L’outil de gestion documentaire de Procore permet aux utilisateurs d’organiser, d’accéder, de collaborer, d’approuver et de gérer les autorisations pour les documents tout au long du cycle de vie de la construction. Voir Gestion documentaire, Gestion documentaire (iOS) et Gestion documentaire (Android).
Vous trouverez ci-dessous une liste de FAQ générales pour la version limitée (bêta) de l’outil Gestion documentaire. Pour des articles plus détaillés, consultez l’onglet FAQ .
Alors que l'outil Documents d'origine de Procore est toujours largement apprécié dans l'industrie pour sa capacité à servir plusieurs parties prenantes tout au long du cycle de vie du projet, les besoins des clients de Procore évoluent rapidement. Certains de ces besoins sont motivés par des exigences réglementaires telles que ISO 19650 et 9001. D'autres besoins sont motivés par le désir d'optimiser les flux de travail pour prendre en charge un meilleur accès aux informations et une meilleure collaboration avec elles.
L'objectif de cette nouvelle solution est non seulement de répondre aux besoins de conformité et de flux de travail des clients, mais également de le faire d'une manière entièrement intégrée à la plateforme -forme et aux outils de Procore. Cela permettra aux clients de vraiment gérer leurs informations tout au long du cycle de vie du projet, de la pré-construction à la clôture.
Pour une comparaison des deux outils, voir Quelle est la différence entre les outils « Documents » et « Gestion des documents » dans Procore?
Les utilisateurs mobiles peuvent afficher les documents approuvés dans l’outil Gestion documentaire des applications mobiles Procore pour iOS et Android. Vous pouvez restreindre leur accès aux seuls documents approuvés. Lorsqu’un utilisateur ouvre un document pour l’afficher, celui-ci est téléchargé sur son appareil à ce moment-là.
Seules les personnes assignées du flux de travail peuvent ajouter une annotation à un fichier . pdf documenter. Voir À propos des flux de travail dans l'outil Gestion de documents .
Les dossiers ne sont pas pris en charge dans l'outil Gestion de documents, car ils peuvent augmenter le risque qu'un document perde sa source unique de vérité.
Pour organiser les fichiers de manière visuelle similaire à celle des dossiers, vous pouvez créer des « vues enregistrées » qui permettent aux utilisateurs d’accéder rapidement et facilement à des documents spécifiques. Voir Créer une vue enregistrée dans l’outil Gestion documentaire. Contrairement aux dossiers traditionnels, les vues enregistrées affichent automatiquement les documents pertinents en fonction des filtres appliqués et des autorisations de document, tout en préservant une source unique de vérité pour chaque document.
Vous pouvez créer des « vues sauvegardées » personnalisées pour accéder rapidement et facilement à des documents spécifiques à tout moment. Voir Créer une vue enregistrée dans l’outil Gestion documentaire. Tous les utilisateurs peuvent créer leurs propres vues personnelles, et les utilisateurs disposant d’autorisations Admin dans l’outil Gestion documentaire peuvent créer des vues que tous les membres du projet pourront utiliser.
Outre les vues enregistrées, il existe également plusieurs façons de parcourir vos documents :
Appliquez des filtres et triez les résultats. Vous pouvez même filtrer par « Moi » pour voir les documents que vous avez créés ou mis à jour. Voir Rechercher et filtrer des documents dans l’outil Gestion documentaire.
Afficher, masquer ou réorganiser toute colonne de données. Voir Configurer votre affichage dans l’outil Gestion documentaire.
Les utilisateurs qui sont affectés à une étape du flux de travail d’approbation seront avertis par e-mail lorsque ce sera leur tour d’approuver un document. En outre, les administrateurs de l’outil Gestion documentaire peuvent choisir d’informer des individus ou des groupes de distribution des nouveaux documents dans l’onglet Chargements ou lorsque quelqu’un charge une nouvelle révision de document qui répond à un critère d’affichage enregistré particulier. Par exemple, informez une équipe lorsque quelqu’un charge une nouvelle version d’un plan électrique approuvé. Les destinataires cliquent sur un lien dans la notification par e-mail pour afficher efficacement le plan mis à jour.
