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Procore

Créer des contrats principaux

Objectif

Créer un contrat principal ou plusieurs contrats principaux pour un projet Procore. 

Contexte

Un contrat principal est un accord formel et légal entre un maître d'ouvrage de projet de construction et un entrepreneur. Dans cette relation, le maître d'ouvrage est généralement l'autorité contractante qui initie l'accord, possède les droits de développer une propriété et finance le projet. L'entrepreneur (également appelé entrepreneur principal, entrepreneur principal ou entrepreneur général) est embauché par le maître d'ouvrage du projet et accepte la responsabilité de l'achèvement du projet de construction. L'entrepreneur conclut également d'autres accords avec des sous-traitants, appelés engagements dans Procore, afin de mener à bien les travaux du projet.

Si votre compagnie a acheté Procore pour gérer vos projets de construction, vous pouvez créer un (1) ou plusieurs contrats principaux pour chaque nouveau projet de construction.

Exemples

Quand créer un contrat principal unique ?

La plupart des clients Procore qui gèrent leurs projets de construction dans Procore créent un seul contrat principal pour un seul projet de construction. Si vous êtes un entrepreneur général, la création d'un seul contrat principal est le moyen le plus simple de gérer un projet de construction lorsqu'il a un seul maître d'ouvrage et une seule source de financement.

Quand créer plusieurs contrats principaux ?

Si un projet a plusieurs maîtres d'ouvrage, plusieurs sources de financement et/ou plusieurs méthodes de livraison de projet, vous pouvez également choisir de créer des contrats principaux multiples pour un même projet. Si vous choisissez de créer des contrats principaux multiples dans un seul projet Procore, il existe certaines limitations. Pour plus de détails, voir Y a-t-il des limitations du système lorsque les projets ont des contrats principaux multiples? Les raisons du choix de créer des contrats principaux multiples incluent :

  • Sources de financement multiples. Un projet peut avoir plusieurs maîtres d'ouvrage, dont chacun fournit un montant du financement du projet. Par exemple, une personne, une compagnie, une autorité publique, ou une combinaison de tous ces exemples. Voir Configurer les paramètres avancés : Contrats principaux.
  • Plusieurs étapes. Un projet peut être découpé en étapes. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de contrats principaux distincts pour la pré-construction, le cours de la construction et l'entretien/la maintenance.
  • Plusieurs phases. Un projet peut être divisé en phases. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de contrats principaux distincts pour les fondations, la plomberie, le CVC, etc.
  • Contrats à prix maximum garanti (PMG). Un projet peut être accéléré ou un travail à PMG par étapes. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de contrats principaux multiples pour chaque lot de travaux établi.
  • Modes de livraison de gestionnaire de construction en tant que conseiller (GCc). Un entrepreneur général opérant en tant que GCc peut avoir besoin de gérer des contrats principaux multiples entre un maître d'ouvrage et divers entrepreneurs.

Après avoir créé un contrat principal, vous pouvez ensuite mettre à jour sa ventilation des coûts (VDC). Pour plus de détails, voir Mettre à jour la ventilation des coûts (VDC) sur un contrat principal.

 Conseil

La VDC du contrat principal de votre projet est-elle similaire aux postes budgétaires de votre projet? Si tel est le cas, Procore recommande de créer le budget du projet avant le contrat principal. Cela vous permet d'utiliser les fonctionnalités d'importation de l'outil Contrats principaux pour créer rapidement la VDC du contrat principal à partir du budget du projet, ce qui élimine l'entrée de données répétitive.

