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Procore

Renvoyer une facture de sous-traitant rejetée aux intégrations ERP aux fins d'approbation par la comptabilité

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NOUVELLE EXPÉRIENCE DE DOCUMENTATION ERP !

Nous sommes en train de créer un meilleur moyen de vous servir une documentation qui vous donne les informations les plus à jour et les plus pertinentes sur la façon d'utiliser l'intégration Procore + ERP de votre entreprise.

Cette page fait partie de la nouvelle expérience. La nouvelle expérience est actuellement terminée pour Workday®, QuickBooks® Online, Yardi Voyager®, Xero™, CMiC, NetSuite®, MRI Platform X®, Acumatica Cloud ERP et MYOB Advanced Construction uniquement. 

Pour afficher la documentation d'une intégration ERP prise en charge par Procore qui ne fait pas encore partie de la nouvelle expérience, consultez Intégrations ERP et sélectionnez la vignette correspondant à votre système ERP.

Objectif

Pour renvoyer une facture de sous-traitant précédemment rejetée à l'outil Intégrations ERP afin qu'elle puisse être acceptée par un approbateur de comptabilité pour l'exportation vers un système ERP intégré.

Contexte

Si une facture est envoyée à l'outil Intégrations ERP pour acceptation par un approbateur de comptabilité, l'approbateur a la possibilité de la rejeter pour l'exporter vers le système ERP. En cas de rejet, l'approbateur indique généralement le motif du rejet afin de clarifier les modifications nécessaires. Lorsqu'un élément est rejeté à l'exportation, Procore envoie une notification automatique par e-mail à la personne qui a envoyé l'élément à l'outil Intégrations ERP pour l'informer du rejet. 

Ensuite, l'utilisateur doit résoudre le(s) motif(s) du rejet en mettant à jour la facture. Une fois la facture corrigée, suivez les étapes ci-dessous pour la renvoyer à l'outil Intégrations ERP pour acceptation comptable. 

Éléments à prendre en compte

  • Autorisations utilisateur requises :
    • Autorisation de niveau « Admin » dans l'outil Engagements au niveau projet.
Remarques
  • Les autorisations d'accès au dossier Facturation & Les outils de facturation proportionnelle sont régis par les autorisations définies dans l'outil Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux. Les noms d'outils Procore varient en fonction du dictionnaire de points de vue configurés dans Procore. Voir Quels noms et termes d'outils sont différents dans Procore pour les entrepreneurs généraux, les maîtres d'ouvrage et les entrepreneurs spécialisés ?
  • Si vous êtes un collaborateur (par exemple, un contact de facturation) employé par une entreprise qui travaille sur un projet géré dans Procore, votre capacité à effectuer les tâches relatives à la facturation est déterminée par le titulaire du compte de l'entreprise Procore. Le titulaire du compte peut choisir de vous mettre les paramètres suivants à disposition :
    • Un compte utilisateur Procore.
    • Des autorisations d'accès aux outils Engagements et/ou Contrats clients, Financement ou Contrats principaux du projet.
    • L'appartenance à la liste « privée » d'un contrat ou d'un financement spécifique.
    • Qualification de « contact de facturation » sur le contrat ou le financement.
  • Information supplémentaire :
    • Le bouton Renvoyer à l'ERP n'est disponible que lorsqu'une facture a déjà été envoyée à l'outil Intégrations ERP et a été rejetée pour l'exportation par un approbateur de comptabilité. 
    • Étant donné qu'une facture peut être rejetée pour plusieurs raisons, vous devrez peut-être résoudre plusieurs problèmes. Si vous avez des questions, contactez l'approbateur de comptabilité de votre entreprise pour plus d'informations sur le ou les motifs du rejet. 
    • Lorsque vous renvoyez une facture à l'outil Intégrations ERP, les approbateurs comptables désignés par votre entreprise reçoivent immédiatement une notification par e-mail pour les alerter. Il sera également inclus dans le « Résumé quotidien des intégrations ERP » notification par e-mail. 
  • Les considérations et les exigences supplémentaires varient en fonction du système ERP auquel votre compte Procore est intégré. Voir Ce qu'il faut savoir sur votre intégration ERP pour plus de détails.

Procédure

  1. Accédez à l'outil Engagements du projet.
  2. Cliquez sur l'onglet Résumé ou Détaillé .
  3. Cliquez sur le lien d'engagement souhaité. 
  4. Cliquez sur l'onglet Factures.
  5. Cliquez sur Modifier à côté de la facture que vous devez ajuster. 
  6. Apportez les modifications nécessaires. 
  7. Cliquez sur Enregistrer.
  8. Cliquez sur Renvoyer à l'ERP.
    • Si le bouton Renvoyer au système ERP est grisé et non disponible, passez votre curseur sur le point d'interrogation (?) pour savoir pourquoi.  C'est généralement parce que la facture n'a pas le statut Approuvé . 
    • Si le bouton Récupérer depuis ERP apparaît, cette facture a déjà été envoyée à l'outil Intégrations ERP.