Configurer les automatisations des agents

Configurer une automatisation planifiée

Configurez votre agent pour qu’il s’exécute automatiquement à une fréquence récurrente : aucun événement de projet n’est requis.
Remarque : L’automatisation ne sera pas active tant qu’elle n’aura pas basculé sur « Actif » et enregistré.

1. Lorsque le type de déclencheur est défini sur Planifié, ajoutez une description facultative pour identifier ce que fait cette automatisation.

2. Sous Planning, ouvrez le menu Exécuter et sélectionnez une fréquence : Tous les jours, Jours de la semaine, Hebdomadaire, Mensuel (par date) comme le 15 de chaque mois, ou Mensuel (par jour) comme le deuxième lundi de chaque mois.

3. Sous Livraison, choisissez l’emplacement d’affichage de la sortie de l’automatisation :

   • Destination : l’endroit où les résultats sont publiés (par exemple, un message direct avec l’agent ou dans un canal spécifique).

   • Placement : la façon dont les résultats sont organisés (par exemple, un nouveau message à chaque exécution ou dans la même conversation).

4. Facultatif : Sous Diffusion supplémentaire, diffusez les résultats sur un canal externe. Laissez la valeur Aucun(e ) si vous n’en avez pas besoin.

5. Continuez à tester une automatisation et à activer une automatisation ci-dessous.

Configurer une automatisation des événements d’application

Définissez l’événement Procore qui entraîne l’exécution automatique de votre agent.
Remarque : L’automatisation ne sera pas active tant qu’elle n’aura pas basculé sur « Actif » et enregistré.

1. Définissez le type de déclencheur sur Événement d’application.

2. Sous Source du déclencheur, sélectionnez la plateforme connectée qui fournit l’événement déclencheur (par exemple, Procore).

3. Saisissez un nom pour l’automatisation. (Obligatoire)

4. Ajoutez une description de l’action de cette automatisation. (Facultatif)

5. Sous Déclencheur, sélectionnez l’événement de projet qui entraînera le lancement de l’agent, par exemple :

   • DDR créée : l’agent s’exécute lorsqu’une nouvelle DDR est créée dans un projet.

   • Livrable mis à jour : l’agent s’exécute lorsqu’un livrable est modifié.

   • Rapport journalier terminé : l’agent s’exécute lorsqu’un rapport journalier est marqué comme terminé.

6. Facultatif : Ajoutez des filtres de déclenchement. Une fois que vous avez sélectionné un événement déclencheur, un champ Ajouter des filtres de déclencheur apparaît pour vous permettre de décrire vos règles d’exécution en langage simple. Cela réduit les scénarios d’exécution de l’agent, en s’alignant sur votre objectif et en évitant les événements inutiles et l’utilisation de crédits. Pensez à référencer les champs Procore (tels que Statut, Personne assignée, Date d’échéance) et les options de champ (telles que Ébauche, Ouvert, Fermé), tels que ceux-ci :

   • Ordres de changement : ne s’exécutent que lorsque l’événement a un impact sur les coûts sur Oui ou Inconnu.

   • DDR : ne s’exécutent que lorsque le Statut de la DDR est Ouvert et que le responsable est attribué à l’architecte.

7. Continuez à tester une automatisation et à activer une automatisation ci-dessous.
   Remarque : Une automatisation ne s’exécutera pas tant qu’elle n’aura pas basculé sur Actif et enregistré.

Tester une automatisation

Exécutez une simulation pour prévisualiser les résultats avant l’activation. Remarque : Un test n’utilise pas de crédits et ne peut pas modifier les éléments Procore ni effectuer d’actions telles que l’envoi de notifications.

• Automatisations programmées : Dans la section Exécution de test , cliquez sur Exécuter une fois maintenant pour déclencher une exécution unique immédiate.

• Automatisations d’événements d’application : Dans la section Déclencheur de test, sélectionnez un élément Procore existant (par exemple, sélectionnez une DDR ou un événement de changement spécifique) dans la liste déroulante ou en effectuant une recherche, puis exécutez le test.

  Remarque : si votre projet ne contient aucun élément du type d’événement sélectionné, vous pouvez toujours activer et enregistrer l’automatisation, mais un test ne peut pas être exécuté tant qu’un tel élément n’existe pas.

Examinez les résultats dans votre fil de discussion actif pour confirmer que la configuration fonctionne comme prévu. Il s’agit d’une maquette où la sortie peut nécessiter une approbation humaine. Si nécessaire, ajustez les instructions de l’agent ou les paramètres d’automatisation et testez à nouveau.

Définir l’automatisation comme active ou inactive

1. Cliquez sur le bouton à basculepour définir l’automatisation sur Actif ou Inactif.
   Remarque : Le paramètre d’une automatisation sur « Inactif » désactive l’automatisation en arrière-plan tout en préservant vos configurations pour une utilisation future.

2. Pour confirmer votre sélection, lisez l’invite et cliquez sur Activer l’automatisation ou Définir sur Inactif. L’automatisation n’est pas active tant que vous n’avez pas également enregistré vos modifications comme décrit à l’étape suivante.

3. Cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications en haut du panneau de configuration de l’agent.

    Important

   • Auteure : Lorsqu’une automatisation active s’exécute, le système déduit des crédits du solde de votre projet. Les événements d’application en direct sont traités par lots de 1 à 5 minutes pour optimiser la consommation de crédit. En savoir plus dans la section Comment les automatisations d’événements d’application sont traitées par lot ci-dessous.
   • Critique : Vérifiez systématiquement la précision des résultats automatisés en direct. Un test réussi ne remplace pas une vérification humaine continue.
   • Limite du système : Le système interrompt automatiquement les automatisations lorsque les limites de taux d’activité sont dépassées, afin de protéger votre solde créditeur. Voir Gestion des erreurs ci-dessous.

Comment les événements d’automatisation sont-ils regroupés ?

Procore regroupe intelligemment les modifications fréquentes du projet à l’aide de fenêtres d’événements propagés.

• Fenêtre de 1 minute : Lorsque le premier événement de projet arrive, un minuteur de 1 minute démarre. Si un autre événement se produit pendant cette minute, le minuteur se réinitialise pour regrouper les nouvelles données dans le même lot.

• Casquette de 5 minutes : La fenêtre de collecte ne cesse de croître tant que de nouvelles mises à jour continuent d’arriver, jusqu’à un maximum de 5 minutes à partir de l’heure du premier événement. Une fois que 5 minutes se sont écoulées, le système arrête d’attendre et exécute l’agent une fois pour traiter toutes les mises à jour collectées.

• Filtrage des doublons : Tous les événements en double exacts capturés pendant la fenêtre de traitement par lots sont automatiquement filtrés pour garantir un traitement propre des données.

• Prochains cycles de lots : Toute nouvelle mise à jour de projet qui se produit après la fermeture de la fenêtre de 5 minutes lancera automatiquement un tout nouveau lot et redémarrera la séquence de minuterie.

Gestion des erreurs

Procore peut vous informer de l’activité de l’agent et des problèmes potentiels, par exemple, lorsqu’un agent s’exécute plus de 20 fois en une minute. Le système interrompt l’automatisation et ses tâches en arrière-plan pour éviter une utilisation excessive du crédit.