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Procore

Guide de transition vers la facture de l’engagement modernisée

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Table des matières

Vue d'ensemble

L’expérience Engagement facture modernisée offre une interface facture repensée, une numérotation engagement facture automatisée, un ordre de service granulaire contrôles de retenue de garantie étendus, la compatibilité avec Procore Pay, l’approbation et le rejet au niveau des éléments et l’acheminement du flux de travail piloté par des champs personnalisés sur le parent engagement.

Les principaux avantages de la modernisation de l’expérience de facturation d’engagement sont les suivants :

  • Contrôles Retenue de garantie étendus : définissez un type de Sous-traitant Par défaut Facture afin que les administrateurs déterminent quelles colonnes sont facturables (Travail et Matériaux, Retenue de garantieou les deux) et définissent le Type par défaut pour les factures créées sans invitation à facturer. De plus, une bannière d’avertissement alerte les utilisateurs chaque fois qu’une retenue de garantie est libérée sur une facture.

  • Numérotation automatisée des Facture : définissez un format de numérotation au niveau entreprise pour les factures de engagement nouvellement créées à l’aide de composants tels que Facture Position, Numéro de projet et Numéro de Engagement afin de garantir une numérotation cohérente entre tous les projets.

  • Ensembles de champs configurables et champs personnalisés : personnalisez les mises en page des factures et définissez des champs personnalisés pour les factures d’engagement afin de répondre aux besoins spécifiques de votre organisation en matière de collecte de données.

  • Routage personnalisé du flux de travail des champs. Configurez et acheminez Engagement Facture flux de travail en fonction des champs personnalisé sur le parent engagement, en automatisant l’acheminement des factures et la réduction des interventions manuelles et des erreurs.

  • Mettre à jour des éléments en masse : sélectionnez plusieurs ou tous les postes du Planning de la ventilation des coûts (DDC) et utilisez le panneau latéral Modifier les valeurs pour appliquer les pourcentages Travaux terminés cette période ( %), Total à ce jour ( %) et Retenue de garantie à toutes les lignes sélectionnées en une seule fois.

  • Compatibilité Procore Pay : Procore Pay est pris en charge exclusivement sur l’expérience modernisée, débloquant les renonciations de privilège intégrées, les retenues de factures et de fournisseurs, les exigences de conformité et les décaissements.

  • Gestion granulaire des ordres de service. Ajoutez ou supprimez des ordres de service individuels sur une facture existante, plutôt que de tout accepter ou aucun.

  • support des flux de travail. La facturation d’engagement prend en charge les flux de travail Procore, y compris l’utilisation continue de vos flux de travail hérités (V1) existants. Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Pour les clients utilisant des flux de travail hérités (v1).

Ce qu’il faut savoir

 Recommandation

  • Procore mettra fin à l’ancienne expérience de facturation d’engagement le 12 janvier 2027. Après cette date, l’ancienne interface de facture de sous-traitant ne sera plus disponible.

  • Changement de comportement : les montants des factures sont verrouillés pendant la révision et l’approbation.

    • Pour le support des contrôles de flux de travail et garantir que les montants des factures ne changent pas une fois qu’une facture est en cours de révision, la Planning des coûts n’est plus modifiable lorsqu’une facture de sous-traitant est en cours de révision ou tout statut approuvé.

    • Toujours modifiable par les administrateurs dans les statuts suivants: informations générales, pièces jointes et champs personnalisés.

    • Si les montants du Planning des coûts doivent être modifiés, la facture doit d’abord être renvoyée à un statut modifiable.

Il existe deux façons de vous inscrire, en fonction de la portée dont vous avez besoin :

  1. Opt-in individuel. Les utilisateurs éligibles peuvent passer eux-mêmes à l’expérience modernisée à l’aide de la bannière d’inscription sur une facture existante. Cette option n’inclut que cet utilisateur : aucune intervention de l’administrateur n’est requise.

