur les options disponibles pour la numérotation des DDR, consultez Quelles options ai-je pour numéroter les DDR dans Procore ?

• Date d'échéance. Saisissez ou sélectionnez une date dans le calendrier pour laquelle la réponse DDR doit être due. Ce champ est uniquement visible et disponible pour les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Admin » dans l'outil DDR du projet.
  Remarque : le champ « Date d'échéance » est automatiquement renseigné en fonction du nombre de jours par défaut spécifié sur la page Configurer les paramètres de l'outil DDR. Consultez Configurer les paramètres avancés : DDR. La date d'échéance respecte également les jours définis comme « jours ouvrables » pour le projet. Consultez Définir les jours ouvrables du projet.

• Objet*. Fournissez un titre descriptif pour la demande de renseignements. L'objet de la DDR est affiché comme titre de la DDR dans la vue de liste.

• Personnes assignées. Sélectionnez un ou plusieurs utilisateurs qui seront chargés de répondre à la DDR. Cochez la case Rendre la réponse obligatoire à côté du nom d'une personne assignée pour rendre sa réponse à la demande de renseignements obligatoire. Remarque : les personnes assignées définies comme responsable d'une DDR peuvent ajouter d'autres utilisateurs en tant que personnes assignées de la DDR ou transférer la DDR à un autre utilisateur pour qu'il l'examine. Consultez Ajouter des personnes assignées à une DDR en tant que personne assignée d'une DDR et Transférer une DDR pour révision.

• Responsable DDR*. Sélectionnez un gestionnaire de DDR dans la liste déroulante. Consultez Quel est le rôle du gestionnaire de DDR ?
  Remarques :

  • Par défaut, le nom du gestionnaire de DDR désigné s'affiche ici. Consultez Désigner le gestionnaire de DDR par défaut pour les DDR d'un projet.
  • Si vous êtes un utilisateur avec une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil DDR, vous pouvez vous sélectionner, pour vous ou pour un autre utilisateur, une autorisation de niveau « Admin » dans la liste.
  • Si vous êtes un utilisateur avec une autorisation de niveau « Standard », cette liste ne contient que les noms des utilisateurs qui ont une autorisation de niveau « Admin » pour l'outil DDR. Vous ne pouvez sélectionner qu'un autre utilisateur avec une autorisation de niveau « Admin » dans la liste.

• Distribution. Ajoutez des utilisateurs avec une autorisation de niveau « Lecture seule » ou supérieure à la liste de distribution de DDR. Selon le niveau d'autorisation de l'utilisateur, celui-ci peut répondre à la DDR en utilisant au moins une méthode parmi plusieurs. Pour plus d'informations, consultez Répondre à une DDR.

• Reçu de. Sélectionnez la personne dont la question DDR a été reçue dans la liste déroulante.

• Entrepreneur responsable. Ce champ est automatiquement prérempli avec le nom de l'entreprise associée à l'utilisateur sélectionné dans le champ « Réception de ».

• Numéro de plan. Vous pouvez saisir manuellement un numéro de plan dans ce champ. Cependant, le processus recommandé pour associer une DDR à un plan consiste à lier une DDR à un plan.

• Lieu. Sélectionnez le lieu correspondant à la DDR dans la liste déroulante.
  Remarque : si Procore est configuré pour autoriser les utilisateurs à créer des lieux (voir Autoriser ou interdire aux utilisateurs de créer des lieux dans un outil), vous pouvez cliquer sur le bouton Créer un nouveau lieu en bas de la liste. 

• Section du cahier des charges. Sélectionnez la section appropriée dans votre cahier des charges. Consultez D'où proviennent les sélections de la liste déroulante « cahier des charges » ?

• Code de coût.Sélectionnez un code de coût pour la DDR. Ceci lie la DDR au code de coût, ce qui est utile plus tard, si la portée des travaux de la DDR affecte le budget du projet et entraîne un ordre de changement. Voir Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat principal .

• Étape du projet. Sélectionnez l'étape de projet appropriée pour la DDR dans la liste déroulante. Ces étapes sont créées par l'administrateur Procore de votre entreprise dans l'outil Admin au niveau entreprise. Consultez Ajouter une étape de projet personnalisée.

• Impact financier. Sélectionnez l'une des options suivantes dans la liste déroulante.

  • Oui. Sélectionnez cette option si vous connaissez le montant dont le coût sera impacté. Saisissez ensuite un nombre dans la case $ pour indiquer l'impact financier.
  • Oui (Inconnu). Sélectionnez cette option si vous savez que le coût sera impacté, mais que le montant n'est pas connu.
  • Non. Sélectionnez cette option s'il n'y a pas d'impact sur le coût.
  • À déterminer. Sélectionnez cette option si vous n'avez pas encore déterminé s'il y a un impact financier.
  • N/A. Sélectionnez cette option si l'impact financier ne s'applique pas à cette DDR.

• Sous-projet*. Sélectionnez un sous-projet dans la liste déroulante. Pour que cette liste soit disponible, la fonctionnalité de sous-projet doit être activée. Consultez Activer les sous-projets sur les projets pour la SDP.