Oui, les administrateurs et les utilisateurs disposant des autorisations appropriées peuvent afficher toutes les modifications apportées aux attributs et aux métadonnées d'un document, ainsi que le moment où ces modifications se sont produites. Voir Afficher l'historique des changements pour les documents dans l'outil Gestion de documents .
Oui, vous pouvez ouvrir des fichiers de Gestion documentaire dans l’outil Plans. Au lieu de faire passer le même document par le processus de chargement complet dans les deux outils, faites-le une seule fois dans l’outil Gestion documentaire. Ensuite, à partir du sélecteur de fichiers de l’outil Plans, recherchez ce document et importez-le rapidement avec toutes les métadonnées jointes. En savoir plus dans Que se passe-t-il lorsque j’importe un fichier de gestion documentaire dans l’outil Plans ?
Bien qu'il n'y ait pas encore d'intégrations avec des applications tierces, nous travaillerons en étroite collaboration avec nos partenaires tiers pour créer de nouvelles intégrations avec l'outil Gestion de documents.
Non, il n'y a pas d'intégration avec les outils Documents au niveau entreprise ou projet.
Non, il n'y aura pas de migration automatisée des données entre les documents et l'outil Gestion des documents. Si vous souhaitez transférer des données entre les deux outils, vous devez télécharger des documents à partir de l'outil Documents et les charger dans l'outil Gestion de documents.
Oui. La visionneuse unifiée de Gestion documentaire prend en charge des raccourcis clavier complets pour la navigation, les outils de mesure, la création d’annotations et les bascules de panneau (telles que les FQR, les Observations et les éléments de réserve). Pour afficher la liste complète des raccourcis disponibles lors de l’affichage d’un document, appuyez sur ? sur votre clavier. Voir Quels raccourcis clavier sont disponibles dans la visionneuse unifiée ?
Oui. Les utilisateurs disposant de l’autorisation « Afficher l’historique du flux de travail » peuvent exporter l’historique du flux de travail au format PDF ou CSV pour des éléments individuels ou en masse (jusqu’à 300 documents à la fois) directement à partir du Onglet Documents.
Oui. Vous pouvez sélectionner plusieurs documents dans l’onglet Documents et cliquer sur Télécharger > document avec annotations. Vous pouvez choisir d’exporter des annotations publiques, des annotations privées (uniquement celles que vous avez créées) ou des annotations de flux de travail.
Oui. Lors de la création d’un nouveau projet à partir d’un modèle de projet Procore avec Gestion documentaire activé, le système transfère automatiquement les collections enregistrées, les vues enregistrées (partagées avec « Tout le monde dans le projet »), les paramètres de groupe personnalisé autorisation, les ensembles de champs de document/ personnalisé champs, les normes de nommage, les flux de travail par défaut et originators.
Remarque : Les affectations d’utilisateurs individuels aux groupes d’autorisations et aux paramètres de notification ne sont pas copiées et doivent être configurées manuellement après la création du projet.
Oui. La suppression d’un chargement ou d’un espace réservé supprime définitivement l’élément et le déplace dans la collection Espaces réservés et chargements à l’intérieur de la corbeille. Les métadonnées du fichier d’origine (date de chargement, chargeur, taille du fichier et chemin d’accès) sont conservées, ce qui permet aux utilisateurs autorisés disposant des autorisations de l’onglet Chargements d’afficher et de télécharger les fichiers recyclés à tout moment.
Un lot est un conteneur dédié utilisé pour regrouper des documents et des espaces réservés associés avec des métadonnées uniques au niveau du lot, des détails de Ownership et des indicateurs de progression en temps réel (y compris l’achèvement du contenu, l’exécution des espaces réservés et flux de travail statut ).
Non. L’accès aux documents contenus dans un Lot est strictement régi par les autorisations existantes au niveau du document. Si un utilisateur consulte un Lot contenant des fichiers auxquels il n’a pas autorisation accéder, ces fichiers sont masqués et les statistiques de progression sont automatiquement recalculées pour refléter uniquement les documents qu’il peut afficher.
Oui. Il est possible d’ajouter simultanément une seule version de document ou un espace réservé à plusieurs lots sans dupliquer les fichiers ni interférer avec les flux de travail natifs.