Existe-t-il des limitations au système lorsque les projets comportent plusieurs contrats principaux ?
Contexte
Si votre entreprise gère ses projets de construction dans Procore, vous pouvez créer un (1) ou plusieurs contrats principaux dans chaque projet Procore.
Exemple
Quand créer un contrat unique ?
La plupart des entreprises générales qui gèrent des projets Procore créent un contrat unique pour un seul projet. C'est la manière la plus simple de gérer les projets qui ont une exigence d'approbation en amont, comme l'approbation d'un seul maître d'ouvrage ou d'une seule source de financement. Un contrat unique permet à votre équipe de gérer votre contrat avec le maître d'ouvrage ainsi que votre facturation ascendante.
Quand créer des contrats multiples ?
Si votre projet comporte plusieurs méthodes de livraison, maîtres d'ouvrage, clients ou sources de financement, il peut être utile de créer des contrats multiples. Cela vous permet de gérer plusieurs contrats et votre facturation ascendante avec plusieurs méthodes de livraison, entités, phases, étapes, et plus encore. Parmi les raisons de créer des contrats multiples, on trouve :
- Clients et sources de financement multiples
Un projet peut avoir plusieurs clients ou plusieurs sources de financement. Par exemple, une entreprise spécialisée peut choisir de créer un contrat distinct pour chaque client. Ou votre entreprise de construction peut avoir été engagée pour réaliser des travaux sur un projet possédant plusieurs sources de financement, comme un donateur privé, une subvention publique, les pouvoirs publics, des obligations, des subventions, des prêts, ou une combinaison de tous ces exemples. Voir Configurer les paramètres : Contrats principaux.
- Étapes multiples
Un projet peut avoir plusieurs contrats pour différentes étapes du projet. Par exemple, vous pouvez créer plusieurs contrats pour la pré-construction, le déroulé de la construction et le suivi/entretien.
- Phases multiples
Un projet peut avoir plusieurs contrats pour différentes phases de travail. Par exemple, vous pouvez créer plusieurs contrats pour gérer les fondations du projet, la plomberie, le chauffage, la ventilation et la climatisation, etc.
- Méthodes de livraison multiples
En fonction de votre méthode de livraison, voici quelques raisons pour lesquelles il peut être avantageux de créer plusieurs contrats.
- Contrats à prix maximum garanti (PMG). Un projet peut être un PMG accéléré ou par étapes. Il peut être utile de créer plusieurs contrats distincts pour chaque lot de portées des travaux établi.
- Méthodes de livraison Directeur des travaux en tant que conseiller. Si votre entreprise fonctionne comme un Directeur de travaux en tant que conseiller, vous pouvez créer des contrats distincts entre le maître d'ouvrage et les différents sous-traitants engagés par ce dernier.
Avant de créer des contrats multiples, soyez conscient des limitations détaillées ci-dessous.
Conseil
La ventilation des coûts du contrat sera-t-elle alignée sur les postes du budget du projet ? Si c'est le cas, Procore vous recommande de créer le budget de votre projet avant le contrat afin d'éliminer les saisies répétitives de données. Pour savoir comment ajouter des postes à la ventilation des coûts du contrat à l'aide du budget du projet, voir
Créer la ventilation des coûts du contrat principal à partir du budget du projet.
Réponse
Oui. Lorsque vous créez plusieurs contrats dans un (1) projet Procore, tenez compte des limitations suivantes :
- Procore importe TOUS les postes du budget de votre projet. Vous ne pouvez pas spécifier les postes budgétaires à importer.
Si vous ne souhaitez importer que certains postes de votre budget, Procore vous recommande de choisir une autre méthode pour ajouter des postes à un contrat. Voir Créer la ventilation des coûts d'un contrat principal à partir du budget du projet. Cela vous évite d'avoir à supprimer des postes non désirés après l'importation.
- Vous êtes limité à un (1) jeu d'autorisations granulaires par projet Procore
Vous ne pouvez pas créer un jeu unique d'autorisations granulaires pour chaque contrat. Voir Accorder des autorisations granulaires dans un modèle d'autorisation de projet.
- Vous ne pourrez PAS trier, ajouter des filtres ou regrouper les données de rapport à partir de l’outil Contrats principaux dans d’autres outils
Vous ne pourrez PAS trier les événements de changement par contrat sur la page de liste des événements de changement. Pour contourner cette limitation, Procore recommande de créer un rapport de projet personnalisé pour afficher les données financières triées, filtrées ou regroupées par contrat respectif. Voir Créer un rapport de projet personnalisé.
- Vous n'aurez PAS la possibilité de mapper vos engagements ni de compléter automatiquement les données de coût
Vous ne pourrez PAS mapper les bons de commande et les contrats de sous-traitance à plus d'un (1) contrat. Procore ne peut pas non plus remplir automatiquement les données de coût. Si la même combinaison de code de coût et de type de coût est utilisée pour plus d'un (1) contrat, Procore ne sera PAS en mesure de compléter automatiquement le montant des coûts directs ni le montant de la facture de sous-traitant sur votre facture au maître d'ouvrage. Pour éviter cette limitation, vous pouvez créer une période de facturation ou un sous-projet unique pour chaque contrat.
- Si vous utilisez un connecteur ERP, il existe une relation une à une avec Contrats principaux. Vous ne pouvez lier à l'ERP qu'un seul contrat principal pour chaque projet lié à l'ERP.