Passer au contenu principal
Procore

À propos des flux de travail dans l'outil Gestion de documents

  1. Dernière mise à jour
  2. Enregistrer en tant que PDF
disponibilité régionale
L’outil de gestion des documents est disponible pour les comptes dans les pays suivants : Royaume-Uni, Irlande, Australie et Nouvelle-Zélande. Il n’est pas encore disponible pour les comptes Procore aux États-Unis. Pour en savoir plus, veuillez contacter votre point de contact Procore.

Contexte

Si votre organisation utilise des processus d’approbation pour les révisions de documents, vous pouvez créer des modèles de flux de travail personnalisés dans l’outil Flux de travail qui peuvent ensuite être affectés aux documents chargés dans l’outil Gestion des documents. Une fois qu’un flux de travail a démarré, les participants au flux de travail sont invités à réviser les documents, à les commenter éventuellement avec des annotations et à fournir un résultat d’approbation.

Lorsqu'une révision de document est révisée et qu'elle est approuvée ou rejetée, son statut est automatiquement mis à jour dans Procore. Ceci signifie que vous n'avez pas besoin de modifier manuellement les paramètres d'autorisation ou de déplacer les révisions entre les dossiers ou les outils après l'approbation d'un document. Lorsqu'un flux de travail est créé pour un document PDF, les personnes assignées au flux de travail peuvent ajouter des annotations directement au PDF au cours de leur étape dans le flux de travail. Une fois le flux de travail terminé, toutes les décisions du flux de travail, les annotations et les pièces jointes supplémentaires sont conservées afin de pouvoir être référencées ultérieurement.

Remarque
Le champ Personne assignée en attente de l’outil Gestion de documents est dynamique. Il n’affiche que les utilisateurs ou groupes dont la réponse est actuellement requise pour l’étape du flux de travail actif. Une fois qu’un utilisateur a soumis sa réponse (ou que les exigences de réponse d’un groupe sont remplies), il est automatiquement supprimé de ce champ.

Éléments à prendre en compte

Procédure

Configuration initiale

Suivez les étapes ci-dessous lors de la configuration des flux de travail pour l’outil Gestion des documents. Cliquez pour accéder à une section :

  1. Assigner des autorisations de flux de travail

  2. Créer un modèle de flux de travail de gestion de documents

  3. Assigner le flux de travail à un projet

  4. Configurer un flux de travail pour le projet

Assigner des autorisations de flux de travail

Pour tous les utilisateurs qui feront partie d’un flux de travail d’approbation, vous devrez attribuer des autorisations granulaires pour l’outil Flux de travail dans vos modèles d’autorisation.

Flux de travail Pdm Gran Perm

VOIR LES ÉTAPES

Vous pouvez également personnaliser les actions que les réviseurs peuvent effectuer sur les documents dans un flux de travail actif, en indiquant par exemple qui doit être autorisé à annoter les documents.

Autorisations de flux de travail Pdm

Créer un modèle de flux de travail de gestion de documents

Note: Voir Flux de travail pour plus de ressources sur l’outil Flux de travail.

  1. Accédez à l’outil Flux de travail au niveau Entreprise .

  2. Ajoutez un nouveau flux de travail avec l’outil Gestion de documents sélectionné.

  3. Cliquez sur Créer.

  4. Créez votre modèle de flux de travail. Voir Créer un modèle de flux de travail personnalisé pour les étapes détaillées.

  5. Lorsque vous êtes prêt à publier le flux de travail, cliquez sur Enregistrer et publier.
    Ébauche de flux de travail Pdm

Assigner le flux de travail à un projet

Une fois le modèle de flux de travail Gestion des documents créé, vous devez l'assigner aux projets pour lesquels vous souhaitez l'utiliser. Cliquez sur le lien de la colonne « Projets assignés » pour l'assigner à un ou plusieurs projets.

VOIR LES ÉTAPES

 Conseil
Si vous affectez le flux de travail à un modèle de projet, chaque fois que vous utilisez ce modèle pour créer un nouveau projet, il inclut les étapes du flux de travail et les affectations d’utilisateurs. Cependant, vous pouvez toujours réviser et modifier les affectations de flux de travail et les jours à terminer si nécessaire pour ce projet.

Configurer un flux de travail pour le projet

Avant de pouvoir utiliser des flux de travail dans l’outil Gestion de documents, vous devez configurer le flux de travail pour le projet. Si le projet a été créé à partir d’un modèle de projet auquel un flux de travail est affecté, il hérite des affectations utilisateur de ce flux de travail, mais il est conseillé de réviser les affectations. Actuellement, vous ne pouvez définir qu’un seul flux de travail par défaut pour les documents du projet.

  1. Accédez à l’outil Gestion de documents du projet.

  2. Cliquez sur l’icône Configurer les paramètres Icons Settings Gear .

  3. Cliquez sur l’onglet Flux de travail .

  4. Dans la section « Flux de travail des documents », cliquez sur Configurer sur le flux de travail que vous souhaitez configurer pour le projet.
    Pdm Configurer le flux de travail

  5. Configurez ou révisez les éléments de flux de travail requis suivants :

    • Assigner le gestionnaire de flux de travail

    • Assigner un groupe de distribution

    • Personne(s) assignée(s) et jours pour terminer pour chaque étape.

Modifier un flux de travail

Si vous devez modifier le modèle de flux de travail, rendez-vous à l’un de ces emplacements :

Utilisation des flux de travail sur Documents

  • Démarrer un flux de travail pour les documents chargés

  • Réviser et répondre à un document dans un flux de travail

Démarrer un flux de travail pour les documents chargés

Les documents qui nécessitent des flux de travail d’approbation devront avoir un flux de travail sélectionné dans la colonne « Flux de travail affecté ». Les flux de travail commenceront à la première étape. Voir Démarrer un flux de travail dans l’outil Gestion de documents.

Note: Si vous soumettez des documents par lot ensemble, les réviseurs recevront un seul e-mail avec tous les documents nécessitant leur attention, plutôt que des e-mails séparés pour les documents soumis individuellement.

Réviser et répondre à un document dans un flux de travail

Au démarrage du flux de travail d’un document, une personne assignée du flux de travail peut réviser le document, ajouter des annotations si nécessaire et répondre dans le flux de travail. Les personnes assignées du flux de travail peuvent annoter les documents si nécessaire dans le cadre de la réponse.

Flux de travail de réponse Pdm

DÉMO

L’image ci-dessous montre comment accéder à un document qui doit être révisé.Note: Au lieu de cliquer sur l’onglet « En révision », recherchez le document dans l’une des vues enregistrées dans la collection « En révision » dans l’onglet principal « Documents ».

Voir aussi