Gérer les actifs

Il existe quatre façons principales de modifier ou de mettre à jour des actifs existants dans le registre des actifs :

1. Mettre à jour un seul actif : Vous pouvez mettre à jour les informations d’un actif individuellement en accédant à sa page de détails et en modifiant les champs.

2. Modifier en masse à partir de la liste des actifs : si plusieurs actifs sélectionnés appartiennent au même ensemble de champs, vous pouvez mettre à jour les valeurs de champ par défaut et personnalisées communes pour tous les actifs sélectionnés simultanément à partir de la liste des actifs.

3. Mettre à jour en masse le statut à partir de la liste des actifs : si plusieurs actifs sont affectés au même groupe de statut, vous pouvez les sélectionner en masse dans la liste des actifs et mettre à jour leur statut simultanément. 

4. Mise à jour en masse via Excel : vous pouvez mettre à jour un grand nombre d'actifs existants à la fois en chargeant une feuille de calcul Excel contenant les détails mis à jour.

Pour mettre à jour manuellement les détails d’un seul actif :

1. Dans la vue en liste Registre des actifs, cliquez sur l’ID de lien hypertexte de l’actif pour ouvrir sa page Détails de l’actif.

2. Cliquez sur le bouton Modifier dans le coin supérieur droit pour activer tous les champs modifiables.

3. Mettez à jour les informations de l’actif si nécessaire.

   • Modification du type d’actif : Si vous sélectionnez un nouveau type, le formulaire sera automatiquement mis à jour pour afficher les champs qui correspondent à la configuration du nouveau type d’actif. Cette action effacera toutes les anciennes données qui n’appartiennent pas au nouveau type d'actif.

   • Mise à jour de l’ID : Si l’ID de l’actif est modifié, le système vérifiera que le nouvel ID est unique.

   • Mise à jour de la photo : Vous pouvez télécharger une nouvelle photo, et elle remplacera l’ancienne.

   • De même, tout autre champ par défaut ou personnalisé peut également être mis à jour si nécessaire.

4. Cliquez sur Enregistrer les modifications.

Vous pouvez mettre à jour plusieurs actifs à la fois directement à partir de la vue en liste du registre d’actifs, à condition que tous les actifs sélectionnés appartiennent au même ensemble de champs.

1. Dans la vue en liste Registre des actifs, cochez les cases à côté des actifs que vous souhaitez mettre à jour.

2. Si tous les actifs sélectionnés appartiennent à l’ensemble de champs, une icône Modifier les actifs apparaît en haut du tableau.

3. Cliquez surl’icône Modifier les actifs , le formulaire de modification en masse affichera tous les champs modifiables par défaut et personnalisés disponibles dans l’ensemble de champs partagés.

4. Mettez à jour un ou plusieurs champs si nécessaire. Seuls les champs modifiés seront mis à jour dans les ressources sélectionnées, tandis que les champs inchangés conserveront leurs valeurs existantes.

5. Cliquez sur Enregistrer.

Vous pouvez mettre à jour le statut de plusieurs actifs à la fois directement à partir de la vue en liste du registre des actifs, à condition qu’ils aient le même groupe de statut qui leur est attribué.

1. Cochez les cases à côté des actifs que vous souhaitez mettre à jour.

2. Si tous les actifs sélectionnés utilisent le même groupe de statut, une liste déroulante  Statut apparaîtra en haut du tableau.

3. Cliquez sur Action de Statut et un menu déroulant apparaîtra montrant la liste des statuts disponibles parmi lesquels choisir.

4. Choisissez le nouveau statut dans la liste déroulante pour l’appliquer à tous les actifs sélectionnés. 

5. Une invite de confirmation apparaîtra. Ajoutez une note facultative et cliquez sur Mettre à jour. 

Remarque: En masse statut mises à jour effectuées via l’interface utilisateur prennent en charge un maximum de 500 actifs à la fois. Pour mettre à jour le statut d’autres actifs, utilisez l’option de mise à jour d’Excel.

Vous pouvez mettre à jour plusieurs actifs existants à la fois en chargeant un fichier Excel avec les informations mises à jour. Ceci est utile lors de la modification de grands ensembles d'actifs. Par exemple, mettre à jour des statuts, modifier des valeurs de champ ou corriger des données dans de nombreux enregistrements.

1. Accédez à l’outil Actifs au niveau Entreprise ou Niveau projet.

2. Cliquez sur le menu déroulant du bouton Importer et sélectionnez Importer à partir d’Excel.

3. Choisissez l’option Mettre à jour l’existant .

4. Remplissez le modèle existant avec les valeurs mises à jour. Pour mettre à jour un actif, l’ID doit correspondre à un actif existant dans votre registre d’entreprise.

5. Chargez le fichier Excel terminé existant à l’aide de Joindre un fichier ou faites glisser-déposer le fichier. Un seul fichier peut être chargé à la fois.

6. Un fenêtre contextuelle Projet Statut apparaîtra pour indiquer la progression du processus de mise à jour. Vous pouvez réduire la fenêtre contextuelle et elle restera disponible jusqu’à ce qu’elle soit fermée manuellement.

Une fois le traitement terminé, toutes les mises à jour valides seront appliquées aux actifs correspondants. Toute saisie non valide sera incluse dans un fichier d’erreur téléchargeable avec les raisons détaillées de chaque échec.

Remarque: toutes les actions de mettre à jour de l’actif sont enregistrées dans l’historique des changements de l’actif à des fins d’audit.

Vous pouvez supprimer des actifs du registre lorsqu’ils ne sont plus nécessaires. La suppression d’un actif est une action permanente et supprime l’intégralité de l’enregistrement de l’actif, y compris toutes les métadonnées, pièces jointes, éléments liés et son historique des changements.

Pour supprimer un seul actif :

1. Cliquez sur l’icône points de suspension verticauxà côté del’actif dans le registre des actifs. Sélectionnez Supprimer.

2. Une invite de confirmation apparaîtra. Cliquez sur Supprimer pour supprimer définitivement l’enregistrement de l'actif.

Pour supprimer des actifs en masse :

1. Cochez les cases des actifs que vous souhaitez supprimer.

2. Cliquez sur l’icône points de suspension verticaux en haut du tableau. 

3. Cliquez sur Supprimer.

4. Une invite de confirmation apparaîtra. Cliquez sur Supprimer pour supprimer définitivement les enregistrements d'actifs sélectionnés.

Remarque: les actifs créés au niveau entreprise et affectés à un projet ne peuvent pas être supprimés au niveau Projet. Ils ne peuvent être supprimés que du registre des actifs au niveau entreprise.