  2. Opt-in du projet ou de l’entreprise. Un administrateur Procore permet de moderniser l’expérience d’un projet ou d’une entreprise entière grâce à Procore Explore. Cela s’applique à tous ceux qui participent à ces projets. Dans Procore Explore, recherchez Supprimer l’accès à la facturation hérité de l’engagement/sous-traitant.

Étant donné que l’opt-in individuel se fait par utilisateur, un projet peut avoir certains utilisateurs sur l’expérience modernisée et d’autres sur l’ancienne en même temps. Voir Considérations et étapes de transition.

Pour les clients utilisant des flux de travail hérités (v1)

Vous n’avez pas besoin de migrer hors des flux de travail hérités (V1) avant d’adopter la facture d’engagement modernisée. Il s’agit d’un changement par rapport aux directives précédentes. Cependant, le moment de votre transition est important :

  • Les flux de travail hérités deviennent utilisables avec l’expérience modernisée le 13 octobre 2026. Jusqu’à cette date, Procore recommande d’évaluer l’expérience modernisée sur un projet de test, mais pas de transférer complètement vos projets de production. Voir Chemin de transition pour les clients utilisant des flux de travail hérités (v1).

  • La bannière d’opt-in individuel n’apparaît pas pour les utilisateurs de flux de travail hérités aujourd’hui. Il sera disponible pour vous le 13 octobre 2026. D’ici là, un opt-in au niveau projet via Procore Explore est votre seule voie vers une expérience modernisée.

  • Les flux de travail hérités continuent de fonctionner. Rien dans le comportement d’un flux de travail hérité ne change : les mêmes étapes, les mêmes approbateurs, le même routage, les mêmes conditions et le même historique s’appliquent. Ce qui change, c’est l’endroit où vous agissez : les éléments de flux de travail hérités s’ouvrent et reçoivent une réponse dans le même panneau latéral Nouveaux flux de travail que celui utilisé pour la facturation modernisée.

  • Le travail en vol n’est pas interrompu. Les factures qui sont en cours d’approbation au moment de la transition restent en place, restent répondables et conservent leur historique. Vous n’avez pas besoin d’abandonner, de recréer ou d’approuver à nouveau un travail déjà en cours.

  • La mise à niveau vers les nouveaux flux de travail est en libre-service et facultative. Les Admins de flux de travail peuvent mettre à niveau l’outil Facturation des flux de travail hérités vers les nouveaux flux de travail selon leur propre calendrier, sans contacter le support technique Procore. Celui-ci sera également disponible le 13 octobre 2026. 

Considérations

  • Vous pouvez passer à la version mise à jour de l’expérience de facturation d’engagement à tout moment avant le 15 décembre 2026, date à laquelle tous les utilisateurs restants de l’ancienne expérience seront automatiquement mis à jour.

  • Aucune action n’est requise avant la date de migration. Si vous n’effectuez aucune action, votre compte migrera automatiquement.

  • Après la date de migration, l’ancienne expérience de facturation d’engagement n’est plus disponible.

  • Les utilisateurs d’un même projet peuvent vivre des expériences différentes. L’activation de la bannière individuelle ne s’applique qu’à l’utilisateur qui clique dessus, de sorte qu’un projet peut avoir certains utilisateurs sur l’expérience modernisée et d’autres sur l’ancienne en même temps. Attendez-vous à cela lors de l’évaluation et utilisez un opt-in au niveau projet ou niveau Entreprise via Procore Explore lorsque vous avez besoin que tout le monde soit aligné.

  • L’opt-in individuel ne peut pas valider le comportement vis-à-vis des collaborateurs. Étant donné qu’un opt-in solo laisse vos approbateurs, administrateurs de facture et contacts de facturation sur l’ancienne expérience, il ne fera pas apparaître de problèmes dans l’acheminement des approbations, la révision des éléments ou tout ce qu’un sous-traitant voit lors de la soumission. Utilisez un opt-in au niveau projet sur un projet test.

