Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation

For Procore Customers in the United States

When your company applies the 'Owners English' or 'Specialty Contractors English' point-of-view dictionary, you'll see different tool names and term changes in the user interface. Learn how to apply the dictionary options.

To learn the differences: Show/Hide

This table shows the differences in tool names (bold) and terms across the point-of-view dictionaries for Project Financials. These dictionaries are available in US English only. The default dictionary is designed for general contractors, which means that you will need to work with your Procore Administrator at your company and your Procore point of contact to access the other dictionary options.

General Contractors English (United States) - Default	Owners English (Owner Terminology V2)	Specialty Contractors English (Specialty Contractor Terminology)
Invoicing	Invoicing	Progress Billings
Owner	Funding	Owner
Owner/Client	Owner/Client	GC/Client
Prime Contract Change Order	Funding Change Order	Client Contract Change Order
Prime Contracts	Funding	Client Contracts
Revenue	Funding	Revenue
Subcontract	Contract	Subcontract
Subcontractor	Contractor	Subcontractor
Subcontractor Schedule of Values (SSOV)	Contractor Schedule of Values (CSOV)	Subcontractor Schedule of Values (SSOV)

Objectif

Envoyer une invitation à facturer à un contact de facturation pour la période de facturation en cours.

Contexte

Avant que les utilisateurs de Procore Invoice Management puissent créer des factures de sous-traitant, un administrateur des factures doit créer une période de facturation dans l’outil Facturation. Une fois créés, les administrateurs de factures peuvent envoyer à un contact de facturation une « invitation à facturer » pour la période de facturation ouverte.

Exemple

Il s’agit d’un exemple d’invitation à facturer envoyée au contact de facturation de l’engagement.

Éléments à prendre en compte

Autorisations utilisateur requises
Informations supplémentaires :
- Une « invitation à facturer » ne peut pas être envoyée pour la période de facturation ouverte si la « date d’échéance » de la facture est dépassée.
- Si votre équipe préfère ne pas inviter les contacts de facturation à soumettre des factures, suivez les étapes décrites dans Créer une facture de sous-traitant au nom d’un contact de facturation.
- Une « invitation à facturer » n’est peut-être pas nécessaire pour créer une facture afin de débloquer la retenue de garantie uniquement. Voir Créer une facture de sous-traitant pour le déblocage de la retenue de garantie dans l’outil Facturation.

Conditions préalables

Avant d’envoyer des invitations :
- Un contact de facturation doit être affecté à l’engagement de la facture. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
- La ventilation des coûts du sous-traitant doit avoir le statut « Approuvé » (s’il en existe une). Voir Réviser la ventilation des coûts d’un sous-traitant pour un engagement.
- La facture doit correspondre à la période de facturation ouverte . Voir Modifier les périodes de facturation.

Procédure

Accédez à l'outil Facturation du projet.
Cliquez sur l'onglet Sous -traitant pour afficher une liste des factures de sous-traitants.

Conseil
Vous recherchez des factures qui n’ont pas reçu d’invitation à facturer ? Cliquez sur Ajouter un filtre, choisissez Statut de la facture, puis cochez Non invité
Sélectionnez les factures pour lesquelles envoyer les invitations :
- Pour sélectionner des factures individuelles, cochez les cases des lignes correspondantes.
- Pour sélectionner toutes les factures, cochez la case en haut du tableau.
  Conseils
  
  Le bouton « Envoyer les invitations » est-il grisé ? Les raisons possibles d'un bouton « Envoyer des invitations » inactif incluent :
  - L’engagement n’a pas de contact de facturation assigné. Vous ne pouvez envoyer une invitation que lorsqu’un contact de facturation est affecté à un engagement. Voir Ajouter des contacts de facturation à un bon de commande ou à un contrat de sous-traitance.
  - La ventilation des coûts du sous-traitant (VDCS) n’est pas approuvée. Vous ne pouvez envoyer une invitation que lorsque la ventilation des coûts du sous-traitant (VDCS) a le statut « Approuvé » (s’il en existe une). Voir Activer ou désactiver l’onglet Ventilation des coûts du sous-traitant dans l’outil Engagements et Réviser la ventilation des coûts du sous-traitant pour un engagement.
  - La date actuelle est dépassée par rapport à la date d’échéance de la période de facturation ouverte. Vous ne pouvez pas envoyer d'« invitation à facturer » pour la période de facturation ouverte si la « date d’échéance » de la facture est dépassée. Voir Gérer les périodes de facturation.
Cliquez sur Envoyer des invitations et choisissez une option dans le menu déroulant:
- Travaux et matériaux. Permet aux sous-traitants de facturer uniquement les travaux et les matériaux.
- Libération de retenue de garantie. Permet aux sous-traitants de facturer uniquement la libération de retenue de garantie.
- Travaux, matériaux et retenue de garantie. Permet aux sous-traitants de facturer le travail, les matériaux et la retenue de garantie.
Après l’envoi des invitations, voici ce qui se produit :
- Une bannière apparaît pour confirmer que l'invitation a bien été envoyée.
- Le contrat est supprimé du total « Non invité » et déplacé vers le total « Invité ».

Étape suivante

Accepter ou refuser une « invitation à facturer » en tant que contact de facturation