• Impact sur le planning. Sélectionnez l'une des options suivantes dans la liste déroulante.

  • Oui. Sélectionnez cette option si vous connaissez le nombre de jours pendant lesquels le planning sera impacté. Saisissez ensuite un nombre dans la zone Jours pour indiquer le nombre total de jours calendaires.
  • Oui (Inconnu). Sélectionnez cette option si vous savez que le planning sera impacté, mais que le nombre de jours n'est pas connu.
  • Non. Sélectionnez cette option s'il n'y a pas d'impact sur le planning.
  • À déterminer. Sélectionnez cette option si vous n'avez pas encore déterminé s'il y a un impact sur le planning.
  • N/A. Sélectionnez cette option si un impact sur le planning n'est pas applicable à cette DDR.

• Privé(e). Sélectionnez Oui ou Non dans la liste déroulante. Si vous sélectionnez « Oui », les DDR seront marquées comme étant privées. Si vous sélectionnez « Non », les DDR ne seront PAS marquées comme étant privées. Pour plus d'informations sur la confidentialité, passez la souris sur l'icône en forme de point d'interrogation (?) afin d'afficher une infobulle.

• Référence. Ce champ facultatif peut servir d'étiquette de référence. Double-cliquez pour obtenir la liste des références récemment utilisées.

• Champs personnalisés. Si un utilisateur disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil DDR a configuré des champs personnalisés pour qu'ils apparaissent dans votre outil DDR, ceux-ci apparaîtront dans la page de création comme indiqué. Consultez Configurer les paramètres : DDR.

4. Question*. Si vous créez la DDR, saisissez la question. Si vous modifiez la DDR, modifiez-la. Remarque : il est recommandé que votre question documente toujours toute information contextuelle supplémentaire requise de la personne chargée de soumettre une réponse.

5. Cliquez sur l'un (1) de ces boutons :

   • Créer une ébauche. Si vous voulez créer une version « ébauche » de la DDR, cliquez sur ce bouton. La DDR est ainsi sauvegardée en tant que « Ébauche ». Le gestionnaire de la DDR reste responsable et les e-mails sont envoyés conformément aux paramètres du projet. Consultez Quand l'outil DDR envoie-t-il des notifications par e-mail ?

   • OU

   • Créer comme Open. Si vous voulez créer une nouvelle DDR en tant que « Ouverte , cliquez sur ce bouton. Les utilisateurs désignés comme personnes assignées de la DDR ont la première responsabilité BIC. Le système transfère cette responsabilité aux utilisateurs désignés comme personnes assignées de la DDR et les e-mails sont envoyés conformément aux paramètres du projet. Consultez Quand l'outil DDR envoie-t-il des notifications par e-mail ?

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Créer une DDR en tant qu'utilisateur disposant d'une autorisation de niveau « Standard »

Si vous êtes contremaître, responsable de chantier ou sous-traitant d'un projet, votre chef de projet ou ingénieur peut vous accorder une autorisation de niveau « Standard » dans l'outil DDR d'un projet. Ceci vous permet de créer une DDR avec le statut « Ébauche » et de l'envoyer pour révision à la personne que vous désignez comme gestionnaire de DDR. Cette personne peut ensuite réviser votre demande de renseignements, définir son statut sur « Ouvert » et l'assigner aux membres appropriés de l'équipe de projet pour une réponse.

Remarques :

• En tant qu'utilisateur disposant d'une autorisation de niveau « Standard », vous ne verrez pas certains champs disponibles pour les utilisateurs disposant d'une autorisation de niveau « Admin » de l'outil.
• Important ! Si vous disposez d'une autorisation de niveau « Standard » dans l'outil DDR et souhaitez être informé(e) de la réponse officielle à votre DDR, vous devez être ajouté(e) à la liste de distribution de la DDR. Si vous n'êtes PAS membre de la liste de distribution, vous ne serez PAS informé(e) de la réponse officielle aux DDR que vous créez.

1. Accédez à l'outil DDR du projet.
2. Cliquez sur + Créer.
3. Dans la section « Informations générales », complétez ce qui suit :
   Remarque : les champs obligatoires sont mis en évidence par un astérisque (*).

• Objet*. Fournissez un titre descriptif pour la demande de renseignements. L'objet de la DDR est affiché comme titre de la DDR dans la vue de liste.

• Responsable DDR*. Sélectionnez un gestionnaire de DDR dans la liste déroulante. Consultez Quel est le rôle du gestionnaire de DDR ?
  Remarques :

  • Par défaut, le nom du gestionnaire de DDR désigné s'affiche ici. Consultez Désigner le gestionnaire de DDR par défaut pour les DDR d'un projet.
  • Si vous êtes un utilisateur avec une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil DDR, vous pouvez vous sélectionner, pour vous ou pour un autre utilisateur, une autorisation de niveau « Admin » dans la liste.
  • Si vous êtes un utilisateur avec une autorisation de niveau « Standard », cette liste ne contient que les noms des utilisateurs qui ont une autorisation de niveau « Admin » pour l'outil DDR. Vous ne pouvez sélectionner qu'un autre utilisateur avec une autorisation de niveau « Admin » dans la liste.