  • L’éligibilité à l’opt-in dépend de la version de votre flux de travail jusqu’au 13 octobre 2026. Si votre outil Facturation utilise des flux de travail hérités (V1), la bannière d’inscription individuelle n’apparaît pas et une option d’adhésion au niveau projet ou niveau Entreprise via Procore Explore est votre seule voie vers une expérience modernisée.

Comparaison

La matrice suivante détaille les principales fonctionnalités, améliorations et avantages de la transition de l’ancienne facturation à la facturation d’engagement modernisée :

Fonctionnalité
Facturation de l’engagement hérité
Facturation de l’engagement modernisée

Procore Paie

Non pris en charge.

Pris en charge. Permet les renonciations de privilège Procore Pay, les retenues de facture et de fournisseur, les exigences de conformité des factures, les exigences de paiement et les débours.

Mise en page de la conception principale

Une disposition de tableau fixe avec des détails limités à l’écran.

Une mise en page modernisée et plus intuitive, cohérente avec les autres outils financiers de Procore.

Contrôles de retenue de garantie

Contrôle administratif limité sur la retenue de garantie facturable.

Sous-traitant Par défaut Facture paramètre Type contrôle les colonnes facturables (Travail et Matériaux et/ou Retenue de garantie ) et l’attribut par défaut facture type pour les factures créées par les sous-traitants. Une bannière d’avertissement apparaît lorsque la retenue de garantie est levée.

Routage du flux de travail

Routage statique configuré sur le flux de travail.

Itinéraire basé sur personnalisé champs du parent engagement et de nombreuses autres étapes conditionnelles, automatisant le routage facture.

Champs et ensembles de champs personnalisés

Non configurable.

Ensembles de champs configurables et champs personnalisés sur les factures au maître d’ouvrage.

Exportations

Le fichier PDF avec pièces jointes a été compilé et envoyé par e-mail lorsqu’il était prêt.

Exporter > PDF avec pièces jointes télécharge directement le PDF compilé.

Flux de travail

Flux de travail hérités (V1) uniquement, traités sur un écran de flux de travail distinct.

Support les nouveaux flux de travail et les flux de travail hérités (V1), tous deux actionnés dans le panneau latéral Nouveaux flux de travail.

Numérotation des factures

Le # de facture est un champ de forme libre ; Les contacts de facturation saisissent leur propre numéro de référence. 

Format de numérotation automatisé au niveau entreprise en option, construit à partir de composants tels que Facture Position, numéro de projet et numéro de Engagement. Les nombres générés ne sont pas modifiables. (Nécessite l’adhésion au niveau entreprise.) 

Étapes de transition

 Important

Il existe deux façons de s’inscrire à l’expérience modernisée, différant par sa portée et son éligibilité. Choisissez la méthode permettant de déterminer qui a besoin d’y accéder et passez en revue les conditions d’éligibilité de l’option 1 avant de poursuivre.

  1. Option 1 : S’inscrire en tant qu’utilisateur individuel (évaluation)

  2. Option 2 : Opter pour l’ensemble d’un projet ou d’une entreprise (déploiement)

Note d’admissibilité : L’opt-in pour les bannières individuelles n’est disponible que pour les utilisateurs dont l’outil Facturation de projet n’utilise pas de flux de travail. Si votre outil Facturation s’appuie sur des flux de travail hérités (V1), la bannière d’opt-in n’apparaîtra pas dans votre interface avant le 13 octobre 2026. Jusqu’à cette date, utilisez l’option 2 (opt-in de projet ou à l’échelle de l’entreprise via Procore Explore). Pour plus d’informations, voir Chemin de transition pour les clients utilisant des flux de travail hérités (v1).

Tout utilisateur éligible ayant accès aux factures des sous-traitants peut s’inscrire directement à partir d’une facture, sans intervention de l’administrateur.

