Ce qu'il faut savoir sur le connecteur Finances + Workday®

Informations supplémentaires

• DONNÉES IMPORTABLES : 
  • Synchronisations à la demande.
  • Intégration améliorée pour prendre en charge les projets de plusieurs Workday® entreprises au sein du même locataire. Lorsqu'un projet est créé et assigné à une entreprise, il est stocké lors de l'importation dans Procore et référencé lors de l'exportation des engagements/ordres de changement/sous-factures.

  • Filtrez les projets qui sont toujours en révision dans Workday®.

  • Filtrez sur une étiquette de travail de projet dans Workday® pour affiner davantage la liste des projets prêts à importer dans Procore.

• DONNÉES EXPORTABLES : 

  • Intégration de l'outil ERP sur les données exportables liées aux engagements au niveau projet, aux ordres de changement, aux contrats principaux et aux factures des sous-traitants. 

Informations supplémentaires :

• Les types de coût par défaut peuvent être assignés à des codes de coût standard dans l'outil ERP Std. Codes de coût et Page Types de coûts.
• Le type de coût dans Procore est une catégorie de dépenses dans Workday®.
• Les codes de coût dans Procore sont des tâches de projet dans Workday®.
• SDP/codes de coût seront importés dans Procore à l'aide d'un modèle d'importation.
• Les sous-projets et les segments SDP personnalisés sont pris en charge. 
• Vous n'avez PAS besoin de cliquer sur « Envoyer à l'ERP » au niveau entreprise après avoir importé les codes SDP/coûts. Les codes sont synchronisés via l'intégration lorsqu'ils sont utilisés sur un poste budgété dans un projet. 
• Les codes de coût ajoutés à un budget seront automatiquement synchronisés avec Workday®.
• Les codes de coût doivent utiliser au moins une structure à 2 niveaux.

Conditions préalables :

• Vous ne pouvez pas voir les sous-projets tant que vous n'avez pas synchronisé le projet correspondant dans l'onglet Projets de l'outil ERP et ajouté à Procore.

Informations supplémentaires :

• SDP/codes de coût sont synchronisés via l'intégration lorsqu'ils sont utilisés sur un poste budgété dans un projet. Aucune autre action n'est requise pour synchroniser les codes SDP/coûts.
• Les postes qui s'affichent comme non budgétés dans l'outil Budget (UBLI) du projet ne synchroniseront PAS le code SDP de cette ligne avec Workday®. Pour synchroniser le code utilisé pour le poste, ajoutez l'UBLI au budget en tant que poste budgété.
• Les sous-projets et les segments SDP personnalisés sont pris en charge. 
• Les sous-projets peuvent être créés sur la page SDP au niveau projet et exportés automatiquement vers Workday®.
• Les sous-projets affichent une vue du budget dans Procore avec plusieurs lignes mappées au plan de projet correspondant dans Workday® avec la nouvelle phase du sous-projet. 

Informations supplémentaires :

• Les projets en cours ou créés avant la connexion de l'intégration ne peuvent pas être synchronisés. Les services professionnels d'aide à l'intégration des enregistrements de projet en cours/préexistants sont disponibles moyennant des frais supplémentaires.
• Les projets dans Workday® se synchronisent en tant que projets dans Procore.

Restrictions :

• Une fois qu'un fournisseur est synchronisé, les modifications apportées dans un système ne mettent pas à jour ou ne remplacent pas l'enregistrement du fournisseur dans l'autre système.

Informations supplémentaires :

• Les fournisseurs dans Workday® se synchronisent en tant qu'entreprises dans Procore.
• Facultatif : configurez un filtre sur un groupe de fournisseurs Workday® pour affiner davantage la liste des fournisseurs Prêts à importer dans Procore.

Prérequis:
Avant de pouvoir envoyer un engagement vers l'outil Intégrations ERP, celui-ci doit remplir les conditions préalables suivantes :

• Date du contrat. Vous devez saisir une date de contrat pour que l'engagement soit synchronisé avec Workday®.
• Entreprise sous -traitante. Doit être lié à un fournisseur Workday® synchronisé.
• Statut. Pour les contrats de sous-traitance, le statut doit être défini sur « Approuvé » ou « Terminé ».
• Ventilation des coûts (VDC). Doit inclure au moins un (1) poste, et tous les postes doivent contenir Workday® codes de coût.

Informations supplémentaires :

• Pour synchroniser un engagement, tous les postes de la ventilation des coûts (VDC) doivent être liés à des codes et des catégories de coût de vos listes synchronisées avec l'ERP de codes de coût standard et de types de coût.
• Les engagements (contrats de sous-traitance et bons de commande) se synchronisent avec Workday® en tant que contrats fournisseurs.

Limitations:

• Engagement de Procore « Date du contrat » (pour les contrats de sous-traitance et les bons de commande) est mappé à la « Date de début du contrat » du fournisseur Workday. Si la date du contrat est vide, l'exportation vers Workday échoue avec une erreur.

• Les engagements synchronisés avec Workday® ne contiendront PAS de détails concernant les codes fiscaux.