• Distribution. Ajoutez des utilisateurs avec une autorisation de niveau « Lecture seule » ou supérieure à la liste de distribution de DDR. Selon le niveau d'autorisation de l'utilisateur, celui-ci peut répondre à la DDR en utilisant au moins une méthode parmi plusieurs. Pour plus d'informations, consultez Répondre à une DDR.

• Reçu de. Sélectionnez la personne dont la question DDR a été reçue dans la liste déroulante.

• Entrepreneur responsable. Ce champ est automatiquement prérempli avec le nom de l'entreprise associée à l'utilisateur sélectionné dans le champ « Réception de ».

• Numéro de plan. Vous pouvez saisir manuellement un numéro de plan dans ce champ. Cependant, le processus recommandé pour associer une DDR à un plan consiste à lier une DDR à un plan.

• Section du cahier des charges. Sélectionnez la section appropriée dans votre cahier des charges. Consultez D'où proviennent les sélections de la liste déroulante « cahier des charges » ?

• Lieu. Sélectionnez le lieu correspondant à la DDR dans la liste déroulante.
  Remarque : si Procore est configuré pour autoriser les utilisateurs à créer des lieux (voir Autoriser ou interdire aux utilisateurs de créer des lieux dans un outil), vous pouvez cliquer sur le bouton Créer un nouveau lieu en bas de la liste. 

• Sous-projet*. Sélectionnez un sous-projet dans la liste déroulante. Pour que cette liste soit disponible, la fonctionnalité de sous-projet doit être activée. Consultez Activer les sous-projets sur les projets pour la SDP.

• Impact sur le planning. Sélectionnez l'une des options suivantes dans la liste déroulante.

  • Oui. Sélectionnez cette option si vous connaissez le nombre de jours pendant lesquels le planning sera impacté. Saisissez ensuite un nombre dans la zone Jours pour indiquer le nombre total de jours calendaires.
  • Oui (Inconnu). Sélectionnez cette option si vous savez que le planning sera impacté, mais que le nombre de jours n'est pas connu.
  • Non. Sélectionnez cette option s'il n'y a pas d'impact sur le planning.
  • À déterminer. Sélectionnez cette option si vous n'avez pas encore déterminé s'il y a un impact sur le planning.
  • N/A. Sélectionnez cette option si un impact sur le planning n'est pas applicable à cette DDR.

• Code de coût.Sélectionnez un code de coût pour la DDR. Ceci lie la DDR au code de coût, ce qui est utile plus tard, si la portée des travaux de la DDR affecte le budget du projet et entraîne un ordre de changement. Voir Créer un ordre de changement potentiel pour un contrat principal .

• Impact financier. Sélectionnez l'une des options suivantes dans la liste déroulante.

  • Oui. Sélectionnez cette option si vous connaissez le montant dont le coût sera impacté. Saisissez ensuite un nombre dans la case $ pour indiquer l'impact financier.
  • Oui (Inconnu). Sélectionnez cette option si vous savez que le coût sera impacté, mais que le montant n'est pas connu.
  • Non. Sélectionnez cette option s'il n'y a pas d'impact sur le coût.
  • À déterminer. Sélectionnez cette option si vous n'avez pas encore déterminé s'il y a un impact financier.
  • N/A. Sélectionnez cette option si l'impact financier ne s'applique pas à cette DDR.

• Référence. Ce champ facultatif peut servir d'étiquette de référence. Double-cliquez pour obtenir la liste des références récemment utilisées.

• Champs personnalisés. Si un utilisateur disposant d'une autorisation de niveau « Admin » dans l'outil DDR a configuré des champs personnalisés pour qu'ils apparaissent dans votre outil DDR, ceux-ci apparaîtront dans la page de création comme indiqué. Consultez Configurer les paramètres : DDR.

4. Question*. Si vous créez la DDR, saisissez la question. Si vous modifiez la DDR, modifiez-la. Remarque : il est recommandé que votre question documente toujours toute information contextuelle supplémentaire requise de la personne chargée de soumettre une réponse.

5. Envoyer pour révision. Cliquez sur ce bouton pour enregistrer la nouvelle DDR avec le statut « Ébauche » et l'envoyer à la personne que vous avez désignée dans le champ Gestionnaire de DDR. Le gestionnaire de DDR devient alors le responsable de la DDR.
   Remarque : en tant que créateur d'une DDR avec des autorisations de niveau « Standard » dans l'outil DDR du projet, vous ne pouvez modifier les sections « Informations générales » et « Question » de la DDR que lorsque son statut est « Ébauche ». Lorsque le statut de la DDR passe à « Ouvert », seuls les utilisateurs disposant d'autorisations de niveau « Admin » dans l'outil DDR du projet peuvent modifier la DDR.

Retour à la procédure