  1. Ouvrez l’outil Engagements à partir du menu déroulant Outils de projet.

  2. Sous l’onglet Contrats, cliquez sur le lien Numéro d’un engagement, puis ouvrez une facture existante à partir de l’onglet Facture.

  3. Dans la bannière d’opt-in bêta en haut de la facture, cliquez pour passer à l’expérience modernisée.

Ce que cela fait et ne fait pas :

  • Il ne s’inscrit qu’à vous. Tous les autres utilisateurs du projet, y compris les approbateurs, les administrateurs facture et les contacts de facturation qui soumettent des factures, continuent de voir l’ancienne expérience jusqu’à ce qu’ils s’inscrivent eux-mêmes ou qu’ils administrateur Active la fonctionnalité pour le projet ou l’entreprise.

  • C’est le moyen le plus rapide d’évaluer l’expérience modernisée et la bonne première étape avant de s’engager dans un projet.

  • Ce n’est pas suffisant pour tester un cycle de facturation réel. L’engagement : la facturation est intrinsèquement collaborative : les sous-traitants soumettent, les administrateurs révisent, les approbateurs acheminent et un opt-in solo laisse tous les autres sur l’ancienne expérience. Utilisez l’option 2 sur un projet test pour valider l’invitation à facturer, la révision des éléments de ligne et les approbations.

Remarque
Jusqu’au 12 janvier 2027, il y aura une bannière qui permettra aux utilisateurs de se désinscrire à moins que vous ne suiviez l’option 2. 

Option 2 : Opter pour l’ensemble d’un projet ou d’une entreprise (déploiement)

Pour offrir à tous les membres d’un projet ou de l’ensemble de votre entreprise une expérience modernisée, un administrateur Procore permet de le faire par Procore Explore. Cette option est disponible pour tous les clients, y compris ceux qui utilisent des flux de travail hérités (V1), et jusqu’au 13 octobre 2026, c’est la seule route qui leur est proposée.

  1. Accédez à l’outil Niveau entreprise Admin.

  2. Cliquez sur Procore Explore.

  3. Dans le catalogue Procore Explore, faites défiler ou recherchez Supprimer l’accès à l’engagement/facturation de sous-traitant hérité et sélectionnez Rejoindre le programme

  4. Sélectionnez le(s) projet(s) ou l’utilisateur(s) spécifique(s) pour le(s)quel(s) vous souhaitez activer l’expérience modernisée, puis sélectionnez Enregistrer et rejoindre.

    Remarque
    Vous pouvez également activer l’expérience modernisée à l’échelle de l’entreprise via Procore Explore.

  5. Ouvrez l’outil Engagements à partir du menu déroulant Outils de projet.

  6. Sous l’onglet Contrats, cliquez sur le lien Numéro du engagement que vous souhaitez facture, puis sur Créer > Créer Facture.

  7. Vérifiez que l’expérience modernisée est active :

    • La facture est présentée sur une seule page. 

    • La page utilise la mise en page modernisée des outils financiers.

    • L’utilisation de cases à cocher dans le Planning des coûts vous permet de mettre à jour en masse les lignes sélectionnées. 

  8. Créez une facture de sous-traitant test sur votre exemple de projet et validez-la de bout en bout (invitation à facturer, révision des postes, retenue de garantie, approbations et exportation) avant d’activer l’expérience modernisée à l’échelle de l’entreprise.

Chemin de transition pour les clients utilisant des flux de travail hérités (v1)

Recommandation

Évaluez l’expérience modernisée dès aujourd’hui sur des exemples de projets, mais mettez en retard le déploiement à l’échelle de l’entreprise jusqu’au 13 octobre 2026. Les flux de travail hérités (V1) ne support pas l’expérience modernisée avant le 13 octobre 2026. Vous pouvez vous inscrire tôt, mais si vous le faites avant le 13 octobre , les factures ne seront pas acheminées par vos anciens flux de travail d’approbation.

