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Procore

Créer des contrats principaux

Objectif

Créer un (1) ou plusieurs contrats principaux pour un projet Procore. 

Contexte

Un contrat principal  est un accord juridique entre des parties contractantes. Dans un contrat unique à deux parties, la partie qui finance le projet de construction est appelée le client, le maître d'ouvrage ou principal. La partie qui est payée pour assurer l'achèvement des travaux est appelée entrepreneur général, principal, ou sous-traitant principal. Dans Procore, vous pouvez créer un contrat unique pour un projet unique de construction ou, s'il s'agit d'un contrat plus important ou si vous avez des sources de financement ou clients ultiples, vous pouvez choisir de diviser la portée des travaux d'un projet unique en de multiples contrats. 

Si votre entreprise a acheté Procore pour gérer vos projets de construction, vous pouvez créer un (1) ou plusieurs contrats pour chaque nouveau projet de construction. 

Exemples

Quand créer un contrat principal unique

La plupart des clients qui gèrent leurs projets de construction dans Procore créent un contrat unique pour un projet unique. Par exemple, si vous êtes une entreprise générale, la création d'un contrat unique est la manière la plus simple de gérer un projet de construction lorsque celui-ci comprend un seul maître d'ouvrage et une seule source de financement. Si vous êtes un maître d'ouvrage/développeur ou une entreprise générale interne avec une exigence d'approbation en amont, vous pouvez choisir de créer un contrat principal unique pour traiter le contrat et les factures en amont. 

Quand créer plusieurs contrats principaux

Si un projet a plusieurs maîtres d'ouvrage, clients, sources de financement et/ou méthodes de livraison de projet, vous pouvez également choisir de créer des contrats multiples dans un projet unique Procore. Si vous choisissez de créer des contrats multiples dans un projet unique Procore, il existe certaines limitations. Pour plus de détails, voir Y a-t-il des limitations système lorsque les projets ont des contrats principaux multiples ? Les raisons du choix de créer des contrats multiples incluent : 

  • Clients et sources de financement multiples. Un projet peut avoir plusieurs clients ou plusieurs sources de financement. Par exemple, une entreprise spécialisée peut choisir de créer un contrat principal distinct pour chaque client. Sinon, votre entreprise de construction peut avoir été engagée pour achever des travaux sur un projet possédant plusieurs sources de financement, comme un donateur privé, une subvention publique, les pouvoirs publics, des obligations, des subventions, des prêts, ou une combinaison de tous ces exemples. Voir Configurer les paramètres avancés : Contrats principaux
  • Plusieurs étapes. Un projet peut être découpé en étapes. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de contrats distincts pour la pré-construction, le cours de la construction et l'entretien/la maintenance.
  • Plusieurs phases. Un projet peut être divisé en phases. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de contrats distincts pour les fondations, la plomberie, le CVC, etc.
  • Contrats à prix maximum garanti (PMG). Un projet peut être un travail PMG accéléré ou par phases. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de contrats multiples pour chaque lot de portée des travaux établi.
  • Modes de livraison du directeur des travaux en tant que conseiller (DTc). Une entreprise générale opérant en tant que DTc peut avoir besoin de gérer des contrats multiples entre un maître d'ouvrage et divers sous-traitants.

Après avoir créé un contrat, vous pouvez ensuite mettre à jour sa ventilation des coûts (SOV). Pour plus de détails, voir Mettre à jour la ventilation des coûts sur un Contrat principal.

 Conseil

La ventilation des coûts est-elle similaire aux postes du budget du projet ? Si tel est le cas, Procore recommande de créer le budget du projet avant le contrat. Pour éviter une saisie de données répétitive, vous pouvez utiliser la fonction d'importation de l'outil Contrats principaux pour Créer la ventilation des coûts du contrat principal à partir du budget du projet

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
  • Restrictions :
  • Avant de créer des contrats multiples sur un projet, voir Y a-t-il des limitations système lors de la création de contrats principaux multiples ?
  • Étant donné que les données du contrat sont sensibles, Procore n'envoie PAS de notifications automatiques par e-mail aux utilisateurs ou aux listes de distribution. Si vous devez envoyer un contrat à un autre utilisateur par e-mail, voir  Envoyer un contrat client par e-mail.
  • Informations supplémentaires :
    • La plupart des entrepreneurs généraux utilisent l'outil Budget du projet pour gérer les coûts et les contrats de sous-traitance. L'accès à l'outil Budget est généralement limité pour que le client ou le propriétaire qui finance le projet ne puisse pas voir le budget. 
    • Vous pouvez ajouter plusieurs postes avec le même code de coût et les mêmes affectations de type de coût. Pour faire la distinction entre les postes, saisissez un résumé descriptif dans le champ Description.
    • Si vous ne souhaitez pas saisir de code de coût pour un poste, vous pouvez saisir « Aucun ».

Conditions préalables

Procédure

Avec les autorisations utilisateur adéquates, vous pouvez créer un (1) ou plusieurs contrats sur un projet Procore.