• Une fois que les engagements d'un projet ont été synchronisés avec le système Workday® d'une entreprise, Procore restreint automatiquement votre capacité à modifier les champs synchronisés d'un engagement. Ceci permet de garantir que les données restent synchronisées sur les deux systèmes. Les champs qui ne peuvent pas être modifiés après une synchronisation incluent :

  • Entreprise sous-traitante
  • Statut
  • Sous-onglet Ventilation des coûts (VDC) (tous les champs)
• Si vous devez supprimer un engagement après sa synchronisation avec Workday®, vous devez d'abord déconnecter le lien qui existe entre les deux enregistrements dans chaque système.
• Une fois supprimées, les données de l'engagement sont définitivement supprimées de Procore et ne peuvent pas être récupérées.

Informations supplémentaires :

• Les ordres de changement de l'engagement sont exportés vers Workday® en tant qu'avenants au contrat du fournisseur.
• Les ordres de changement de l'engagement sont destinés à l'exportation uniquement.  Lorsqu'ils sont exportés depuis Procore, de nouveaux postes sont créés sur le bon de commande synchronisé d'origine dans Workday®.
• Pour ajouter un poste de ventilation des coûts (VDC) à un OCE, il doit être lié à un code de coût et à une catégorie existants.
• Tous les OCE exportés vers Workday® doivent avoir le statut Approuvé.

Informations supplémentaires :

• Les factures des sous-traitants sont exportées depuis Procore et synchronisées en tant que factures fournisseur dans Workday®.
• Les factures de mainlevée de la retenue de garantie peuvent être créées et exportées vers Workday® avec l'intégration.

• Configuration du mappage des numéros de facture.

  • Par défaut: le numéro de sous-facture Procore est mappé sur le numéro de facture Workday ET le numéro de facture fournisseur.

  • Facultatif : le numéro de sous-facture Procore est mappé UNIQUEMENT au numéro de facture fournisseur Workday et Workday génère automatiquement le numéro de facture Workday.

Éléments à prendre en compte :

• Écritures de journal

  • Au cours de l'implémentation, déterminez la source du journal pour les transactions de paie associées aux projets.  Cette source sera ajoutée à notre processus backend. 

• Coûts directs

  • Si un coût direct n'est pas une facture ou un enregistrement associé à la source d'écriture au journal déterminée ci-dessus, il est classé comme une dépense.

  • Enregistrez les dépenses pour la facture, les factures fournisseur, les notes de frais et la paie.
    Toute autre source que ces sources importera les côtés débit et crédit de l'écriture au journal.

Informations supplémentaires :

• Les coûts de projet qui ont été saisis directement dans Workday® sont classés comme coûts directs dans Procore et seront affichés sous forme de transactions détaillées dans l'outil Coûts directs de Procore.
• Workday® Écriture au journal « Numéro de journal » est mappé à la description de l'en-tête de transaction de coût direct Procore.
• Workday® Les écritures au journal qui sont des journaux manuels incluront des lignes de débit et de crédit si une phase/tâche synchronisée est utilisée. Par exemple, reclasser des coûts.

• Workday® Écriture de journal « Mémo de ligne » est mappé à la « Description de la ligne » des coûts directs Procore, si elle est renseignée dans Workday®.

• Workday® Écritures au journal avec la source de la « note de frais » synchroniser en tant que « Dépenses » des coûts directs Procore taper.

• Workday® écritures de journal qui sont du type "Paie" Le type de coût direct synchronisera également la quantité, l'unité de mesure et calculera le coût unitaire.

• Workday® Écriture au journal « Date comptable » est mappé à la date du coût direct Procore.

Informations supplémentaires :

• Une enveloppe de contrat principal est d'abord créée sur le projet dans Workday® en tant que contrat client. Un contrat client est créé et approuvé avec au moins une ligne dédiée au contrat Procore Prime. La ligne doit avoir une catégorie de revenus de « Revenu du contrat ». et de type de ligne « Projet basé sur la valeur » avec un montant de 0,00 $.
• L'intégration récupère ce poste de contrat client et l'importe dans Procore pour créer un contrat principal synchronisé de 0,00 $.
• Un contrat principal est importé dans Procore à partir de Workday® avec un statut approuvé.
• Dans Procore, les lignes et les montants de la VDC peuvent être ajoutés au contrat principal. La somme totale de ces lignes sera automatiquement synchronisée/exportée vers le poste du contrat client dans Workday®.
• Le montant du contrat initial apparaîtra dans la colonne Montant de la ligne du contrat sous la forme d'une seule ligne résumée. 

Conditions préalables : 

• Un contrat doit être configuré pour le projet/l'emploi.
• Le champ Date d'un OCCP est obligatoire.
• L'OCCP doit avoir le statut « Approuvé ».

Informations supplémentaires :

• Les ordres de changement au contrat principal sont créés dans Procore et synchronisés avec Workday® en tant qu'avenants au contrat client.
• Pour chaque poste associé que vous ajoutez à la ventilation des coûts (VDC) de l'ordre de changement, vous pouvez désigner un poste du contrat principal associé unique ou le même poste du contrat principal associé pour tous les postes de l'ordre de changement.
• Les ordres de changement au contrat principal dans Procore peuvent être exportés vers Workday®. De même, la somme de l'ordre de changement mettra à jour le poste de contrat client synchronisé en tant qu'autre avenant.