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Puis-je utiliser le champ « Statut » de l’outil Gestion de documents pour suivre l’objectif d’un document tel que décrit dans les normes ISO ?

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Contexte

Lorsque vous chargez un document dans l’outil Gestion de documents, vous pouvez identifier l’objectif du document à l’aide d’une étiquette telle que « Travail en cours », « Pour information », « Pour construction » ou toute autre étiquette qui correspond à l’interprétation des codes d’état ISO par votre organisation. 

L’outil de gestion de documents est livré avec un champ « Statut » qui n’est pas modifiable lorsqu’un flux de travail est appliqué à un document, car ce champ se remplit automatiquement avec le statut approprié à chaque étape du flux de travail. 

Réponse

Dans l’outil Gestion de documents, le champ « Statut » ne peut pas suivre l’objectif d’un document si un flux de travail lui est ou sera appliqué. Lorsqu’un flux de travail est appliqué à un document, le modèle de flux de travail contrôle le champ « Statut » et le rend non modifiable. Par exemple, le document passe automatiquement de « En révision » à « Approuvé » lorsqu’un membre du flux de travail accepte une version du document. 

Au lieu de cela, l’administrateur de l’entreprise peut créer un champ personnalisé appelé « Statut du document » avec des options de champ qui correspondent aux choix de son organisation, tels que « Travail en cours » ou « Pour information ».  Les utilisateurs peuvent remplir le champ lors du téléchargement d’un document ou au besoin pendant toute la durée de vie du document. Le nouveau champ personnalisé « Statut du document » restera distinct du champ « Statut » qui suit l’état du flux de travail d’approbation du document. 

Pour configurer un champ « Statut du document » personnalisé à des fins de document, effectuez les tâches suivantes : 

  1. Créez un champ personnalisé dans l’outil Admin de l’entreprise et ajoutez les options de champ souhaitées. 
  2. Ajoutez le champ à un ensemble de champs nouveau ou existant et affectez-le aux projets souhaités. 

Note: Tout comme les champs standard, les champs personnalisés suivent les paramètres d’autorisation et les groupes que vous avez choisis.

Voir aussi