 Important
Avant de créer des contrats multiples, veuillez lire Y a-t-il des limitations système lorsque des projets ont de multiples contrats principaux ?
  1. Accédez à l'outil Contrats principaux du projet.
  2. Cliquez sur Créer.
    create-prime-contract.png
  3. Dans l'onglet Général, sous Informations générales, procédez comme suit :
    Remarques
    • Il n'y a pas de champs obligatoires lors de la création d'un nouveau contrat.
    • Si vous cliquez sur le bouton Créer sans terminer l'entrée de données, Procore enregistre le contrat, vous répertorie comme son créateur et le place dans le statut Ébauche.
    • Signer avec DocuSign©
      Si l'intégration Procore + DocuSign© est activée, une coche apparaît par défaut. Décochez la case si vous ne souhaitez PAS collecter de signatures avec DocuSign©
    • Numéro de contrat
      Acceptez le numéro de contrat par défaut, saisissez un nouveau numéro pour ce contrat ou créez un schéma de numérotation personnalisé pour ce contrat et les futurs contrats.
      Remarques
      • Si vous prévoyez de créer plusieurs contrats, Procore attribue les numéros des nouveaux contrats dans un ordre séquentiel. Par exemple : 1, 2, 3, et ainsi de suite. 
      • Pour utiliser un schéma de numérotation personnalisé, saisissez n'importe quel ensemble de caractères alphanumériques. Procore attribue les numéros dans l'ordre séquentiel en utilisant votre schéma. Par exemple, saisissez PC-1, PC-01, ou PC-001. 
    • Titre
      Saisissez un nom descriptif pour le contrat.
    • Maître d'ouvrage/Client
      Sélectionnez le maître d'ouvrage ou le client du projet dans la liste déroulante.
    • Architecte/Ingénieur
      Sélectionnez l'architecte responsable du projet dans la liste déroulante.
    • Sous-traitant
      Saisissez le nom de l'entreprise correspondant au sous-traitant principal qui gère le projet de construction. Si c'est vous qui paramétrez le contrat, il s'agit généralement du nom de votre entreprise. 
    • Statut
      Sélectionnez le statut actuel du contrat. Vous avez le choix entre les options suivantes : Ébauche, Envoyé pour appel d'offres, Envoyé pour signature, Approuvé, Terminé et Résilié.
      Remarque : 
      vous ne pouvez créer des ordres de changement et des factures que si le statut du contrat est Approuvé ou Terminé.
    • Exécution
      Cochez cette case si le contrat a été entièrement exécuté.
    • Rendre visible seulement pour les administrateurs et les utilisateurs suivants
      Cochez cette case pour limiter la visibilité aux utilisateurs disposant de l'autorisation « Admin » et aux utilisateurs désignés dans la case « Autoriser ces utilisateurs à afficher les éléments de ventilation des coûts ».
    • Autoriser ces utilisateurs à afficher les éléments de ventilation des coûts
      Cochez cette case et sélectionnez dans la liste déroulante un (1) ou plusieurs utilisateurs disposant des autorisations de niveau « Lecture seule » ou « Standard » sur l'outil Contrats principaux.
    • Retenue de garantie par défaut
      Saisissez un pourcentage représentant le montant de la retenue de garantie pour les postes de la VDC de votre contrat. Par exemple, saisissez 10 %
    • Description
      Entrez une description plus détaillée de votre contrat.
    • Pièces jointes
      Joignez tous les fichiers pertinents à votre contrat. Par exemple, il peut être judicieux de joindre une copie numérique de votre contrat signé.
  4. Sous Dates du contrat, procédez comme suit :
    • Date créée
      Affiche la date de création du contrat. Vous ne pouvez pas modifier cette date.
    • Date de début
      Sélectionnez la date officielle de début du projet de construction.
    • Date d'achèvement approximative
      Sélectionnez la date d'achèvement approximative du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
    • Date d'achèvement substantielle*
      Sélectionnez la date d'achèvement substantielle du projet de construction dans le contrôle du calendrier.
       Conseil
      Si le champ « Date d'achèvement substantiel »est configuré sur votre projet,  Procore met automatiquement à jour la valeur de la colonne pour qu'elle corresponde à la« Date d'achèvement substantiel révisée » de chaque ordre de changement au contrat client(OCCC)après « l'approbation » de chaque ordre de changement.
    • Date d'achèvement réelle
      Sélectionnez la date d'achèvement réelle du projet de construction .
    • Date du contrat*
      Sélectionnez la date dans les paramètres du calendrier. Il s'agit de la date d'entrée en vigueur du contrat, c'est-à-dire de la date à laquelle le contrat prend effet. 
    • Date de réception du contrat signé
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. Il s'agit de la date à laquelle le contrat signé a été reçu.
    • Date d'exécution*
      Sélectionnez la date dans les paramètres du calendrier. Elle représente la date à laquelle le contrat a été signé par toutes les parties. 
    • Date d'émission*
      Sélectionnez la date dans les paramètres du calendrier. Elle représente la date à laquelle le contrat a été délivré aux deux parties.
    • Date de retour
      Sélectionnez la date dans le contrôle du calendrier. 
    • Date de la lettre d'intention
      Sélectionnez la date de la lettre d'intention (LI) dans le contrôle du calendrier.
    • Date de la lettre d'approbation*
      Sélectionnez la date de la lettre d'approbation (LA) dans le contrôle du calendrier.
    • Date de fin de contrat
      Sélectionnez la date dans les paramètres du calendrier. Une date de fin de contrat est une date à laquelle toutes les parties ont rempli les obligations et les conditions du contrat.
  5. Sous Informations supplémentaires, procédez comme suit :
    • Inclusions. Précisez toute inclusion convenue dans le contrat.
    • Exclusions. Précisez toute exclusion convenue dans le contrat.
  6. Cliquez sur Créer ou Créer et envoyer par e-mail.
    Remarque
    Si vous avez cliqué sur Créer plus tôt dans ce processus, les étiquettes des boutons Créer et Créer et envoyer par e-mail affichent Enregistrer et Enregistrer et envoyer par e-mail.

Répétez les étapes ci-dessus pour créer des contrats supplémentaires.