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations d'utilisateur requises :
    • Pour créer des contrats principaux :
      • Permissions de niveau « Admin » dans l'outil Contrats principaux du projet.
        OU
      • Permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur l'outil Contrats principaux du projet avec la permission granulaire « Créer des contrats principaux » activée sur votre modèle de permissions.
  • Restrictions :
  • Avant de créer plusieurs contrats principaux sur un projet, consultez Y a-t-il des limitations système lors de la création de contrats principaux multiples?
  • Étant donné que les données du contrat principal sont sensibles, Procore n'envoie PAS de notifications automatiques par courrier électronique aux utilisateurs ou aux listes de distribution. Si vous devez envoyer un contrat principal à un autre utilisateur par email, consultez Envoyer un contrat principal par email.
  • Information supplémentaire :
    • La plupart des entrepreneurs généraux utilisent l'outil Budget du projet pour gérer les coûts et les contrats de sous-traitance. L'accès à l'outil Budget est généralement limité pour que le client ou le propriétaire qui finance le projet ne puisse pas voir le budget. 
    • Lorsque le budget et le contrat principal de votre projet sont identiques (ou si le contrat principal est un récapitulatif du budget au niveau de la division), vous pouvez utiliser votre budget pour créer votre contrat principal. 
    • Vous pouvez ajouter plusieurs postes avec le même code de coût et les mêmes affectations de type de coût. Pour faire la distinction entre les postes, saisissez un résumé descriptif dans le champ Description.
    • Si vous ne souhaitez pas saisir de code de coût pour un poste, vous pouvez saisir « Aucun ».

Conditions préalables

Procédure

Dans Procore, vous avez la possibilité de créer un seul contrat principal ou plusieurs contrats principaux comme décrit ci-dessous :

Après avoir créé un ou plusieurs contrats principaux, passez à la section Mettre à jour la ventilation des coûts sur un contrat principal.