Ce que signifient ici « évaluer » et « effectuer une transition complète »

 

Évaluer (sécurisé à faire maintenant)

Transition complète (attendre jusqu’au 13 octobre 2026)

Objectif

Familiarisez-vous avec l’expérience modernisée et confirmez qu’elle répond à vos besoins.

Exécutez vos cycles de facturation en direct dans l’expérience modernisée.

Où

Un projet test dédié.

Projets de production.

Ce que vous exercez

Mise en page, Planning des coûts, gestion des ordres de service, contrôles de retenue de garantie, révision des éléments, exportations.

Tout ce qui précède, plus l’invitation à facturer avec des sous-traitants en direct et les approbations de factures acheminées via vos flux de travail hérités.

Approbations

Ne vous fiez pas aux approbations des anciens flux de travail pendant cette période.

Les approbations de flux de travail héritées sont prises en charge dans l’expérience modernisée.

Chronologie

Date

Qu’est-ce qui change pour les clients disposant d’un flux de travail hérité (V1) ?

Aujourd'hui

Évaluez l’expérience modernisée sur un projet test via Procore Explore. La bannière d’opt-in individuel n’apparaît pas pour vous. Les flux de travail hérités ne peuvent pas être utilisés avec l’expérience modernisée, alors attendez les projets de production en transition.

13 Octobre 2026

Les flux de travail hérités deviennent utilisables avec l’expérience modernisée, et la bannière d’opt-in individuelle devient disponible pour vous. Vous pouvez commencer la transition complète des projets de production vers une facture modernisée, et démarrer et répondre aux éléments de flux de travail hérités dans le panneau latéral Nouveaux flux de travail.

15 Décembre 2026

Tous les utilisateurs perdent l’accès à l’ancienne facturation. 

Phase 1 — Évaluer maintenant (avant le 13 octobre 2026)

  1. Identifiez ou créez un projet test qui n’exécute pas la facturation en direct.

  2. Activez l’expérience modernisée de facture d’engagement sur ce projet via Procore Explore en suivant les étapes de l’option 2.

  3. Créez des factures de sous-traitant de test et utilisez l’ensemble des fonctionnalités suivantes : ventilation des coûts, ajout et suppression d’ordres de service individuels, contrôles de retenue de garantie, approbation et rejet des éléments et exportations.

  4. Notez toute lacune par rapport à votre processus actuel et signalez-la à votre point de contact Procore pendant que vous avez encore le temps avant de procéder à la transition.

  5. N’activez pas l’expérience modernisée sur les projets en direct pendant cette phase et ne vous fiez pas aux approbations de flux de travail héritées dans vos tests.

Phase 2 — Transition (13 octobre 2026 ou après)

  1. Confirmez que le support des flux de travail hérités est actif dans l’expérience modernisée de votre environnement.

  2. Activez la modernisation de l’expérience de facturation d’engagement sur un projet de production via Procore Explore. À partir de cette date, les utilisateurs individuels peuvent également s’inscrire eux-mêmes à partir de la bannière d’inscription à la facture.

  3. Exécutez un cycle de facturation complet sur ce projet, y compris l’invitation à facturer, la révision des éléments, les approbations de factures acheminées via vos flux de travail hérités existants et l’exportation.

  4. Vérifiez que les éléments de flux de travail hérités démarrent et répondent correctement dans le panneau latéral Nouveaux flux de travail.

  5. Activez les projets restants, ou l’ensemble de votre entreprise, une fois que ce cycle est terminé proprement.

Remarque
L’approbation et les tests des collaborateurs sont les seules choses que l’opt-in individuel des bannières ne peut pas valider entièrement. Étant donné que la bannière n’accepte que l’utilisateur qui clique dessus, vos approbateurs et les sous-traitants qui soumettent des factures peuvent toujours bénéficier de l’ancienne expérience. Pour confirmer ce comportement avant le déploiement, utilisez un opt-in au niveau projet via Procore Explore afin que toutes les personnes impliquées bénéficient de la même expérience.