Comment être certain que les e-mails Procore parviennent à leurs destinataires ?
Contexte
Un souci commun à de nombreux clients est de s'assurer que leurs e-mails ne sont pas accidentellement marqués comme spam par les filtres de messagerie d'un destinataire et n'atteignent donc pas leur boîte de réception. Étant donné que des correspondances électroniques fiables et en temps voulu sont un élément essentiel de la gestion de tout projet de construction, il est important de bien comprendre les techniques contre le courrier indésirable propres à Procore, ainsi que les autres mesures que vous pouvez employer pour assurer une communication fiable avec toutes les parties.
Réponse
Comme il est impossible de contrôler la manière dont un destinataire d'e-mail configure ses paramètres de filtrage, il est impossible de garantir qu'un e-mail atteint toujours la boîte de réception d'un destinataire au lieu de son dossier de courrier indésirable. Cependant, certaines techniques antispam et meilleures pratiques peuvent aider à garantir que vos e-mails ne sont pas accidentellement filtrés.
Techniques contre le courrier indésirable de Procore
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Procore tire parti de la technologie de SendGrid pour la distribution et la livraison fiables de tous les e-mails du système Procore. SendGrid est l'un des plus grands fournisseurs d'infrastructures de messagerie en tant que service au monde, spécialisée dans la livraison des e-mails fiable et sécurisée pour de nombreuses entreprises SaaS parmi les plus importantes d'aujourd'hui, notamment Pinterest, Spotify et Uber.
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Procore utilise une adresse IP dédiée pour l'envoi d'e-mails, ce qui signifie que nous gardons un contrôle total sur son utilisation et sa réputation. (Remarque : pour demander l'adresse IP, veuillez contacter votre responsable de compte.) En revanche, l'utilisation d'adresses IP partagées pour l'envoi d'e-mails pourrait entraîner une baisse des performances et de la fiabilité, car les e-mails envoyés pourraient être affectés négativement par l'activité d'e-mails d'un autre expéditeur. (Voir IP partagées et dédiées : que devez-vous choisir ?)
Techniques contre le courrier indésirable utilisateur
- Si des e-mails de Procore sont signalés comme spam, contactez le destinataire de l'e-mail et demandez-lui d'ajouter l'adresse IP dédiée de Procore à une liste d'autorisation d'e-mails pour vous assurer que les e-mails envoyés à partir de l'adresse IP spécifiée ne sont pas signalés comme spam par leurs filtres de messagerie. (Voir
Ajouter des adresses IP aux listes d'autorisation dans Gmail pour en savoir plus). - Si vous pensez que les utilisateurs n'ont pas reçu un e-mail envoyé par Procore, contactez-les directement par téléphone ou par e-mail personnel pour assurer un suivi direct. Soyez toujours proactif et confirmez que les utilisateurs reçoivent des e-mails de Procore au cours des premières phases d'un projet. Il se peut que le destinataire de l'e-mail doive modifier en conséquence ses filtres de courrier indésirable personnels ou ceux de son entreprise pour autoriser explicitement les e-mails de Procore.