Créer un contrat principal unique

  1. Accédez à l'outil Contrats Principaux du projet.
  2. Cliquez sur le bouton Créer.

    create-a-single-prime-contract.png
     
  3. Dans l'onglet Général, sous Informations générales, procédez comme suit :
     Remarque :
    • Il n'y a pas de champs obligatoires lors de la création d'un nouveau contrat principal.
    • Si vous cliquez sur le bouton Créer sans terminer l'entrée de données, Procore enregistre le contrat principal, vous répertorie comme son créateur et le place au statut Ébauche.
    • Signez avec DocuSign©
      Si l'intégration Procore + DocuSign© est activée, une coche apparaît par défaut. Décochez la case si vous ne souhaitez PAS collecter de signatures avec DocuSign©.
    • Numéro de contrat
      Acceptez le numéro de contrat par défaut, saisissez un nouveau numéro pour ce contrat ou créez un schéma de numérotation personnalisé pour ce contrat et les futurs contrats.
       Remarque :
      • Si vous prévoyez de créer des contrats principaux multiples, Procore attribue automatiquement les nouveaux numéros de contrat dans l'ordre séquentiel. Par example; 1, 2, 3, et ainsi de suite.
      • Pour utiliser un schéma de numérotation personnalisé, saisissez n'importe quel ensemble de caractères alphanumériques et Procore attribue automatiquement les nouveaux numéros de contrat dans l'ordre séquentiel en utilisant votre schéma personnalisé. Par exemple, entrez PC-1, PC-01 ou PC-001.
    • Titre
      Entrez un nom descriptif pour le contrat principal.
    • Maître d’ouvrage/Client
      Sélectionnez le maître d'ouvrage/client du projet dans la liste déroulante.
    • Architecte/Ingénieur
      Sélectionnez l'architecte responsable du projet dans la liste déroulante.
    • Entrepreneur
      Entrez le nom de l'entreprise de l'entrepreneur principal chargé de gérer le projet de construction. Si vous configurez le contrat principal, il s'agira généralement du nom de votre entreprise.
    • Statut
      Sélectionnez le statut actuel du contrat principal. Vous avez le choix entre les options suivantes : Ébauche, Envoyé pour appel d'offres, Envoyé pour signature, Approuvé, Terminé et Résilié.
      Remarque :
      vous ne pouvez créer des ordres de changement et des factures que si le statut du contrat principal est Approuvé ou Terminé.
    • Exécuté
      Cochez cette case si le contrat a été entièrement exécuté.
    • Rendre cela visible uniquement pour les administrateurs et les utilisateurs suivants
      Cochez cette case pour limiter la visibilité aux utilisateurs disposant de l'autorisation « Admin » et à tous les utilisateurs désignés dans la case « Autoriser ces utilisateurs à voir les éléments de la ventilation des coûts ».
    • Autoriser ces utilisateurs à voir les éléments de VDC
      Cochez cette case et utilisez la liste déroulante « Sélectionner une personne » pour sélectionner les utilisateurs du projet avec des permissions de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur l'outil Contrats principaux.
    • Retenue de garantie par défaut. Saisissez un pourcentage pour représenter le montant de la retenue de garantie pour les postes de VDC de votre contrat. Par exemple, saisissez : 10 %
    • Description
      Entrez une description plus détaillée de votre contrat principal.
    • Pièces jointes
      Joignez tous les fichiers pertinents à votre contrat principal. Par exemple, vous voudrez peut-être joindre une copie numérique de votre contrat principal signé.
  4. Sous Dates du contrat, procédez comme suit :
     Remarque :
    Un astérisque (*) ci-dessous indique un champ qui peut être configuré pour s'afficher ou se cacher dans votre environnement de projet. Pour obtenir des directives, consultez Configurer les paramètres : Contrats principaux.
    • Date créée
      Affiche la date de création du contrat. Vous ne pouvez pas modifier cette date.
    • Date de début
      Sélectionnez la date officielle de début du projet de construction.
    • Date d'achèvement approximative
      Sélectionnez la date d'achèvement approximative du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
    • Date d'achèvement substantielle*
      Sélectionnez la date d'achèvement substantielle du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
       Conseil
      Si le champ « Date d'achèvement substantielle » est disponible sur votre projet, gardez à l'esprit que Procore met automatiquement à jour la « Date d'achèvement substantielle » pour qu'elle corresponde à la « Date d'achèvement substantielle révisée » de chaque ordre de changement au contrat principal (ODCCP) lorsque chaque ordre de changement est « Approuvé »
    • Date d'achèvement réelle
      Sélectionnez la date d'achèvement réelle du projet de construction .
    • Date du contrat*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Il s'agit de la date d'entrée en vigueur de l'accord contractuel, c'est-à-dire de la date à laquelle le contrat prend effet. 
    • Date de réception du contrat signé
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Il s'agit de la date à laquelle le contrat signé a été reçu.
    • Date d'exécution*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Il s'agit de la date à laquelle l'accord a été signé par toutes les parties. 
    • Date d'émission*
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Il s'agit de la date à laquelle l'accord contractuel a été délivré aux deux parties.
    • Date de retour
      Sélectionnez la date dans le calendrier. 
    • Date de la lettre d'intention
      Sélectionnez la date de la lettre d'intention (LI) dans le contrôle du calendrier.
    • Date de la lettre d'approbation*
      Sélectionnez la date de la lettre d'approbation (LA) dans le contrôle du calendrier.
    • Date de résiliation du contrat
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. La date de résiliation de contrat est la date, indiquée dans le contrat principal, où toutes les parties ont satisfait à toutes les obligations et conditions contractuelles.
  5. Sous Informations supplémentaires, procédez comme suit :
    • Inclusions. Précisez toutes les inclusions convenues dans le contrat.
    • Exclusions. Précisez toute exclusion convenue dans le contrat.
  6. Choisissez l'une des options suivantes :
    • Si vous n'avez pas encore créé le contrat, cliquez sur Créer ou Créer et envoyer un e-mail.
      OU
    • Si vous mettez à jour un contrat existant, cliquez sur Enregistrer ou Enregistrer et envoyer par e-mail.

Créer plusieurs contrats principaux

 Important
Si vous souhaitez créer plusieurs contrats principaux pour un projet, consultez la section Quelles restrictions s'appliquent à la création de plusieurs contrats principaux ?

Vous pouvez répéter les étapes ci-dessus pour chaque contrat principal que vous souhaitez créer dans l'outil Contrats principaux du projet. Voir Créer un contrat principal unique.

 Remarque :

Plusieurs contrats principaux peuvent être créés pour les motifs suivants :

  • Plusieurs entités financent le travail. Parfois, le projet a plusieurs maîtres d'ouvrage ou l'entrepreneur général finance lui-même une partie des travaux.
  • Il existe des contrats établis pour chaque étape de la construction : pré-construction, construction en cours et suivi/entretien.
  • Lors de l'exploitation d'un contrat à PMG accéléré ou échelonné, un contrat principal peut être créé pour chaque paquet de porte de travail établi.
  • Un entrepreneur qui opère en tant que GCa et a besoin de gérer les contrats qu'un maître d'ouvrage a avec divers entrepreneurs sur un projet.

 

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